人口計劃生育檔案科學管理探討

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一、人口和計生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）相關(guān)部門不重視

在整個人口和計生工作中，對于基層人口和計劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的不真實不準確，影響國家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計生工作的工作內(nèi)容考核并有沒檔案管理工作這一項；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計生檔案管理工作的表現(xiàn)導致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠遠沒有達到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓練培訓，業(yè)務(wù)素質(zhì)并沒有達到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規(guī)范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無法細分，工作責任無處落實。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進行發(fā)展，導致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準確，在完善檔案管理工作的準備階段，需要對數(shù)據(jù)安全進行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價值的安全重新整合，以達到規(guī)范化的標準。對于無法確定準確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計和存放的時候要搞好類別統(tǒng)計，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時候進行有效的判斷分類，有依據(jù)的進行分類存放。同時利用計算機技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規(guī)范性的進行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計劃生育檔案管理工作也隨著信息化時代的要求變得科學化和數(shù)據(jù)化，在使用計算機技術(shù)進行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進行分類分層次著錄。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)中報表等信息選擇圖標著入，使得數(shù)據(jù)在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級錄入可以從大體上統(tǒng)計分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標的案卷進行錄入的時候可以直接在全引目錄上面進行標記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時間等索引進行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計算機會自動給出統(tǒng)一的分類號，充分利用計算機技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識是做好人口與計劃工作科學管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓和業(yè)務(wù)培訓，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)。同時還應該增強檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學化，這就要求管理工作人員需要較強的計算機應用能力和情報學知識。利用新知識新技能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結(jié)束語

檔案管理工作事關(guān)歷史數(shù)據(jù)的真實性和準確性，又關(guān)系到國家政府決策的正確性，所以管理部門需要充分認識到檔案管理工作的重要性和其價值作用，不光要投入必要的財力物力保障管理工作的有效進行運作，還要提高管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、標準化、科學化，為社會進步國家發(fā)展提高有效的數(shù)據(jù)保障。

作者：王樹菊 單位：遼寧省凌源市計劃生育技術(shù)服務(wù)站