信息化下文書檔案管理工作創新研究

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摘要：在現代信息技術快速發展的背景下，信息技術逐步滲透到了人們的日常工作中。在信息化背景下創新文書檔案管理策略，能夠有效提升文書檔案管理水平，強化文書檔案資料的利用率。本文論述了信息化背景下文書檔案管理存在的問題，并提出信息化背景下文書檔案管理工作的創新策略，以期提升文書檔案管理的實效性。

關鍵詞：信息化；文書檔案；創新策略

文書檔案資料主要指的是機關、事業單位、社會團體在日常管理過程中形成的具有保存價值的文件資料，主要形式有命令、布告、指示、信函、通知、批復、會議記錄、工作計劃等。在現代信息化技術快速發展的背景下，通過創新文書檔案管理策略，能夠有效提升文書檔案資料的查詢效率和查詢利用的便捷性，充分發揮文書檔案的作用[1]。

一、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理信息化認識不到位，制約了文書檔案管理效率的提升。在信息化背景下文書檔案管理的過程中，由于工作人員的知識結構不合理，年齡偏大，已經習慣了使用傳統的管理方法，管理理念陳舊，所以對文書檔案管理的信息化認識不到位，片面地認為文書檔案信息化建設就是采用計算機來管理文書檔案資料，始終采用傳統的文書檔案管理方法，在一定程度上制約了文書檔案管理效率的提升。

（二）文書檔案管理流程繁瑣，信息化應用效率低。雖然部分事業單位在文書檔案管理的過程中采用了信息化管理技術，但由于從公文處理到形成文書檔案工作流程繁瑣，所以文書檔案的信息化建設水平依然不高。其中，文書檔案是辦理完畢的公文按一定規則和標準整理后產生的，不同性質的單位，甚至相同性質的不同單位公文處理流程不盡相同，有的采用集中式，有的采用分工式，單位人員多少、業務量大小、管理層級設置等都會影響到公文處理流程，還有相當數量的公文因為特殊情況是不按規定流程處理的，傳統的人工處理具有很大的靈活性，而信息化處理是原預設的程序處理，不能變通，或者只能有限地修改流程，從而影響了信息化應用[2]。

（三）文書檔案資料信息化建設存在安全性問題。在文書檔案管理的過程中，保證文書檔案資料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的文書檔案管理過程中，保密性是信息化系統必須從底層要考慮的問題，要從硬件、軟件和使用人員的管理三方面來解決。檔案信息化管理平臺，需要將文書檔案資料直接上傳到服務器或云端，這樣文書檔案管理人員便能方便地借助互聯網平臺從數據服務器下載資料，讓數據資料解包，但也存在著一定的風險，可能會導致防火墻外的數據在受到攻擊之后被篡改，從而嚴重威脅文書檔案資料的安全性。

二、信息化背景下的文書檔案管理工作創新策略

（一）創新文書檔案管理理念，深化對文書檔案管理工作的認識。為了保證信息化在文書檔案管理工作中順利應用，首先需要創新文書檔案的管理理念，充分認識到文書檔案信息化管理的重要性。信息化越來越普及的今天，人們獲取信息的快捷性、高效性需求越來越迫切，傳統的人工管理已不能適應時展和社會活動的需要，作為文書檔案管理人員必須提高思想認識，堅持以長遠的目標來看待文書檔案管理工作，積極創新文書檔案管理策略，以此達到強化事業單位文書檔案管理效率的目的[3]。只有將文書檔案管理工作作為事業單位日常管理的重要組成部分，堅持以先進的思想為指引，這樣才能夠讓事業單位文書檔案管理信息化工作更加順利地進行。

（二）大力開發文書檔案管理信息系統，強化文書檔案管理效率。首先，在信息化背景下的文書檔案管理過程中，應該在信息系統中合理地設計檔案資源管理模塊，具體涉及到檔案數據庫、檔案資料庫、保管期模塊和文檔模塊等內容。同時，在信息化文書檔案管理過程中，還需要充分發揮信息系統的采集功能、存儲功能、資源分類功能、信息統計功能、檔案資料查詢功能，全面簡化文書檔案信息化管理的操作程序，以此提升文書檔案的管理服務水平。此外，文書檔案管理人員還應在借助信息系統進行管理的過程中充分發揮信息系統的預覽、打印和傳遞功能，切實保證文書檔案資料的完整性和真實性，全面提升事業單位文書檔案的管理效率。其次，通過增加文書檔案信息化系統的編號查詢和關鍵詞查詢功能，并合理設置文書檔案資料的來源、文書檔案內容、錄入時間和使用方向的標簽，增添信息查詢功能。同時，還需要針對不同類型的文書檔案資源設置不同的檔案代碼，讓文書檔案的代碼與信息文本內容更好地對接起來，這樣才能夠為事業單位工作人員查詢文書檔案資料提供便利的條件。最后，事業單位文書檔案管理人員應該根據實際情況選取現代化的信息系統開發平臺，充分突顯出文書檔案管理系統的可操作性，增加可視化設計功能。同時，還需要保證文書檔案管理信息系統的調查、分析和轉換工作的順利開展，深入進行文書檔案資料開發，從而有效提升事業單位文書檔案的信息化建設水平[4]。

（三）優化文書檔案信息安全管理，提高檔案信息保密性能。首先，在信息化背景下的文書檔案管理工作中，文書檔案管理人員應該準確把握管理權限與使用權限的關系，合理構建良好的分級管理機制，建立事業單位文書檔案資源管理網。同時，還需要針對事業單位工作人員的崗位要求，合理設置查閱文書檔案管理的權限，適當向事業單位的普通員工增加文書檔案資料的閱讀權，不能夠重新設置文書檔案資料的調取、調整和增刪權限，以此保證事業單位文書檔案資料的完整性和真實性。其次，建立完善的事業單位文書檔案資料管理的保密制度，以便能夠對文書檔案管理人員的行為產生一定的約束。同時，還要合理制定授權許可的借閱制度，這樣只有擁有文書檔案管理資料閱讀權限的人才能夠使用調閱文書檔案資料，切實增強文書檔案資料的保密性。

（四）強化文書檔案資料管理監督，以此保證文書檔案資料的管理效率。為了在信息化背景下提升文書檔案資料的管理效率，首先要做好文書檔案資料的信息化監督工作，全面管控文書檔案資料管理的各個環節，讓文書檔案資料的管理水平得到有效保證。其中，通過在事業單位文書檔案管理部門設立信息化管理監督小組，并由監督小組定期對文書檔案信息化管理的各個環節進行監督。一旦在事業單位文書檔案的信息化管理過程中出現問題，便可以立即上報給相應的管理人員，并由事業單位管理人員組織召開文書檔案資料的信息化管理技術分析，及時解決問題，消除隱患，這樣便能夠讓事業單位文書檔案資料的管理效率真正得到提升。同時，作為文書檔案資料的信息化管理人員，應該嚴格執行信息化管理和檔案管理制度，執行國家檔案局電子檔案有關標準，適時對信息化操作人員和檔案管理人員、業務人員進行技術培訓，不斷優化信息化管理系統，從而為文書檔案資料管理工作保駕護航?？傊?，文書檔案資料管理工作對事業單位發展具有非常重要的意義。通過創新信息化背景下的文書檔案資料管理策略，加強文書檔案資料管理人員的思想認識，引進先進的文書檔案資料管理技術，切實保證文書檔案資料安全，以便為事業單位的日常工作和發展提供準確、真實的參考資料。

參考文獻：

[1]張慧.淺談信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務,2019(16)：56-57.

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[3]付菁燕.探究檔案信息化在工程檔案管理中的現狀及實施措施[J].陜西檔案,2019(2):24-25.

[4]張曉麗.網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].城建檔案,2019(5)：37-38.

作者:劉敏 單位:陜西省寶雞峽引渭灌溉中心