管窺提升事業(yè)單位檔案管理的辦法
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（一）管理人員流動性大，員工素質(zhì)參差不齊
目前，由于有些事業(yè)單位不重視檔案管理工作，甚至沒有設(shè)立專職的檔案管理人員，而是由兼職人員來進行簡單管理。兼職人員流動性很大，不僅造成交接麻煩，甚至給檔案管理工作的質(zhì)量帶來隱患，因為有些兼職人員對資料的收集整理、檔案的存檔要求知之甚少，專業(yè)素質(zhì)不高，整合能力差，不能很好地滿足新時期檔案管理的需要。作為一般的檔案管理人員，有些事業(yè)單位的檔案管理人員身兼多職，導(dǎo)致他們沒有足夠的時間來進行檔案管理；有些人員原本也不是檔案管理專業(yè)的，而是從其他部門調(diào)過來的，這也在一定程度上造成檔案管理人員的文化程度和理論水平參差不齊，總之，總體的情況是專業(yè)人員較少，普遍存在知識面窄、專業(yè)知識老化、基本理論和技能缺乏缺乏的現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度滯后，缺乏現(xiàn)代化管理手段
有些事業(yè)單位的管理制度形同虛設(shè)或是落實不到位，例如有些醫(yī)院在面對上級的評級和檢查的時候，直接拿國家的檔案管理規(guī)章制度或者其他醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理制度敷衍了事，前者造成的后果是可操作性不強，后者則造成針對性不強。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進步，以計算機為載體的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛運用于各行各業(yè)中，電子檔案也應(yīng)運而生。然而目前相當一部分的檔案管理人員對電子檔案的存貯管理和信息安全沒有足夠的應(yīng)對能力，對計算機的病毒防治技術(shù)了解更是少之又少。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的開發(fā)和利用程度遠不及其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，一些事業(yè)單位僅僅將計算機當做搜索工具，其諸多功能都未被開發(fā)和利用，例如靈敏的識別能力、快捷的運算速度、極大的數(shù)據(jù)存儲量等。
二、加強新時期事業(yè)單位檔案管理的措施
（一）重視檔案開發(fā)與利用，操作統(tǒng)一規(guī)范化
重視檔案的開發(fā)與利用包括兩個方面。一方面，要將計算機的功能和特點充分開發(fā)和利用起來，開發(fā)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)軟件，改變僅僅將計算機作為檢索工具來使用的尷尬局面。另一方面，要充分重視檔案管理本身的開發(fā)和利用。首先，檔案部門要牢牢樹立服務(wù)意識，其工作要緊緊圍繞事業(yè)單位的中心工作來開展，積極參與事業(yè)單位的各項重大活動，例如周年慶典、各類大型活動、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動等，靈活運用多種載體和形式做好檔案管理工作。其次，事業(yè)單位檔案管理部門還要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域，以醫(yī)院為例，檔案管理部門可以為醫(yī)療、科研和教學(xué)工作提供專項服務(wù)。最后，檔案管理部門還要積極開展多種編研活動，即在對檔案信息進行深層加工和利用的基礎(chǔ)上，編寫各類專題匯編材料，例如基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記匯編等，多途徑、全方位地開發(fā)檔案中的信息資源，為利用者提供多方面、多層次、高效率的信息，提高檔案在事業(yè)單位管理中的地位。這種服務(wù)意識和服務(wù)行為不僅要在檔案管理部門中推廣，還要在整個單位中推廣，讓負責一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動將資料移交到檔案室，從而促進檔案管理工作的規(guī)范化和連續(xù)統(tǒng)一。
（二）建立高素質(zhì)管理團隊，實現(xiàn)管理全員化
檔案管理人員是檔案管理活動的實施者和行為者，因此要提高檔案管理水平，必須要建立一支高素質(zhì)的管理團隊。其一，在職員的任用上要實現(xiàn)標準化、專業(yè)化。最好不聘用兼職人員擔任檔案管理職位，盡可能降低檔案管理團隊的流動性，并且，將身兼多職的檔案管理人員轉(zhuǎn)化為專職檔案管理人員，以確保檔案管理人員專注于檔案管理工作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當建立一套科學(xué)的檔案管理體系以應(yīng)對檔案管理中出現(xiàn)的混亂。這套檔案管理體系包括兩大內(nèi)容：一方面要對已入職的職員進行專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的文字表達能力、計算機能力和獨立應(yīng)對能力，并提供繼續(xù)深造的機會，不斷改善其檔案管理的方法和手段，確保檔案信息的真實、準確、可靠、有效；另一方面要積極引進高素質(zhì)的檔案管理人才，給事業(yè)單位注入新的活力，促進檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化。其二，要實現(xiàn)檔案管理全員化，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當對檔案管理工作予以足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力、物力和財力投入；其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供便利；在整個事業(yè)單位形成一種全員參與檔案管理的文化氛圍，人人參與收集、整理和提交檔案信息，人人善于利用檔案信息，將檔案的價值實現(xiàn)最大化。
（三）創(chuàng)新管理理念與方法，完成管理現(xiàn)代化
檔案管理工作要跟上時代的步伐，必須創(chuàng)新管理理念與方法。摒棄“管理就是保管”的傳統(tǒng)落后理念，樹立檔案就是潛在生產(chǎn)力的檔案價值觀；破除“坐等上門”的消極工作作風，樹立檔案管理的動態(tài)觀；明確市場經(jīng)濟條件下的競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。要創(chuàng)新檔案管理方法和手段，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，變革傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，加強電子檔案的統(tǒng)一管理，將有價值的電子檔案歸檔，建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，并通過設(shè)置科學(xué)合理的管理權(quán)限，將多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫分層對外開放，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
三、結(jié)語
在新時期的信息社會，信息就是資源。事業(yè)單位要一改以往的檔案管理理念和方法，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、全員化和現(xiàn)代化，最大限度的開發(fā)和利用檔案中的信息資源。
作者：賈俊英單位：包頭市中心醫(yī)院
