繼續醫學教育檔案管理工作研討
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1.對繼續醫學教育檔案管理的認識不足
繼續醫學教育檔案管理是一項系統工程，不僅需要繼續醫學教育部門的重視，還需要其它相關部門的重視與配合。各臨床科室在完成繼續教育項目后，不對其進行歸檔，也不及時上報給繼續教育科室，把其視作可有可無的資料擱置一旁，只有在影響下次繼續教育項目申報時才會進行資料的上報。資料不整理和長時間擱置，很可能造成出錯或丟失，降低了信息質量。而衛生技術人員則把上報稱為“交糧票”，可以看出，他們對繼續教育檔案是有一定排斥心理的，他們只有在尋求學分或完成進修結業材料時才加以重視。醫院各科室對繼續醫學教育檔案管理認識的缺失，給檔案管理工作帶來了巨大的阻力。
2.檔案管理不規范，內容不完整
由于各種原因的存在，繼續醫學教育檔案管理內容十分瑣碎。比如采用一人一檔的方式，只職能科室學分一項就要建立成百上千份的檔案，數量巨大且瑣碎，而且資料的完整性與準確性還在很大程度上依賴于醫技人員的自覺性與科室的重視程度。有的醫院還采用個人保管、科室審核的方式，雖然管理起來很方便，但常常出現因個人保管不當而造成檔案資料損失的情況。臨床科室主辦繼續教育項目，一般不會影響到其它工作，所以他們不會對檔案及時整理和保存，更談不上及時上報了。繼續醫學教育檔案管理信息化程度不高，檔案資料常常以紙質形式存在，實際工作效率不高。
3.檔案占據空間大，保管環境不良
繼續醫學教育一人一檔需要占據巨大的空間，職能科室繼續教育項目每年變更也要產生大量資料，醫技人員外出或進來的繼續醫學教育資料也十分繁瑣，這些資料將占據很大的空間，必須有專門的檔案儲存柜。而許多醫院將檔案直接存放在職能科室辦公室，沒有獨立的檔案室。辦公室環境無法滿足檔案保管的環境需求，不利于檔案的長期保存。
二、加強繼續醫學教育檔案管理工作的具體建議
1.加大對檔案管理工作的重視
醫院的領導部門應當引起高度重視，將繼續醫學教育檔案管理視為與醫院發展息息相關的重要工作。發揮領導作用，提高職能科室、臨床科室及醫護人員對繼續醫學教育的重視程度，將文書檔案看成是與其相關的重要資料，而不僅僅是職能科室的職能，積極、主動、及時配合職能科室完成繼續教育檔案的收集和歸檔。職能科室應加大宣傳力度，讓各科室及醫技人員能夠耳濡目染，不斷強化對檔案管理重視的意識。同時職能科室還要加大相關培訓，并與醫院領導協調將其列入年度考核指標，以提高對繼續醫學教育檔案管理工作的重視，提高各科室及醫技人員對教育檔案歸檔的積極性，保證檔案管理工作的順利進行。
2.實施檔案的集中管理
要實施檔案的集中管理，將繼續教育檔案統一存放在一個地點。定期對不同類別的教育檔案進行整理和收集，其它部門及醫技人員協同配合。建立專業化的檔案室有利于檔案的長期保存。另外，實施集中管理的檔案管理部門，應在年度計劃中對檔案的要求和目標有具體體現，專門部署檔案工作，同時在年終考核中考核檔案工作的具體情況。部門要利用經濟手段以確保檔案的完整性，可采取無檔案管理人員歸檔簽字，財務部門不予報銷或職務評審、科研項目申報不予通過的措施，以減少檔案長時間留存在部門或個人手中的現象。
3.改善管理環境，提高檔案管理效率
首先，要派專人管理。醫院應派專人對繼續醫學教育檔案進行管理，由繼續教育管理人員定期對相關檔案進行匯總和上報。所有檔案均由專人進行匯總和管理，避免因多人分散管理帶來的數據分散及規范性不強等問題。其次，應完善檔案管理及借閱流程。制定醫學教育檔案管理制度，使檔案管理制度化，并完善、明確檔案管理及借閱流程，將管理職責確定到人。只有這樣，才能避免檔案遺失的情況發生。再次，要加強電子化管理。通過建立電子化檔案管理平臺，實現對繼續醫學教育檔案的電子化管理，從而實現信息資料的快速調閱和分析。另外，還可以建立繼續醫學教育檔案數據庫，對醫技人員繼續教育需求進行分析，不斷提高數據庫的開發和利用。總之，隨著信息化社會的發展，繼續醫學教育檔案管理對醫療事業的貢獻越來越大，及時發現繼續醫學教育檔案管理的問題并加以解決非常必要。
作者：鄒楊單位：內江市第一人民醫院
