信息化環境下的疾控檔案管理工作
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一.當前疾控檔案管理中存在的問題
疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過程中的歷史面貌,也是國家檔案管理重要財富的一部分,目前由于各級疾控機構對檔案工作的認識不一,管理不科學,存在著以下問題:
(一)檔案管理格局混亂、機構不健全各級防疫機構管理機制不健全,由于檔案特點平時不起眼,有些機構沒有把檔案統一的習慣,各科室對工作中形成的檔案單獨進行管理,由于沒有統一的管理標誰,檔案分散在各科室或者個人手中,各科室根據自已主觀的理解和實踐進行管理。由于檔案的經濟效益往往不能直接在社會上反映出來,使得許多應納入管理范圍的材料沒有存檔,造成平時我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內人事變動或部門重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴重的信息資源浪費,對今后查看歷史檔案帶來諸多不便。
(二)檔案意識不強、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對歷史防疫經驗的借鑒和未來防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對整個疾控工作學術科研和涉及到疾控執法標誰都是重要的參考依據。而在當前的疾控工作中,缺乏相關的法律法規和標誰支持,檔案管理人員缺乏專業知識和經驗,大多存在著重經營、輕檔案的意識,也由于這種思想的影響,沒有認識到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對各類檔案分界不清,認為存檔只是例行公事,可有可無,對形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識面窄、知識老化等,尤其是部分領導干部對檔案管理意識不強,導致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設不完善根本談不上專業的檔案庫房,也正是由于這種分開管理,對檔案的存檔和保護工作帶來了很大的困難。近年來,科學技術的進步,計算機及網絡技術在各行各業中得到廣泛應用,而運用計算機及網絡技術管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲存信息量小,不利于檔案的利用和開發。
由于全球信息化高速發展,我們應該清醒地認識到,檔案信息化將成為未來趨勢。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強重視對檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰的檔案信息,要充分發揮檔案這一重要歷史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對于在信息環境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點意見供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網絡機制
疾控站檔案管理,也是一項科學管理,在疾控系統還是新的技術工程,亞需建立和完善管理長效機制。俗話說得好,“沒有規矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見,在檔案管理總要求的指引下,設計出檔案管理的規劃,具體制定檔案管理的各項制度,讓疾控檔案管理發生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對業務過程中形成的檔案材料無須進行繁瑣的紙質登記整理,甚至無須進入庫區,可通過網絡可以實時上傳至網絡服務器中。應用各種方法進行科學管理,使檔案管理的各個環節緊密相聯,形成一個系統化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區或國家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢檔案室以外地區或國家的檔案信息,打破傳統檔案管理的地域限制,對一些病因的學術研究和突破都有很好的推進作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發展過程及其規律性,批判地繼承前人的研究成果,總結與吸取經驗教訓,繼續新的研究創造所必須參考的寶貴材料。各項疾控檔案利用規章制度的條文即要應非常嚴謹,同時更要便于執行,要不斷在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
(二)提高檔案標誰化、規范化水平
目前雖然有些機構也試圖通過信息化系統來管理疾控檔案,但由于缺乏統一的檔案管理標誰和規范,各種資料存檔雜亂無序,沒有統一平臺,甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴重影響檔案保存的質量。要明確獎罰條例,對“失誤”、“失職”責任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對其管理內容進行分類,例如:環境衛生包括公共場所、水、大氣等,免疫規劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設施的缺乏,而是沒有制定統一的檔案保存標誰和規范,因此系統沒有發揮出應有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿足的前提下,必須要真正建立健全統一的檔案管理標誰,并真正實施才能達成。搞好疾控檔案的管理對保障疾控工作正常運行,對保障疾控事業持續健康發展極為重要。在建立統一的檔案管理標誰后,可適當組織疾控工作人員進行培訓,加強全員對檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔負著重任,防疫檔案隨時發揮著不可估量的社會效益,逐步使檔案管理走上制度化、規范化、科學化的道路。
(三)有重點地做好數據庫
建設數據庫的作用是依托信息技術對數據進行科學的管理,以實現用戶對龐大信息的快速的增加、刪除、修改、查詢的要求。例如我中國醫藥在治療傳染性疾病方面積累了較多的經驗,但隨著人們生活方式以及生存環境的變化,新的傳染病病原微生物存在變異,而在與傳染病斗爭的漫長歲月里,生成的大量文獻資料,如果通過人工去檢索、整理,將花費許多時間,可能影響到病人治療時間。將這一類信息整編之后存于數據庫中,不僅可以實現快速查找,而且可以實現資源共享,各地區疾控工作人員都可以在終端實時檢索,尋找有價值信息。做好數據庫信息管理一定要充分認識到這是多個學科的應用,從人員配置上不僅需要專業的檔案管理人員管理,還需要信息技術人員一起相互配合管理,通過有效資源配置,將“死”的文件材料變為疾控實際工作的動力,積極發揮檔案在衛生防病工作中的作用和效益,建立“活庫”,可隨時拓展業務接入,使自動化效率大大提高。結束語:在信息環境下要做好疾控檔案管理工作,首先要正確認識檔案管理的重要性,樹立積極樂觀的心態,同時也要加強培訓,作為21世紀新一代的檔案管理人員,不僅要熟悉檔案管理的專業知識,同時要能通過現有的信息技術、數據對檔案信息進行深層次研究和開發,提高檔案管理人員的素質,進一步提高科學技術水平,完善專業知識結構,以適應檔案工作發展的要求,真正實現高效的檔案信息化下的管理工作,
作者：曾孜單位：寧鄉縣疾病預防控制中心
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