高效檔案管理

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高效檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：科技檔案管理 高效 創(chuàng)新

1 概述

科技檔案是對于科學(xué)技術(shù)與科學(xué)研究成果進(jìn)行保留的重要依據(jù)，具有重要的價(jià)值，是科學(xué)研究成果的重要表現(xiàn)形式。科技檔案資源是將科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力與經(jīng)濟(jì)價(jià)值的重要資源。科技檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的發(fā)展水平。科技檔案記錄了企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)的研究過程，是對于社會(huì)改造過程記錄的重要依據(jù)，也體現(xiàn)了企業(yè)整體的技術(shù)水平。與此同時(shí)，科技檔案也是國家的重要資源，是國家科學(xué)技術(shù)水平的標(biāo)志，也是歷史的傳承。無論是國家或者是企業(yè)單位，都要做好科技檔案管理工作，從而更好的利用科學(xué)技術(shù)來創(chuàng)造更高的效益，完成技術(shù)的發(fā)展，造福于后世。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展主題是可持續(xù)發(fā)展，而科技檔案管理工作就是實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

現(xiàn)代社會(huì)是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，掌握了科學(xué)技術(shù)信息，就掌握了提高技術(shù)水平的關(guān)鍵。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，使得人們的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識不斷加強(qiáng)，科技檔案的價(jià)值逐漸的被人們所認(rèn)識。科技檔案的管理工作，已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，并且逐漸的與企業(yè)檔案管理工作相分割，成為與企業(yè)生產(chǎn)密切相關(guān)的工作內(nèi)容。科技檔案中包含著珍貴的信息，對于企業(yè)發(fā)展有著重要的意義，是企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的根本，是企業(yè)的核心價(jià)值。筆者就職于供電公司，主要負(fù)責(zé)從事檔案的收集、整理、輔助查閱、管理等工作。下文通過筆者的日常工作的實(shí)踐，從管理與服務(wù)兩個(gè)方面來分析構(gòu)建高效的科技檔案管理體系的對策。

2 建立高效的科技檔案管理體系的對策

2.1 管理創(chuàng)新 對于現(xiàn)有科技檔案管理工作中，首先要實(shí)現(xiàn)科技檔案的管理創(chuàng)新，通過提高管理水平，從而達(dá)到建立一個(gè)高效科技檔案管理體系。現(xiàn)代社會(huì)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)不斷的深入，各行各業(yè)都受到了巨大的影響，全球信息化的趨勢也逐漸影響到了科技檔案管理工作。在國際社會(huì)上，信息化管理方式已經(jīng)成為了提高科技檔案管理工作效率的重要舉措。對于科技檔案管理工作開展信息化建設(shè)，是現(xiàn)代科技檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是科技檔案工作發(fā)展的需求。

科技檔案管理信息化，是在檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)信息化的錄入、采集、編輯、查閱、儲(chǔ)存、檢索，可以明顯的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與高效傳遞。與此同時(shí)，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體設(shè)備，可以更好的對科技檔案資料進(jìn)行保存，并且更好的對圖表、文字等記錄進(jìn)行說明和反映。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作中，科技檔案的體積較大，查閱效率低，補(bǔ)充與修改上存在很大的不便。信息化的科技檔案管理方式，可以將傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并且以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，提高了檔案管理形式的多樣化與高效化。與此同時(shí)，信息化的管理方式可以提高科技檔案的利用效率，更好的實(shí)現(xiàn)科研成果的共享與轉(zhuǎn)讓，真正的發(fā)揮檔案資料的作用。科技檔案只有實(shí)現(xiàn)信息交流，才能保證其檔案保持的價(jià)值。信息化的管理模式可以提供遠(yuǎn)程訪問與管理的平臺(tái)，更好的實(shí)現(xiàn)信息資料的修改與收集，減少了時(shí)間、地點(diǎn)的限制，并且便于實(shí)現(xiàn)高效的查閱、歸檔與整理。另外，信息化的科技檔案管理模式，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案歸類的科學(xué)化，并且建立合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，有效的解決現(xiàn)有檔案管理混亂的問題，實(shí)現(xiàn)了科技檔案管理的高效性。

檔案管理工作對于企業(yè)有著重要的意義，在管理上還要注重實(shí)現(xiàn)管理模式的流程化與規(guī)范化。檔案管理工作在多數(shù)企業(yè)單位中，是相對獨(dú)立的管理部門，與其他業(yè)務(wù)部門組織結(jié)構(gòu)上存在界限，并且大多數(shù)由行政部門進(jìn)行管理。這種結(jié)構(gòu)上的分離，使得檔案管理工作與實(shí)際業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門產(chǎn)生銜接不緊密的情況。在檔案管理工作中，要建立科學(xué)合理的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)合作管理，保證檔案管理工作的連續(xù)性。在進(jìn)行科研過程中，科技檔案與普通檔案的性質(zhì)有所不同，其應(yīng)該具備良好的可擴(kuò)充性與廣泛應(yīng)用，其使用頻率較普通檔案更高。另外，科技項(xiàng)目與普通業(yè)務(wù)項(xiàng)目不同，參與研究的部門與人員數(shù)量較多，流程化的管理模式可以使得參與人員的職責(zé)更加明確，有助于提高整體科技項(xiàng)目的工作效率。

2.2 服務(wù)創(chuàng)新 以往科技檔案僅僅是作為對科技成果的保存，難以有效的與科研部門和其他部門產(chǎn)生互動(dòng)，檔案管理工作過于被動(dòng)，服務(wù)不到位。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，服務(wù)缺乏良好的創(chuàng)新意識。新時(shí)期的科技檔案管理工作對于檔案的開放性要求很高，必須要保證信息更好的進(jìn)行應(yīng)用，充分體現(xiàn)科技檔案信息的價(jià)值。在進(jìn)行科技檔案管理中，要不斷的提高服務(wù)意識，并且對于檔案資源的管理上應(yīng)以需求為導(dǎo)向，構(gòu)建良好的服務(wù)體系。

科技檔案管理工作中，管理人員要加強(qiáng)信息的主動(dòng)采集，提高科技檔案的資源豐富程度，并且加強(qiáng)對于各部門之間的交流協(xié)作，提高科技檔案信息采集的系統(tǒng)性。另外，還要加強(qiáng)對國外先進(jìn)服務(wù)模式的學(xué)習(xí)，促進(jìn)本單位的管理服務(wù)水平的發(fā)展。對于科技成果的交流上，要加強(qiáng)宣傳與推廣，讓研究人員更高的認(rèn)識到科技檔案的重要性，并且促進(jìn)科研人員與科技檔案管理人員的交流配合，提高檔案管理工作的效率。在檔案管理信息化建設(shè)中，提供更多種類的查詢服務(wù)，為科研人員提供更好的服務(wù)。

檔案管理工作還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，建立信息化的檔案管理平臺(tái)，并且建立內(nèi)部檔案局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息的互動(dòng)互聯(lián)。對于科技檔案的管理上，要提高重視程度，加強(qiáng)對管理工作的投入，確保科技檔案管理工作的開展具備良好的基礎(chǔ)。另外，還要注重提高科技檔案管理工作的安全性，完善安全保護(hù)體系，對于科技檔案信息的共享與保密范圍進(jìn)行精確的劃分，嚴(yán)格控制機(jī)密檔案的查閱。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，科學(xué)技術(shù)的價(jià)值得到重要的體現(xiàn)。科技檔案是科技發(fā)展的重要基礎(chǔ)，其管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，對于新的問題進(jìn)行解決。在管理體系的建設(shè)上，要實(shí)現(xiàn)信息化、流程化與規(guī)范化，提高檔案管理人員自身的認(rèn)識，認(rèn)識到科技檔案管理工作與普通檔案管理工作的不同，構(gòu)建高效的科技檔案管理體系，從而更好的服務(wù)企業(yè)與社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉慶梅.企業(yè)檔案編研工作的問題及對策[J].城建檔案，2006（10）.

[2]宋敏.加強(qiáng)科技檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].電動(dòng)工具，2011（01）.

[3]彭麗君.對創(chuàng)新建設(shè)系統(tǒng)檔案工作的思考[J].城建檔案，2008（11）.

高效檔案管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊；⑤電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財(cái)務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。

二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理

1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。

2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能

高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重

要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動(dòng)，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。

盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

參考文獻(xiàn)：

高效檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動(dòng)硬盤等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計(jì)算機(jī)程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對計(jì)算機(jī)的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實(shí)體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測員，做到定期對檔案管理程序進(jìn)行檢測、更新與維修，對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測與維護(hù)，對那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、小結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢，正確認(rèn)識并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

高效檔案管理范文第4篇

從管理模式來說，高校檔案管理可以分為綜合管理與分類管理。高校檔案綜合管理是將學(xué)校的各類檔案集中起來進(jìn)行管理的方式，相較于分類管理，它有獨(dú)特的優(yōu)勢，是目前較為普遍的一種管理模式。鑒于筆者單位也對檔案采用綜合管理，因此，困于目前高校檔案管理存在的一系列問題，制約和束縛了其檔案信息的開發(fā)利用的現(xiàn)狀，本文將對檔案綜合管理中的問題作一剖析，并對如何開發(fā)利用檔案信息提出相應(yīng)建議。

一、綜合檔案管理及其功用

近幾年來，高等學(xué)校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)了高校檔案的集中統(tǒng)一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個(gè)整體實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

高校檔案管理綜合檔案管理可以統(tǒng)籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發(fā)展。它將各業(yè)務(wù)部門的資料文獻(xiàn)進(jìn)行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴(kuò)大檔案的利用面。同時(shí)，實(shí)行綜合管理，使學(xué)校可以將其作為一個(gè)專門部門，配備具有專業(yè)素質(zhì)的專門人員進(jìn)行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。

二、高校綜合檔案管理的問題

高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學(xué)校體制改革、教學(xué)、科學(xué)研究、評定職稱、落實(shí)政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。但也應(yīng)當(dāng)看到目前高校綜合檔案室建設(shè)還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務(wù)觀念上還是人員素質(zhì)、環(huán)境建設(shè)等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足

由于檔案的價(jià)值不能立即顯現(xiàn)，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案工作的態(tài)度，這反映了領(lǐng)導(dǎo)層對學(xué)校檔案工作的重要性認(rèn)識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認(rèn)識到做好檔案工作會(huì)更好地促進(jìn)全校各項(xiàng)工作，致使學(xué)校的檔案工作長期以來進(jìn)展緩慢，資金、設(shè)備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。這嚴(yán)重影響了檔案管理、保護(hù)及服務(wù)工作的正常開展，制約著檔案價(jià)值的體現(xiàn)。

2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。

目前高校檔案信息資源的開發(fā)和利用還處在一種封閉和半封閉狀態(tài)，檔案利用范圍主要局限于高校內(nèi)部，這很大程度上是由于傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念的體現(xiàn)。這種長期以來封閉保守、墨守成規(guī)的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強(qiáng)調(diào)保密，束縛了檔案工作者的開拓和創(chuàng)新精神，抑制了檔案信息資源的流通。

3.人員整體素質(zhì)不高

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代對檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人在工作素質(zhì)上不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案人員綜合素質(zhì)低下，將嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平。這主要表現(xiàn)在：不少檔案人員缺乏專業(yè)知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學(xué)術(shù)成果與史料無法進(jìn)行深加工；缺乏運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業(yè)務(wù)水平亟待提高。

4.管理手段落后，對檔案信息開發(fā)利用率低下。

由于經(jīng)費(fèi)不足、人員素質(zhì)低等原因，檔案管理中對于現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用程度顯低。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計(jì)算機(jī)的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，部分的管理工作還是傳統(tǒng)的手工操作。

目錄的存儲(chǔ)與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發(fā)。社會(huì)發(fā)展需要我們把目光放到更高層次的信息開發(fā)上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學(xué)成果、人才檔案等資源進(jìn)行創(chuàng)造性的加工與濃縮，這需要充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，改善檔案管理手段落后的局面。

三、高校綜合檔案管理的開發(fā)利用

1.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識

更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發(fā)利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面來說，要充分認(rèn)識視檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變過去認(rèn)為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學(xué)校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動(dòng)上雙雙進(jìn)行落實(shí)，這是檔案管理得以發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動(dòng)等待的思想，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的思想，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識，切實(shí)加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用與價(jià)值。

2.提高檔案人員的素質(zhì)

要使檔案最大程度地得到開發(fā)利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理工作向深層次發(fā)展的要求，檔案工作人員只具有單一的業(yè)務(wù)知識已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發(fā)利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進(jìn)行檔案信息的采集、組織和儲(chǔ)存，而且要求檔案管理人員有市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進(jìn)行研究、開發(fā)與運(yùn)營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業(yè)素質(zhì)，又要會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時(shí)期的檔案工作人員，就要積極調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，提高自身素質(zhì)，這樣才能更好地發(fā)掘檔案的價(jià)值，更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。而從學(xué)校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業(yè)扎實(shí)，業(yè)務(wù)精湛的人員來從事檔案管理工作。

3.運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，做好檔案開發(fā)，提高利用率。

要發(fā)揮檔案的作用，開發(fā)檔案信息資源，就要善于運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段。對于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，不能只滿足于單機(jī)的信息存貯與查尋，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價(jià)值。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息事業(yè)奠定了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以用支持檔案信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開發(fā)、網(wǎng)上檔案室形象等方面實(shí)實(shí)在在下工夫。通過擴(kuò)大上網(wǎng)檔案資料的數(shù)量，建立一個(gè)統(tǒng)一的全國高校檔案網(wǎng)絡(luò)，充分利用高校資源優(yōu)勢，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

4.完善檔案管理制度，引入競爭機(jī)制，為檔案開發(fā)利用提供保障

檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關(guān)。從完善制度入手，引入競爭機(jī)制，是檔案工作改革和發(fā)展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機(jī)制，把崗位職責(zé)、工作實(shí)績與經(jīng)濟(jì)利益結(jié)合起來，改變干與不干一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣的傳統(tǒng)管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵(lì)機(jī)制，從而充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的工作積極性，促使人員想方設(shè)法提高服務(wù)意識，增加服務(wù)熱情，提高檔案的開發(fā)利用率，促進(jìn)檔案部門服務(wù)高校與社會(huì)的效益

高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發(fā)利用率，是現(xiàn)代社會(huì)對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校在意識與行動(dòng)層面均將檔案管理納入學(xué)校管理之中。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃堅(jiān)，檔案信息開發(fā)概論[M].福建:福建科學(xué)技術(shù)出版社,1995.

高效檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/ki.16723198.2016.14.023

1高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

在高校學(xué)生檔案管理中存在著很多問題。學(xué)生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內(nèi)容看主要表現(xiàn)在，社會(huì)活動(dòng)和學(xué)習(xí)成績，學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展顯現(xiàn)的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和管理人員的綜合素質(zhì)提高；管理專業(yè)技能的有待提高，管理檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化不夠?qū)I(yè)；制度方面跟不上時(shí)代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學(xué)生的信息傳遞造成了一定的影響。

1.1高校學(xué)生檔案管理技能人才的缺失

根據(jù)時(shí)代的發(fā)展科技進(jìn)步高校要學(xué)生檔案管理工作，就要有管理學(xué)生檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。在當(dāng)代我國高校學(xué)生檔案管理，大多數(shù)工作人員沒有專業(yè)的學(xué)生檔案管理培訓(xùn)。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現(xiàn)代科技信息接受能力相對較弱，且對學(xué)生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學(xué)生檔案工作不夠重視，不能跟上時(shí)代的發(fā)展和潮流，從而制約著高校學(xué)生檔案管理面向現(xiàn)代化和國際化發(fā)展。

1.2檔案管理制度存在的問題

根據(jù)我國檔案管理法，相對指定高校學(xué)生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內(nèi)容，沒有明確指出操作的具體實(shí)踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責(zé)，沒有做到讓管理員有依有據(jù)的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時(shí)也是制度的不完善造成工作人員對學(xué)生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。

1.3高校學(xué)生檔案管理相對落后

科技信息發(fā)展水平不斷的提高，高校學(xué)生檔案管理工作也能迅速發(fā)展運(yùn)用到高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中去。然而高校工作人員的意識不到，導(dǎo)致了高校學(xué)生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強(qiáng)度越來越大，工作效率越來越低，相應(yīng)的影響了整體的發(fā)展作用，促使其他利用檔案的有關(guān)部門和院校，不能共同的發(fā)展，影響了充分共享的效果，制約了學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展。

1.4缺乏當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理思想意識

當(dāng)代高校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生檔案管理相關(guān)工作人員對學(xué)生檔案管理工作的意識和態(tài)度都不是十分的重視，經(jīng)過實(shí)踐和工作中可以看出他們認(rèn)為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實(shí)際的價(jià)值，在缺乏學(xué)生管理意識情況下，投入人力物力財(cái)力來結(jié)合現(xiàn)代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實(shí)現(xiàn)的，這樣就營銷了高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。促使了高校學(xué)生檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)和高校學(xué)生檔案管理意識上的錯(cuò)誤，缺乏積極主動(dòng)創(chuàng)新的精神。

2面對當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理存在問題的決策

2.1建立高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

建立標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的管理高校學(xué)生檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理信息化。利用現(xiàn)代科技信息和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開發(fā)人才建立符合當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。按照當(dāng)代現(xiàn)代信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立系統(tǒng)。如：歸檔內(nèi)容，安全維護(hù)，數(shù)據(jù)信息的采集，學(xué)生在校期間的各個(gè)環(huán)節(jié)，有需要記錄檔案的都需要納入系統(tǒng)當(dāng)中去。其目的是規(guī)范檔案管理人員的操作性強(qiáng)，辦事效率高，更重要的是做好了與教學(xué)工作和學(xué)生相關(guān)工作部門的信息化系統(tǒng)對接。匯總學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當(dāng)代社會(huì)的需求。

另外還要加強(qiáng)高校檔案管理系統(tǒng)安全問題，建設(shè)強(qiáng)有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。

2.2當(dāng)代高校檔案管理人才需要培養(yǎng)

檔案管理人員的培養(yǎng)可以提高檔案管理質(zhì)量，也能夠提高管理效率。加大對學(xué)校各個(gè)部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓(xùn)專業(yè)技能知識也要培訓(xùn)管理人員綜合素質(zhì)問題是十分必要的。綜合素質(zhì)和管理技能要跟上當(dāng)代信息發(fā)展的需求。培訓(xùn)當(dāng)代科技信息內(nèi)容，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，檔案管理專業(yè)技能，學(xué)生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓(xùn)逐步符合當(dāng)代檔案管理的需求，主動(dòng)認(rèn)識和學(xué)習(xí)到檔案管理工作也是不容忽視的主要內(nèi)容，讓其認(rèn)識到檔案管理的重要性。

2.3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理意識需要提高

有了健全的機(jī)制和管理辦法，不是擺設(shè)而是要運(yùn)用到實(shí)際當(dāng)中去，潛移默化的過程進(jìn)行提高檔案管理意識，從領(lǐng)導(dǎo)層面到基層工作人員加大力度，認(rèn)識到檔案管理的重要性。有了學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息了解學(xué)生，也有利于對學(xué)生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據(jù)檔案信息開展學(xué)生的素質(zhì)教育，等各方面培養(yǎng)，還是有著十分重要的意義的。打破常規(guī)的管理意

基金項(xiàng)目：本文系天津師范大學(xué)教育科學(xué)研究基金項(xiàng)目：高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的問題與對策；項(xiàng)目編號：52WT1517；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：陳亞敏；負(fù)責(zé)人所在系別：固有資產(chǎn)管理處。

作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學(xué)碩士研究生，研究方向：高校固定資產(chǎn)管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學(xué)和實(shí)踐當(dāng)中發(fā)揮作用。所以提高高校學(xué)生檔案管理工作還是十分重要的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新研究

3.1加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作

根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合實(shí)際問題進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握學(xué)生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進(jìn)行解決處理。加強(qiáng)學(xué)生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結(jié)合每個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)，充分顯示學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展，使學(xué)生檔案個(gè)性化，能夠反映出學(xué)生的能力和心理變化的內(nèi)容等。

3.2實(shí)時(shí)跟上時(shí)代步伐面對現(xiàn)代化模式

社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會(huì)需求人才也在一直發(fā)生著變化，以往的檔案管理工作和服務(wù)范圍滿足不了現(xiàn)代教學(xué)和以后工作的需要，現(xiàn)在檔案管理只是被動(dòng)的提供信息服務(wù)，對趨勢的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代化模式認(rèn)識不夠充分，對社會(huì)的需求不能發(fā)揮重要職能，所以要及時(shí)的轉(zhuǎn)變管理模式圍繞人才目標(biāo)和培養(yǎng)就業(yè)進(jìn)行檔案管理，適應(yīng)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的模式。

3.3制定高校檔案管理規(guī)范制度

建立完善的管理制度，配合規(guī)范的當(dāng)代管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統(tǒng)和管理規(guī)范制度來操作，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，促使檔案管理有依有據(jù)，有制度可循，規(guī)范的制度需要配合高素質(zhì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的操作和管理，加強(qiáng)管理員和領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)。掌握和熟悉規(guī)章制度及當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

總之，當(dāng)代高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價(jià)值。在高校學(xué)生檔案里記錄著學(xué)生的個(gè)人履歷和思想品德及學(xué)習(xí)成績；健康狀況；社會(huì)關(guān)系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學(xué)生的方方面面，以便走向社會(huì)，可以作為考核的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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