事業單位檔案管理信息化建設探析

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摘要：信息化時代，將檔案管理信息化處理能夠提升工作效率，提升信息安全性，將混亂的信息有規則地整理在一起，目前已經成為我國大多數事業單位檔案管理的核心發展目標。本文對事業單位檔案管理信息化的建設和發展進行探索，并提出具體相關措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

我國經濟迅猛發展，各個領域都提升了發展速度，這樣就導致需要整理的檔案也越來越多。檔案對事業單位來說具有重大意義，事業單位工作內容復雜，領導下達決策、各種文件，人才考核等都需要檔案來規范和整理，如果無法有效整合這些檔案，將會阻礙工作的開展。隨著信息化水平的提升，將信息技術和檔案管理相結合，是新時期事業單位檔案工作的重要內容，能夠快速提升工作效率，解決實際問題。

一、事業單位檔案信息化建設的意義

（一）大數據時代的要求。我們生活在信息化時代，以大數據為代表的新技術在很多領域都得到了運用，各種新型管理方式的出現，是對傳統管理手段的革新，同時也對檔案管理提出了新的發展要求。因此事業單位需要改變過去那種傳統的管理方式，用新理念和新技術進行革新，在檔案工作中，在保管、收集、利用和歸檔上改變工作思路，用新技術做支撐，更好地滿足社會發展的需求。

（二）能夠不斷滿足利用者的需求。在信息時代，人們迫切需求更加便捷先進的檔案管理方式，無論是社會群體，還是科研機構、事業單位，非政府組織和各個民企私企，都對檔案信息和數字管理化有著強烈的愿望，因此應當考慮到社會的聲音，建設先進的檔案管理信息化平臺，最大限度發揮檔案資料的價值。

（三）加快傳統檔案管理升級轉型。我國信息化建設發展迅速，但事業單位檔案管理還處在傳統的階段，發展相對滯后。事業單位加快檔案信息化建設水平，能夠促使其快速轉型升級。同時信息化在為事業單位帶來機遇的同時，也帶來了不小的挑戰。信息化檔案管理是一種新型的理念，事業單位沒有這方面的管理經驗，也缺乏新的技術支撐，因此事業單位應該轉變思想觀念，加快升級轉型，推動檔案工作信息化合和數字化的進程，提升行政效率。

二、事業單位檔案信息化建設的優勢

（一）與傳統模式相比，效率更高查詢更方便。傳統檔案管理工作效率較低，出錯率較高。與傳統檔案管理相比，檔案信息化具有不可比擬的優勢，傳統檔案管理分類復雜，查詢時需耗費大量時間，在歸檔、查詢紙張原件時也費時費力。在檔案信息化管理后，歸檔檔案時能夠編制檢索工具，摒棄了傳統檔案管理中那種繁瑣的查詢流程。在查閱時，只需根據分類號和關鍵詞進行查詢就能夠快速查閱到，能以較快的速度利用好檔案資料，減輕工作人員的工作量，讓資源共享更加便利，提升工作效率。

（二）儲存更安全。傳統檔案主要以紙質檔案為主，易受到腐蝕，經常查閱會損害檔案，還會面臨火災隱患。信息化檔案管理的儲存方式更加安全有保障，還可以節省大量空間，不用再為大量的檔案資源尋找空間，避免了環境因素帶來的不利影響。通過密匙的使用，用信息技術手段對檔案進行有效保存，能夠避免發生泄露的情況。

（三）共享資源更加方便。傳統檔案管理由于時間和空間的限制，很難實現資源共享，在共享時需要相關部門查詢調閱，非常不便。在檔案信息化管理以后，資源共享就變得方便得多，借助互聯網平臺能夠和其他單位實現互聯互通，共享信息資源，共同發展，同時還能夠了解其他單位部門的工作情況，與自身的情況進行對比，相互交流經驗，共同進步，有效地提升了單位的信息化建設水平。

三、事業單位檔案信息管理存在的問題

（一）重視程度不夠。有的事業單位沒有意識到加快檔案信息化建設的重要性，不能用開放的思想觀念看待問題，導致信息化檔案管理建設緩慢，對單位的運營產生了不良影響；有的事業單位雖然重視，但是缺少系統的規劃，信息化建設只停留在日程上，只是喊喊口號，做一些面子和形式工作，沒有實際重視起來，各種信息資源的配置也非常匱乏。

（二）設備設施落后。事業單位應著手建立一個既能夠匹配檔案數量的設備，又能夠滿足各項功能和用戶需要的信息管理系統。但現階段，事業單位檔案部門的設備和設施不足以滿足信息化建設的要求，阻礙了發展。除上述外，有的事業單位還缺乏相關的資金來購買設備，程序化和官僚主義嚴重，不能及時落實相關措施，嚴重影響了事業單位的發展。

（三）缺乏相關人才。缺乏檔案管理人才是事業單位面臨的一大難題。很多事業單位檔案管理人員沒有經過專業的考核，往往是其他崗位的人員兼任，這樣一來，就降低了效率。有的在編檔案員年齡較大，沒有經過系統化的培訓，缺乏專業技能，無法適應現代檔案管理工作模式及流程。此外檔案管理人才還需具備專注力和適應力，有的單位的檔案人員疏于管理，工作松散，長期以往會給單位的發展帶來不利影響。

（四）檔案資料管理混亂。不少事業單位沒有擬定出一套詳細的檔案管理標準，導致檔案管理處于一種雜亂無章的狀態，很多后續工作無法正常開展。部分事業單位檔案管理工作在采集信息、分類整理等方面都有待加強，因此工作人員面臨的巨大挑戰就是運用先進的設備將繁亂無章的檔案管理工作變得規章有序。一旦標準無法做到統一，就不能發揮好檔案管理的深度價值，信息化檔案管理建設也無從談起。

四、加強事業單位檔案信息化建設水平的具體措施

（一）轉變思想觀念，加大重視程度在信息化條件下，對事業單位檔案管理的要求越來越高，因此領導層和事業單位管理人員應該意識到信息化建設的重要性，轉變思想觀念，加大重視程度。1.改善思想，提升認識能力，新形勢下，各個事業單位應當根據本單位實際情況創新新理念、引入新技術和新管理方式，為檔案信息化建設提供先決條件。2.單位領導應重視起來，加強領導能力，為單位檔案管理信息化建設設置中長期規劃和目標，周密部署、落實分解任務，提升工作效率。3.將檔案信息化建設納入單位年終考核和人才考核，并將所需要的資金納入財政預算，使得檔案信息化建設和單位管理真正融為一體，實現全覆蓋。4.運用數字化管理模式，提升檔案保管的質量水平，科學有序地推進事業單位檔案管理信息化建設進程。

（二）加大資金投入力度檔案信息化管理對設備的要求較高，除此之外，還需要先進的技術人才做支撐，這些都需要大量的資金，各級政府應該完善工作機制，將資金經費的投入納入到制度化的建設中去，提供專項資金，長久、持續投入，保障后續工作有效開展。有關部門應當加大經費投入，及時更新數字化設備，引入先進的軟件和設備，加強安全管理能力，逐漸探索電子檔案查詢管理、檢索和儲存為一體的新模式。

（三）加大人才的培養力度一是應該提升重視，為培養優秀的信息化檔案管理人才營造良好的環境，注意培養綜合素質高、業務能力強的復合型信息化人才，此外還應注意培養掌握現代化信息能力的高素養檔案人員；二是檔案人員應主動適應時代形勢，積極主動學習，掌握最先進的檔案管理知識，并注重與信息化知識結合，成為復合型人才；三是不斷對檔案人員進行培訓，樹立正確的人才觀，聘請知名專家來單位考察，做指導交流，開展相關的知識培訓等，讓檔案管理工作的收集、整理和歸檔等工作都能按照正確的流程來操作，努力構造專業、綜合業務過硬的檔案人才隊伍；四是應對檔案人才開展考核體系，成立相關領導小組，定期考核檔案人員，做到獎罰分明，提升他們的積極性，使他們貢獻足夠的能力和智慧；五是應堅持合理的用人原則，應根據工作實際情況，配置好人才資源，最大限度提高工作能力，為檔案管理工作提供高效的人才支撐，不斷適應信息化建設的需求。

（四）構建合理高效的統一檔案管理標準為了保障信息化管理體系有效展開，應當構建科學高效的檔案管理制度，保障內部信息資源實現互聯互通，能夠隨時隨地共享，并設置相關防御體系杜絕虛假信息的亂入。另外還應結合實際，制定出完善的檔案管理制度，并將其和日常運用相結合，作為考核檔案人員業務能力的標準。時刻保持共享信息資源的狀態，提升檔案資料的應用價值，使檔案信息化建設工作有效推進。在信息化高速發展的今天，檔案管理工作面臨著新的發展機遇與挑戰，事業單位的檔案管理工作越來越需要信息化建設，只有順應時代潮流，才不會被時代淘汰。在事業單位內部，應當加強學習，引進信息化人才和設備，并著手建立一套適應檔案信息化建設與發展的制度，構造一個良好的工作環境，使新時期的檔案管理工作取得更大突破。

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作者:陳玥 單位:哈爾濱市疾病預防控制中心