探究檔案管理工作的首要性

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一、企業檔案管理現狀和問題

（一）發展現狀

1.外部環境變化大

經濟體制改革以來，企業發展的外部環境發生了重大變化,企業發展也更加強調自主性和獨立性。企業檔案工作出現了監督松動、指導不足等問題。而另一方面,在新的經濟體制轉型的過程中，檔案行政管理部門在企業作用也進一步減弱,加劇了檔案管理的混亂。加上政府干預、越位、和錯位的現象出現使企業檔案工作問題更為嚴峻?？梢哉f現行的檔案管理體制在經濟發展中已經受到沖擊。

2.內部因素影響明顯

隨著企業制度改革、結構重組和規模的不斷擴大，企業檔案部門絕大多數都不再獨立存在，企業檔案工作也面臨重重困難。比如個子公司或成員企業情況不同,管理辦法不同,造成各成員企業的檔案管理聯系不夠緊密和管理邊界不明等問題，檔案管理陷入無所適從的混亂局面。因此,要加強對其監督指導,統一協調。

3.依法治檔的呼聲強烈

依法治檔是檔案管理法律化的需求。盡管我國也出臺了相關的法律法規,但存在條款多,可操作性差,監督乏力、執法不嚴等的問題。因而,在當前的市場經濟體制條件下,加強檔案管理相關法律法規的完善迫在眉睫。

（二）面臨的問題

1.企業重視程度不夠

企業未認識到檔案的重要性，檔案管理和利用的意識不強，沒認識到檔案與企業發展的重要聯系，使檔案管理不善，信息利用率不高。甚至于企業信息檔案未能及時保存，為企業的發展埋下了隱患。

2.制度不完善，執行力不足

企業檔案資料的收集、保管、歸檔、保密等方面存在制度不健全的問題。建立的制度形同虛設，落實不到位，不能發揮其應有的作用。除此之外部檔案管理人員執行力不足，造成文件缺乏整理，以至于長時間堆積，甚至破損、丟失，因此，企業檔案管理的規范化有待加強。

3.設備落后及管理人員素質不高

企業在檔案管理方面資金投入少，管理設施設備落后，很大程度上降低了工作效率。大部分檔案管理人員缺乏專業的知識技能培訓和學習，工作能力不強，責任意識淡薄，對檔案管理的的重要性、要求，以及檔案管理業務不太了解，直接影響了檔案管理工作的順利進行。

二、加強企業檔案管理工作對策

（一）完善制度和法規，使工作有章可循

“不以規矩，不成方圓”，健全檔案管理的規章制度，明確使檔案管理職能，是做好檔案管理工作的第一步。只有具備了完善的管理體制，才能從政策上提高檔案管理人員的提管理水平，提高其工作的積極性和主動性，通過采取有效的約束和獎懲機制，增強檔案管理工作人員的責任心并激發其創造力，才能進一步為企業的發展周貢獻。除了企業內部制度的完善，企業檔案工作也應該實現法律化。只有貫徹和落實國家檔案工作的法律、法規,使內部規章制度與法律相互補充，相互促進，才能從根本上維護企業利益和合法權益，促進企業長久發展。

（二）加大經濟投入，更新設備和技術

檔案管理硬件設施直接影響工作效率。隨著經濟的迅速發展，企業檔案的種類和數量都會大幅度增加，單一的人工作業不能適應企業發展的需要，所以要及時引進新設備，提高工作效率和質量。除了引進新設備，新技術的引進也是關鍵。實現檔案的有序化和高效的管理，需要新技術的支撐，因此要廣泛引計算機和網絡技術，實現檔案資料的一體化管理，能降低人工成本，提高工作實效。這不僅能有利于企業信息的整合，更有利于企業管理、技術、經濟等方面的能力的提升，為企業的快速發展提供支持。

（三）加強教育和培訓，提升管理和工作人員素質

管理層必須深刻認識到檔案管理的重要性。所以要首先加強對領導的培訓和學習，使其能以開明的思想領導人。然后針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，加強對檔案管理人員思想引導和教育，使其多檔案管理工作有足夠的認識。另一方面，企業要加強檔案管理人員專業知識和技能培訓，提高檔案人員業務素質和實際工作能力。同時要積極引進人才豐富和充實管理隊伍。通過這種方式建立一支的思想覺悟高、業務技術精湛，開拓進取意識強的工作隊伍，以適應新時期的企業檔案管理的需要。

作者：鄭美霞單位：山東省濟南市