學校電子化信息管理論文

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一、學校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（1）學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數(shù)據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統(tǒng)的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據，整理檔案，數(shù)據零散，無系統(tǒng)的數(shù)據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。

（2）由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用；各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數(shù)據性、可查詢性和共享性未能達到現(xiàn)代科學管理的要求。檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統(tǒng)培訓和專業(yè)知識，沒有經過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務培訓，不能滿足現(xiàn)代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現(xiàn)代網絡加強了安全保護措施）：數(shù)據可能被復制和盜取；數(shù)據可能丟失和無法復原；數(shù)據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。紙質文檔形成后，一般具有相應的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

二、如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理

（1）學校要培養(yǎng)先進的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業(yè)知識，并且應用與實踐。有專業(yè)意識的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數(shù)據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業(yè)知識的技術，提高檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，學校對專業(yè)人員進行定期專業(yè)素質培養(yǎng)，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數(shù)理統(tǒng)計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數(shù)碼設備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達到數(shù)據庫管理的需要；同時應用專業(yè)的管理軟件，對數(shù)據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數(shù)據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業(yè)處理外，電子數(shù)據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數(shù)據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸?shù)臋n案數(shù)據必須進行多次加密，確保電子檔案數(shù)據安全。如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數(shù)據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態(tài)度，不斷對數(shù)據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識水平和操作技術，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發(fā)展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規(guī)范化，進而創(chuàng)造更大的社會效益。

作者：陳雅婷肖滿單位：華中師大一附中湖北工業(yè)大學輕工學部