檔案管理及制度

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檔案管理及制度范文第1篇

為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊(！)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總、現金日記賬、銀行存款日記、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．

(三)銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

檔案管理及制度范文第2篇

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足

1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。

三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設

1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。

四、結語

當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。

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[11]孔利娟.高校財務會計檔案管理的內控制度建設探究[J].卷宗，2020

檔案管理及制度范文第3篇

1.1嚴格土地登記檔案歸檔制度

綜合檔案室具體的業務內容，詳細規定各業務科室的檔案歸檔范圍、歸檔時間等方面，并基本不遵守在次年的上半年移交、入庫的時間限制。而且在充分考慮土地登記檔案的自身特點的基礎上，可將土地登記檔案設置為隨時歸檔。這樣，就能更好地適應土地登記檔案數量繁多、形式各異、動態性、現勢性特點及查證利用頻繁等特殊狀況。當然，也有一些在材料齊全、審批結束后，可隨時立卷移交檔案室的資料，如日常辦理較多的土地初始及變更登記資料。這樣就大大降低了由于土地登記材料過多造成的散亂、丟失，維護了入庫土地登記檔案的現勢性，方便社會各屆人士的考察取證；而像土地大調查之類的其他地籍工作的進度詳情，一經結束即移交入庫，便于保持業務檔案的完整性、系統性。

1.2規范檔案管理工作流程

現行基層檔案管理部門沒有形成一套較完善的系統軟件可供利用，資金、技術、信息等現有條件都無法滿足需求，使管理設備、技術方法等都呈現出很大不足。負責檔案室管理的工作人員必須不斷積累檔案管理經驗，提高綜合素質，充分運用現有的先進技術，統一土地登記檔案中目錄搜檢、備注編寫、入庫擺放的標準，現對一些具體的管理方法進行舉例說明。若對某縣進行土地登記檔案管理，可從街道與街坊的布局作為分組依據加以保存，對每一宗地確權檔案的宗地位置、土地所有權性質、權屬來源按照目錄號、分類號、案卷號分門別類，利用計算機技術搜檢信息目錄、合適資料、詳細備注。對每一份宗地的信息記錄要具體到經幾號文批準、變更登記為何年何月何日、信息注銷為何人何時。將每一宗地信息與計算機技術結合起來，經確權發證后搜檢目錄可一一核實權屬變更情況，有利于土地登記檔案的查證與管理。創新存放方法，以同櫥分層存放替代初始和變更檔案分櫥保存的傳統行為習慣，縮短了同一宗地權屬變更檔案的調取時間，大大提高了工作效率。

2開發利用土地登記檔案

2.1政策出臺保障

信息搜檢可靠國家頒布《土地登記資料公開查詢辦法》，在以不違背保密原則為前提，公開土地登記檔案信息，保障土地產權信息的公信力與真實性。每年都有公、檢、法、紀檢、監察等政府部門和律師事務所等單位參與搜檢信息的有120余人次，涉及300余卷次，作為土地案件、經濟糾紛的判斷與處理憑證。

2.2提高管理素質

法律效益顯著土地登記檔案的查詢、利用與管理，都需要管理人員具備較好的土地登記檔案知識和嚴格檔案管理的意識。針對查詢檔案人員中面臨的土地界址不清、權屬不明、鄰里矛盾、土地證丟失等問題，按照法定程序由檔案室工作人員查閱資料，并對檔案資料中詳細記載的及詳細的土地權屬、面積范圍、具置、占地用途、界址邊長、四鄰簽字、審批時間等等相關內容耐心講解，做到人人心中有數。更要聲明一點，這些資料信息一旦載入檔案、專人管理，就意味著已成為一種有效的法律憑證，有一定的法律效益，土地使用權神圣不可侵犯，檔案記載完全可以成為證明用戶土地證丟失后土地的歸屬問題。檔案資料信息的詳細記載與管理，有助于疑難、疑惑的排解，積極為社會生活發揮著作用。

2.3跟進城建信息

引導政府建設各省、市（區）經濟建設速度的加快，必須有嚴格的、專業的土地登記資料專題性匯編，對城市化建設中出現的城區規劃、園區建設、土地儲備、拆遷補償等政府工作做好登記和備注，為后期使用提供方便。檔案室的工作人員也可及時依據各省、市、地區經濟建設的發展方向，對未來可能遇到的有關土地宗數、面積范圍、功能用途編制土地信息專題，是一份很好的政府建設參考資料。

2.4保障法律依據

有效查明歷史土地登記管理成為城市化建設過程中土地收回、土地收購的重要法律參考資料，對該土地具體的使用權限、是否合法都有很大益處。為土地登記發證的正常程序運行、方便追根溯源、找尋歷史演變過程，有效規避因為遺漏或疏忽造成的邊界、權屬不清楚等狀況的發生。

3結語

檔案管理及制度范文第4篇

[關鍵詞]仲裁檔案；電腦管理；制度；措施；建議

一、電腦中的文件對仲裁案卷管理工作產生的影響

一是以前傳統的仲裁案卷工作以普通的白紙文件為材料工作對象，而有了計算機后，電腦中的文件取代了以往的白紙為主的文字材料，它是由作者直接寫在專門辦公軟件上，并在word上進行修改，一旦完成后，馬上存到電腦系統數據庫中，由專業計算機人員掌握。白紙式的檔案管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程如仲裁案卷的立卷歸檔制度。仲裁文件的立卷歸檔工作是仲裁檔案工作流程的起點，也是仲裁院專職文書工作和專職檔案工作的結合點，仲裁案卷形成后，由仲裁文書部門收集歸檔后，交專業檔案管理部門，一年一般歸檔二次。而計算機文件隨時產生，每時每刻都能變，安全存放在電腦中。因此，它對電腦有很強的依賴性。如果想要歸檔，必須以存盤形式移交，歸檔界限也不能只是“具有保存完整價值”的文件，還應包括此文件的閱讀功能甚至更高級系統。二是電腦文件信息與它主體的可分開性，仲裁檔案分類也可能被模糊分類整理所取代，因為仲裁檔案分類的結果只能體現一種從性聯系，因為排列的方式是簡單手動操作管理仲裁檔案的需要，但在當今由電腦管理所有文件的大背景下，檔案文件的形式發生了變化，仲裁文件可以通過電腦系統進行迅速、有效、多層次的按順序排列，不再需要對它進行象普通白紙文件那樣的簡單整理分類。不同的客戶可以根據不同的需要，利用電腦自動化系統對電腦上的文件進行自由分類組合。三是電腦里的文件保存價值同時取決于仲裁案件其我價值的實現，其判斷的程序、本身的內容及價值都發生很大變化，原來的仲裁檔案價值也將隨之擴大，要分析電腦中的文件的操作系統。要根據以前的檔案價值鑒定理論，仲裁文件應依據自我價值和價值確定保管其中的期限，而電腦中的文件一是由于方便完成，將產生比以往更多的文件，二是由于客戶的需要，數據信息不斷地改進和加入，因此很難確定一個完整的保管年限，況且電腦中文件的自身價值還不能保證。因此，其確認、管理方法更無法來下結論。

二、做好仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

為了更好地發揮仲裁檔案的作用，著力加強和規范勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，進一步完善仲裁電腦中的檔案管理可以按照以下辦法：一是實現電腦中的仲裁檔案管理由一個人專門負責。做好仲裁電腦中的文件歸檔處理工作，實施電腦文件管理長遠目標。通過技術加工處理，將已歸檔的電腦中的文件改為在電腦中可閱讀文件，即只能讀不能改寫的文件，從而區別和保護電腦文件的最原始結構，保證電腦文件的可靠性，使之與象白紙文件一樣發揮效用。同時設置專門檔案員具體負責檔案文書材料的整理、立卷、歸檔、保管等工作。將檔案管理責任落實到個人，有利于提高立卷、歸檔的質量和效率，杜絕結案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不歸檔等現象。二是使檔案管理向多個方向發展。伴著電子文件的加入，仲裁檔案種類在豐富化，其簡單工作和基礎工作也都具有各自的特點了。因此，在原有結構基礎上，又增加了一項檔案電腦信息內容，就構成多種空間，形成了電腦化的管理結構。推進仲裁檔案整理規范化。仲裁檔案做到一案一卷，分正卷、副卷兩部分立卷。在組卷整理時，做好材料的篩選、檢查和修補工作，確保材料齊全、手續完備、格式規范。正、副卷均按照案卷目錄將各類文稿排序、編碼、組卷、裝訂，做到科學編目、利于檢索。三是嚴格仲裁檔案保管制度。仲裁檔案實行統一保管、專人負責，檔案管理員定期對歸檔情況進行檢查，按照規定的保管期限保管仲裁檔案。仲裁檔案管理人員要忠于職守、熟悉法律業務、嚴格把關、嚴守秘密，積極認真地做好仲裁人事檔案的收集、整理、計算機錄入、轉遞、保管和統計等工作。檔案收集要嚴把歸檔質量關，收集和轉遞應做到及時、完整、手續完備；整理要求對歸檔手案卷及時蓋歸檔章，核定保管期限；計算機錄入要將年度仲裁行政文書、業務等檔案全部輸入計算機，并打印成索引目錄、全引目錄；保管要做到月檢查、年清點，統計工作要做到數據準確、內容完整，上報及時并將報表歸檔保存。建立健全仲裁檔案內外查閱、借調等檔案使用制度。建立檔案利用臺賬，嚴格查閱、借調登記制度和歸還檔案驗收手續。四是管理仲裁檔案人員知識構成的改革近在眼前。仲裁檔案人員要適應電子技術和檔案事業的近幾年發展趨勢必須采取積極措施做好更新知識，適應新的電腦技術的成果，使專職檔案人員擁有豐富的專業知識，以適應在新形勢下仲裁發展的需要。

三、結語

加快仲裁檔案人員知識的培訓和創新，多種途徑、多個層次培養檔案人才，是仲裁檔案工作迎接這場電子信息變革最根本的辦法。在仲裁院領導的高度重視和細致部署下，通過以上幾個方面的努力，必將實現仲裁檔案管理規范化，更好地發揮仲裁檔案的作用，為人民群眾提供方便。

參考文獻：

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[2]索一琳；電子檔案管理初探[J]；秘書之友；2003年07期。

[3]韓杰；淺談電子文件和電子檔案管理的幾個問題[J]；安陽師范學院學報；2003年06期。

檔案管理及制度范文第5篇

（一）嚴格文書檔案室管理制度，無關人員不得入內查閱、翻閱文件，隨手關門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

（二）切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統一到指定地點粉碎，不得另行處理。

（三）負責各類發文的編號、登記、印發，做到準確、無誤。

（四）及時做好各種來文的登記，按規定程序分別送局領導、中層干部傳閱，做到當日收文，當日傳閱，及時收回。

（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復、不零亂，文件資料完整，查找方便。

（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔；因工作需要調閱檔案，須經局領導同意，閱后及時歸還。

文件收發、傳閱、立卷歸檔管理制度

（一）發文：因工作需要應由局名義對外行文（函、通知、答復件、上報請示件等），先由有關科（室）提出要求，對于需要協調和解決的事項，事先進行協調，取得一致意見。然后有關科（室）擬定行文稿件（包括發文稿紙上的有關項目），送辦公室審核認可，并在核稿上簽字后，報局領導簽發。再由辦公室登記編定發文號，打印的稿件經有關科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領導審核來文是否受理，對應轉辦的文件要及時轉交，在此基礎上提出擬辦意見，分送領導及有關科（室）閱讀或對應辦的事項作出批示。

（三）傳閱：根據領導的意見需傳閱的文件，由辦公室負責收發的同志依次送有關科（室）和有關人員傳閱，傳閱文件一般做到當天送達，當天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

（四）承辦：需要承辦的文件根據領導批示，由辦公室及時轉交給有關科（室）或有關同志，按照要求及時辦理；超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結束后，將辦理結果書面交辦公室，需要答復對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領導審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉給需提出擬辦意見的文件，辦公室應及時報送局領導，簽署意見后，直接送交轉給有關部門。

（五）立卷：收發的文件一般按照收發序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。

（六）歸檔：按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時落實防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調閱檔案須經局領導同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

（七）保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

（一）為認真落實局長辦公會議決定，局領導批示和上級交辦的任務，及時反饋有關信息，特制定本制度。

（二）督查反饋的具體工作由辦公室負責。根據局領導意見對應辦未辦的事項，由辦公室發出督查通知單，有關科（室）根據要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復雜、工作過程較長的任務，無法按時辦理的事項要及時向局領導匯報。

（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規定時間內，應向辦公室作出反饋，并根據需要答復對方當事單位或當事人，辦公室應及時將督查事項的辦理情況向局領導匯報。

（四）各科（室）書面通過辦公室向局領導提出要求或請示的，由辦公室在三個工作日內將領導批復或不能批復的原因及時作出反饋。