管窺學(xué)生人事檔案管理工作

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一、目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）資金缺乏，人事檔案管理手段落后

這是目前基層單位普遍存在的問(wèn)題?；鶎訖n管工作由于種種原因，特別是經(jīng)費(fèi)不足，仍處于原始的人工操作階段。即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，沒(méi)有人根本上轉(zhuǎn)變手工操作，造成運(yùn)轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問(wèn)題。

（二）檔案管理主管不專(zhuān)管，專(zhuān)管不專(zhuān)業(yè)

在基層，說(shuō)得嚴(yán)重些，這是多年形成的一個(gè)積重難返的問(wèn)題。其根本原因是，長(zhǎng)期以來(lái)有關(guān)人事領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，對(duì)畢業(yè)生人事檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人事工作的地位和作用；對(duì)待檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”；管理人員不固定，有些檔案管理人員沒(méi)有檔案作用意識(shí)和參與意識(shí)，僅僅是“看門(mén)保管”，不固定、不專(zhuān)業(yè)、不專(zhuān)職。據(jù)調(diào)查所知，地、市、縣基層基本上沒(méi)有專(zhuān)職的畢業(yè)生檔案管理人員，大部分是由人事檔案管理人員兼管。這樣的人員安排，勢(shì)必嚴(yán)重影響畢業(yè)生人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。

（三）當(dāng)事人人檔分離，人事檔案利用率不高

據(jù)國(guó)家人事部門(mén)透露，在全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代管的330萬(wàn)份人事檔案中，有60多萬(wàn)份已與主人失去了聯(lián)系。中國(guó)人才交流協(xié)會(huì)也作過(guò)估測(cè)，在實(shí)現(xiàn)工作流動(dòng)的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人檔分離，要么徹底棄置。我們也做過(guò)統(tǒng)計(jì)，在代為托管的8652份學(xué)生檔案中，有347份已與主人失去聯(lián)系。等于這些畢業(yè)生已是用非所學(xué)或?qū)W所不用，是人才培養(yǎng)的一大損失。

二、做好新時(shí)期畢業(yè)生人事檔案工作幾點(diǎn)設(shè)想

（一）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)是當(dāng)前首先要做好的工作。人事檔案部門(mén)應(yīng)利用一切可利用的手段組織學(xué)習(xí)宣傳做好畢業(yè)生檔案管理工作的必要性和重要性，最終達(dá)到各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)端正態(tài)度，積極認(rèn)真、切實(shí)有效地抓好此項(xiàng)工作；其次利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案管理的知識(shí)，要讓他們充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案對(duì)今后就業(yè)、生活各方面有著極其重要的影響。特別應(yīng)讓學(xué)生知道，畢業(yè)生檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)方面，是行政事業(yè)單位、企業(yè)單位錄用的主要依據(jù)，是用人單位選賢舉能的重要參照。這項(xiàng)工作，應(yīng)在大中專(zhuān)學(xué)生畢業(yè)前，由學(xué)校的人事檔案部門(mén)作為一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)內(nèi)容向?qū)W生宣講，組織學(xué)生學(xué)習(xí)討論，切實(shí)提高他們的認(rèn)識(shí)，改變“檔案可有可無(wú)”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)；再次，應(yīng)向國(guó)營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)等大中型企業(yè)宣傳，錄用人員要做到一看成績(jī)、技術(shù)，二查檔案，不可盲目用人。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度

這是做好畢業(yè)生人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)從如下三個(gè)方面抓起：

1、明確領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任到人。人事部門(mén)要建立畢業(yè)生及行政人事檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一名負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，下設(shè)辦公室。組長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔管工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、析查；小組成明確分工，各司其責(zé)。

2、健全制度，嚴(yán)格要求。各地應(yīng)根據(jù)本實(shí)際，建立健全一套易于操作、完整的的規(guī)章制度。如材料收集補(bǔ)充、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、查（借）閱、傳遞；管理人員工作制度及相關(guān)薄冊(cè)，做到制度上墻，責(zé)任到人。

3、評(píng)比激勵(lì)，促進(jìn)創(chuàng)新。要依據(jù)本地區(qū)制定的檔案人員《崗位職責(zé)》，定期檢查，年終總結(jié)評(píng)比。對(duì)那些工作認(rèn)真，富有創(chuàng)新的人員，要落實(shí)規(guī)定，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)人們爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)新，做好工作。

（三）穩(wěn)定隊(duì)伍，提高素質(zhì)

隨著時(shí)代的前進(jìn)，對(duì)檔案工作人員的要求越來(lái)越高，加強(qiáng)檔管人員隊(duì)伍的建設(shè)已是一項(xiàng)迫不及待的任務(wù)。應(yīng)從以下幾項(xiàng)工作著手：

1、穩(wěn)定隊(duì)伍，安心工作。按照《檔案法》規(guī)定，每管理千份檔案配備一名專(zhuān)職檔案員，嚴(yán)格執(zhí)行執(zhí)業(yè)資格證書(shū)制度，把好隊(duì)伍的入口關(guān)；不輕易調(diào)動(dòng)他們的工作，保持相對(duì)穩(wěn)定；做到不兼職或少兼職，讓檔管人員能安心本職工作，做好本職工作。

2、多方培訓(xùn)，提高素質(zhì)。隨著檔管工作的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員能力、經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)的要求在不斷提高。“打鐵還須自身硬”。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔管人員重視對(duì)他們的培訓(xùn)。檔管人員也主動(dòng)增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。培訓(xùn)以在職學(xué)習(xí)為主，離職學(xué)習(xí)為輔。

3、落實(shí)經(jīng)費(fèi)，改善設(shè)備。每年在單位的財(cái)務(wù)預(yù)算中，設(shè)定專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔管工作的設(shè)備改善，逐步改變目前靠人工操作的落后局面，朝著信息化模式逐步前進(jìn)?？傊谛聲r(shí)期，做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是有中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)的需要，也是我們?nèi)瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任，必須力爭(zhēng)做到盡善盡美。

作者：左小芳單位：青海省海東地區(qū)人力資源及社會(huì)保障局人才交流中心