電子政務(wù)檔案管理
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電子政務(wù)檔案管理范文第1篇
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其他應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其他信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息化的標準化程度相對比較低，造成應用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點：
一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的珍貴檔案。由于多頭管理，各有歸檔方法與規(guī)范，甚至有管理體系和政策上的不同，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨委、人大、政府、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應用技術(shù)體系不斷升級、換代，使標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年歷史的檔案必須解密或降密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。
標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務(wù)的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不是過去辦公自動化（OA）、政府信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。政府機構(gòu)利用計算機開展OA應用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。
一方面，電子政務(wù)是構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，能夠直接為社會和公眾提供服務(wù)、履行政府職能的公共行政管理工具，改變了以往建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上的OA系統(tǒng)只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)為社會、公眾服務(wù)的更高層應用目標。同時，電子政務(wù)本身還成為政府政務(wù)優(yōu)化、業(yè)務(wù)重組、管理創(chuàng)新和機構(gòu)改革的技術(shù)保障和驅(qū)動力。
另一方面，基于互聯(lián)網(wǎng)、功效等同于手跡和印鑒的電子簽名得到廣泛應用，使電子政務(wù)具有了在互聯(lián)網(wǎng)上的“虛擬社會”中最基本的電子信任體系，使網(wǎng)上進行的社會活動有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。
在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實需要創(chuàng)新。
從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國“9?11”事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復。說明當前檔案資料管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗，接受教訓，就不可能加速這項建設(shè)的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮到它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時部署。一是解決電子證書在電子檔案管理中的應用問題。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應用和管理，需要依靠電子證書來確保電子檔案的完整性和不可抵賴性。二是建立政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)，這是完全不同于以往數(shù)據(jù)安全概念的新事物，絕非什么“雙機熱備份”之類的數(shù)據(jù)安全技術(shù)可以勝任，它要求的是全方位的創(chuàng)新，首先是檔案管理的創(chuàng)新，例如它不可能由各檔案管理部門分頭各自建設(shè)。電子文件和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的惟一的物質(zhì)回報，是極其寶貴的信息資源。三是標準化、規(guī)范化推進，這是難中之難，但沒有它就不可能有電子檔案，其中的核心問題是如何解決電子數(shù)據(jù)易用性和數(shù)據(jù)庫復雜性之間的矛盾。四是法律保障，只有在立法條件下，才有可能真正推動電子檔案的研究、發(fā)展和實施。我們應該以全新的理念、縝密的措施、科學的方法，從建設(shè)之初，從檔案管理的全局出發(fā)，自上而下地，有領(lǐng)導、有步驟地就構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)開展腳踏實地的工作。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設(shè)應該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點和目標，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應推動國家電子政務(wù)建設(shè)。因為，電子政務(wù)的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策略。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。
1． 積極納入國家信息化領(lǐng)導、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應當自覺納入國家信息化領(lǐng)導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用電子證書就應在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應用。
2． 與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府的文檔數(shù)據(jù)備份，可以毫不夸大地說，至今還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。要求每個政府機構(gòu)都建立復雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)既不可能，也不合理。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構(gòu)的問題。但是黨政等重要機構(gòu)如何解決，值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機構(gòu)必須結(jié)合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備管理和解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作范圍出發(fā)，主動承擔起新職能。或者在國家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。
3． 遵循標準，推進標準，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，本單位的管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也有成效，但不具有通用性，使這些珍貴檔案在最終歸于國家后，無法供他人使用，最終證明這種管理是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制訂需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領(lǐng)導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。
4． 注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。政府機構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在建設(shè)中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導下，按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。
電子政務(wù)檔案管理范文第2篇
電子政務(wù)是現(xiàn)代信息技術(shù)與政府機構(gòu)建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息化人才，也包括政府信息化建設(shè)中的各類法規(guī)標準體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關(guān)鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會化趨勢；二是電子政務(wù)對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺，電子政務(wù)環(huán)境是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來整合各個信息孤島，以實現(xiàn)對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構(gòu)間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應用上來滿足社會對檔案信息的多種應用。如利用4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成隨時隨地的接入，實現(xiàn)快速檢索及應用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費更多的時間和物質(zhì)成本。電子政務(wù)環(huán)境下突破了時空局限，并從信息資源、技術(shù)資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。
二、電子政務(wù)環(huán)境下我國檔案信息綜合運用現(xiàn)狀
檔案信息是人類智慧的結(jié)晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務(wù)環(huán)境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對于電子政務(wù)環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機關(guān)職能轉(zhuǎn)變和深化機構(gòu)改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關(guān)建成了網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，并在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農(nóng)等12個業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了關(guān)聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺規(guī)范了我國電子政務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現(xiàn)，以檔案管理信息化服務(wù)為主體的電子政務(wù)環(huán)境，將網(wǎng)絡(luò)信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發(fā)，特別是對政府網(wǎng)站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構(gòu)政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務(wù)中加強了政府與公眾間的互動。可見，電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合管理，應該從構(gòu)建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。
三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向
電子政務(wù)環(huán)境為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，但在檔案信息整合與電子政務(wù)信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機構(gòu)在中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)計類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務(wù)信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設(shè)及各類檔案館信息化建設(shè)的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務(wù)信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結(jié)合時間、價值、內(nèi)容等不同標準進行歸類，從而實現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，由于經(jīng)費等因素的影響，整個建設(shè)進度較為緩慢，對于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設(shè)規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)采用相關(guān)站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設(shè)伊始就加強數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結(jié)構(gòu)模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構(gòu)數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴重、對于各檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對于電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關(guān)鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應對。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進行整合，優(yōu)化電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數(shù)字化檔案信息特點及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源交換平臺，切實從分散異構(gòu)的檔案信息資源庫中進行技術(shù)優(yōu)化，實現(xiàn)有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態(tài)性和可持續(xù)性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實現(xiàn)各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務(wù)效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設(shè)中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務(wù)環(huán)境下，圖書、情報信息的資源整合，以構(gòu)建政府行政與檔案信息一站式服務(wù)格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構(gòu)、檔案信息服務(wù)機構(gòu)以及圖書、情報機構(gòu)間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強化信息交換，構(gòu)建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強化對數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級檔案機構(gòu)自身網(wǎng)站建設(shè)的推廣，在對外進行檔案信息服務(wù)的同時，應該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。
四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策
在進行檔案信息資源開發(fā)及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術(shù)優(yōu)勢及電子政務(wù)信息化發(fā)展契機，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務(wù)、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個方面。
（一）注重專業(yè)隊伍建設(shè)，深化校企合作
2008年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構(gòu)建高效數(shù)字化檔案資源建設(shè)中，積極組建專業(yè)隊伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設(shè)小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓，強化對信息化檔案業(yè)務(wù)知識及技能的學習，提升團隊的業(yè)務(wù)水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術(shù)服務(wù)來優(yōu)化工作重心，促進整個檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進行。
（二）積極組建軟硬件平臺，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運用環(huán)境
檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環(huán)境的支撐，在硬件平臺建設(shè)上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業(yè)務(wù)需求，配置了2臺HP服務(wù)器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復印機2臺，為全校檔案信息化建設(shè)提供了硬件保障。在軟件建設(shè)上，結(jié)合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結(jié)構(gòu)更加開放，系統(tǒng)維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設(shè)置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運用為指導，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。
（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實施
依據(jù)全宗管理理念，對于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)流程進行全面優(yōu)化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統(tǒng)計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結(jié)合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統(tǒng)計，對歷屆畢業(yè)生的學習成績、登記表進行掃描與統(tǒng)計，對相關(guān)文件的索引目錄進行掃描與統(tǒng)計，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實現(xiàn)模糊查詢。如輸入學生信息上的某一關(guān)鍵詞，將會顯示與之相關(guān)的錄取名冊、畢業(yè)登記表及成績等信息。對院校相關(guān)的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應用。需要強調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，針對舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對照與核實，依據(jù)《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關(guān)數(shù)據(jù)庫資料進行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進行整理與核實，以實現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。
（四）實現(xiàn)檔案信息管理應用與學校OA系統(tǒng)的在線對接
檔案管理系統(tǒng)軟件平臺建設(shè)，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對接上，更好地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構(gòu)建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術(shù)的應用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復的工作強度限制，利用計算機輔助技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節(jié)省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。
（五）構(gòu)筑安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺
電子政務(wù)檔案管理范文第3篇
[關(guān)鍵詞]電子政務(wù)；檔案管理；安全保障
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.132
[中圖分類號]G271；D63 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01
1 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問題
1.1 文件歸檔存在的問題
電子文件歸檔中存在的問題可以分技術(shù)障礙、管理缺陷兩方面。
（1）技術(shù)層的障礙。主要體現(xiàn)在3個方面：①業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務(wù)，應當具備低冗余、高效率的特點，而檔案管理則因其要保證在較長年限內(nèi)的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務(wù)系統(tǒng)可擴展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對數(shù)據(jù)的管理權(quán)限上，業(yè)務(wù)部門比檔案部門更加完整，但是，當清除積存數(shù)據(jù)導致鏈接變動時，檔案部門可能不能及時找到所需的檔案，從而影響了管理和維護的進度。
（2）管理上的缺陷。①管理權(quán)限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務(wù)部門中的，所以業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限應比檔案部門的更大；②責任主體不明確。電子檔案的管理權(quán)限實際上是由檔案、業(yè)務(wù)部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認責任歸屬。
1.2 安全保障不足
現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。
（1）技術(shù)原因。系統(tǒng)的技術(shù)水平直接關(guān)系著電子檔案的安全性，一旦存在黑客攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設(shè)備發(fā)生故障等情況，均會造成電子檔案的丟失或者損壞。
（2）社會或者自然因素。比如：檔案保管場地自身的條件、火災、地震等因素均會產(chǎn)生很大的影響。
（3）管理上的問題。比如：權(quán)限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。
1.3 整合共享方式不統(tǒng)一
電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構(gòu)的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。
1.4 電子檔案移交不規(guī)范
在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。
（1）檔案的有機聯(lián)系缺失。當前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關(guān)聯(lián)。
（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實施使人們存在備份的依賴心理，導致移交工作的不規(guī)范，進而造成元數(shù)據(jù)的丟失。
（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。
1.5 前端控制和全程監(jiān)管的矛盾
前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對電子文件進行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對前后環(huán)節(jié)進行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實現(xiàn)對前面環(huán)節(jié)的管理。
2 提高電子檔案管理水平的對策
2.1 規(guī)范檔案移交
隨著對檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應當作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案應采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。
在歸檔規(guī)范方面應做到如下四點：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應當將明確并區(qū)分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預防復制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉(zhuǎn)向單套歸檔；③明確檔案移交各個階段中檔案館、檔案室的各自責任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標準規(guī)范，并完善移交的技術(shù)，促進單軌化的轉(zhuǎn)型。
2.2 安全保障措施
電子檔案的安全會受到很多因素的影響，所以，要進行全方位的考慮：①技術(shù)上，強調(diào)自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對檔案管理的法規(guī)、標準進行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。
2.3 整合共享策略
檔案管理工作應從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，因此在信息整合中應做到如下兩點：①明確整合共享的內(nèi)涵，在實踐中基于信息、實體的整合共享聯(lián)系密切，應當把兩種相結(jié)合，形成信息、實體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點和應用的條件。
電子政務(wù)檔案管理范文第4篇
1、電子政務(wù)的服務(wù)功能
電子政務(wù)服務(wù)的核心功能包含以下內(nèi)容：
（1）公共服務(wù)功能。公共服務(wù)功能就是檢測政務(wù)管理水平高與低的重要指標。檔案管理建設(shè)是否合理，是否符合公眾的需要等，都受到政府公共服務(wù)功能的影響。所以，增強檔案管理的公共服務(wù)功能，能夠使政府與民眾聯(lián)系更加密切，真正做到檔案管理取之于民、用之于民。
（2）內(nèi)部服務(wù)功能。內(nèi)部服務(wù)功能主要指政務(wù)內(nèi)部的一種服務(wù)。圍繞檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)通訊、人力資源、安全保密等功能。要想增強內(nèi)部服務(wù)功能，可以通過增強公共服務(wù)功能而形成一種外部拉力。要想提供更好地服務(wù)功能，必須要有良好的內(nèi)部服務(wù)作為支撐。這種來自外部的需求，會對內(nèi)部的合理化、規(guī)范化提出進一步的要求。
（3）部門管理功能。檔案管理不能脫離現(xiàn)實的行政管理要求。結(jié)合政務(wù)日常管理，可以在原有的考核體系中適當增加基于部門管理的職能要求，這樣便可以更好地發(fā)揮檔案管理平臺作用。
2、電子政務(wù)服務(wù)于檔案管理的作用和意義
（1）增強電子政務(wù)服務(wù)功能，是提高檔案管理能力的重要體現(xiàn)。檔案管理工作必須始終服務(wù)于我國政府職能的轉(zhuǎn)變，必須始終服務(wù)于社會公眾，必須始終服務(wù)于促進科學執(zhí)政、民主執(zhí)政、依法執(zhí)政和提高黨的執(zhí)政能力。不斷加強電子政務(wù)的服務(wù)功能，是主動順應我國政府改革發(fā)展趨勢的行動舉措，更是充分保障公民知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)的必要環(huán)節(jié)，對于加強構(gòu)建社會主義和諧社會的能力，將起到極其重要的促進作用。
（2）增強電子政務(wù)服務(wù)功能，是提高檔案管理績效的原則要求。檔案管理強調(diào)“以服務(wù)為主線”，與電子政務(wù)“立黨為公、執(zhí)政為民”的宗旨完全吻合。檔案管理績效評估的側(cè)重點與意義，已經(jīng)不再局限于檔案建設(shè)水平，更多的是在評估各級政府檔案建設(shè)所體現(xiàn)出的應用效果。
（3）增強電子政務(wù)服務(wù)功能，是促進實現(xiàn)檔案改革的重要力量。公眾通過檔案信息化管理，可切實體驗到創(chuàng)建現(xiàn)代服務(wù)型政府的理念和實踐，可以分享政府改革的實際成效。如果檔案管理所呈現(xiàn)的服務(wù)是政府傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式，不能給公眾獲取政務(wù)服務(wù)帶來方便，也就失去了“特色”，公眾就會不認可，不滿意，這樣的檔案管理就必然會失去存在的價值。
二、未來電子政務(wù)服務(wù)于檔案管理的發(fā)展趨勢
1、以人為本，由偏重檔案個體服務(wù)向注重公共服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案管理以服務(wù)公眾為中心，是建設(shè)服務(wù)型政府的內(nèi)在要求，也是電子政務(wù)發(fā)展的必然要求。如果公眾通過檔案管理系統(tǒng)能夠方便享受到政務(wù)信息的服務(wù)，能夠快捷方便地辦理各種服務(wù)，自然也會關(guān)心檔案建設(shè)和發(fā)展，也會積極主動地配合提高政府檔案管理的服務(wù)能力，從而推動服務(wù)型政府的形成。
2、以內(nèi)容為本，加強服務(wù)管理。與傳統(tǒng)實體檔案相比，檔案管理信息化建設(shè)取代了窗口式和部門式的政務(wù)信息服務(wù)方式。目前，我國的檔案管理處于單向的信息管理交互過渡的階段，政府網(wǎng)站的服務(wù)多體現(xiàn)為法律法規(guī)、政府文件，提供辦事指南、表格下載。隨著檔案管理的發(fā)展，社會公眾對于檔案管理的服務(wù)功能期望值在不斷地提高，不僅要求在線服務(wù)的數(shù)量，而且要求在線辦事服務(wù)的質(zhì)量也能相應地提高。社會公眾希望在任何時間、任何地點，都能以多種渠道獲取自己的檔案信息服務(wù)。
電子政務(wù)檔案管理范文第5篇
【關(guān)鍵詞】檔案工作 電子政務(wù) 建設(shè) 影響 對策
現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應用，為我們構(gòu)建電子政府、推進電子政務(wù)發(fā)展提供了難得的機遇，同時也對新時期的檔案工作提供了更大的發(fā)展空間。但機遇往往與挑戰(zhàn)并存，我國我國電子政務(wù)建設(shè)目前正面臨著一些亟待解決且需認真思考的問題，檔案工作也正經(jīng)受著現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的沖擊。新時期的電子政務(wù)如何發(fā)展，檔案工作如何適應新的變化是值得探討和研究的問題。
一、關(guān)于完善電子政務(wù)系統(tǒng)的思路與建議
電子政務(wù)的實質(zhì)是借助成熟的電子計算機和信息技術(shù)為主要手段，建成一個覆蓋黨政機構(gòu)各部門和相關(guān)企業(yè)的應用系統(tǒng)，為領(lǐng)導決策和機關(guān)辦公提供服務(wù)，實現(xiàn)機關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學化，提高辦公效率和管理水平。能否完善電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)框架，在很大程度上取決于能否全員參與、全程管理、全方位確立新的工作思路，并使之付諸實踐。檔案界出于自身的職業(yè)敏感，最先意識到這一問題的嚴重性與解決問題的迫切性，也必將責無旁貸地成為電子時代管理機構(gòu)核心信息資源的主力軍和排頭兵。建議檔案界應針對各級政府電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)疏漏迅速發(fā)出盡快開展“補漏工程”的呼吁，積極介入到電子政務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)之中。既然漏洞涉及諸多方面，“補漏工程”也必須迅速從各方面全方位推進。
一是對信息化、電子政務(wù)的主管部門，強調(diào)電子文件是電子的主要工具和真實記錄，是政府機構(gòu)最重要的信息資源，是機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障。
二是對電子政務(wù)標準制定機構(gòu)，強調(diào)文件、檔案管理標準的制定與貫徹已引起全球的普遍重視。國家檔案局也應參與其間，為電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)嵌入檔案管理功能。
三是對系統(tǒng)設(shè)計和軟件開發(fā)部門，強調(diào)作為機構(gòu)的核心信息資源，文件、檔案管理具有特殊性與特殊要求。 隨著現(xiàn)代化進程的不斷加速，這種要求也在不斷變化，必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)應用引起的機構(gòu)組織方式和管理模式的變革。
四是對文件、檔案管理部門，強調(diào)面對新的工作環(huán)境、面對IT技術(shù)的飛速發(fā)展和普及應用，必須促使機構(gòu)承擔起保管電子文件的職責、制定制度、劃分權(quán)責、規(guī)范方法；檔案人員必須從幕后走向前臺、從“后端”走向“前端”、從紙質(zhì)環(huán)境走向電子環(huán)境、從信息管理走向知識管理……為此，必須更新知識，加強研究，探討“前端控制”、 元數(shù)據(jù)管理等，通過理論和實踐的互動尋找應對舉措。
上述研究雖已取得一系列豐碩的成果，但僅僅是開始，而且遠未得到國家和政府機構(gòu)應有的重視！
二、電子政務(wù)時代全面發(fā)展檔案事業(yè)的對策
第一、對立檔單位的電子文件的形成、運轉(zhuǎn)和信息進行監(jiān)督管理。社會信息環(huán)境發(fā)生巨大變化，檔案和檔案管理活動也發(fā)生變化，電子文件日益增多，文件管理與業(yè)務(wù)活動的聯(lián)系更加密切，其真實性保障更加復雜，電子文件管理需要同時滿足行政管理、生產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理等管理活動過程控制和永久保管真實記憶的雙重要求。電子文件的易更改、易復制、易刪除性和其對軟硬件的依賴性，要求我們必須對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期實行全程管理。
第二、對電子檔案的形成實現(xiàn)“超前”控制。為了確保具有保存價值的電子文件真實可靠且適合保存，有關(guān)保存和歸檔的要求應該在電子文件生命周期的開始階段，即設(shè)計階段作出，隨后一切相應的措施也應在電子文件形成和使用階段采取。這種前端控制是確定電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀、優(yōu)化管理功能的前提和保證。⑦為此，檔案部門要積極介入本地各部門電子文件的形成過程，加強對電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，確保檔案信息的完整性、真實性，發(fā)揮數(shù)字檔案館作為電子政務(wù)數(shù)據(jù)資源庫的作用。
第三、促進檔案信息化建設(shè)，應對信息時代的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)的核心在于全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息資源進行處理加工、科學管理，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。同時加強與信息規(guī)劃部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，搞好檔案信息化建設(shè)。
第四、檔案的命運在很大程度上取決于檔案工作者的水平與責任心。因此，檔案工作者必須尊重檔案科學中的理論和原則，并根據(jù)檔案工作對象的發(fā)展變化不斷豐富和發(fā)展檔案學理論和原則，用于指導檔案工作實踐。面對電子政務(wù)建設(shè)的推進，檔案工作人員應加強對電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學習，加強檔案信息化建設(shè)，并注意對電子檔案實行超前控制。
第五、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。為各部門工作服務(wù)是檔案工作服務(wù)大局的一個重要方向。檔案工作應突破狹窄的文獻工作范疇，樹立全新的信息意識，從滿足現(xiàn)代信息需求的發(fā)展角度思考問題，處理問題。首先，檔案部門可通過政府網(wǎng)為本地黨政機關(guān)提供現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行檔案文件及其他有關(guān)信息的查詢、閱覽服務(wù)，同時也為政府文件的提供了一個統(tǒng)一平臺。其次，檔案部門可加大專題公布檔案信息的力度，向社會公布可提供服務(wù)的專題目錄，有針對性地傳遞檔案信息，有計劃、有目標地捕捉社會需要的熱點，增強服務(wù)工作的敏銳性、主動性。
總之，電子政務(wù)的建設(shè)和發(fā)展，給檔案工作帶來諸多的問題和影響，盡管如此，實施檔案電子化管理還是有許多優(yōu)勢，傳統(tǒng)的檔案管理工作積淀了豐富的史料，提供了許多值得借鑒的經(jīng)驗，比較系統(tǒng)和完善的檔案管理體系，為實現(xiàn)檔案電子化管理提供了重要的基礎(chǔ)條件。電子政務(wù)時代檔案工作的建設(shè)和發(fā)展，則需要我們檔案管理部門以及檔案工作者要與時俱進，大膽地進行觀念創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，積極探索電子政務(wù)時代全面履行檔案工作兩種職能的新思路、新方法，以國家“十五”期間電子政務(wù)發(fā)展為契機，開拓進取，使檔案的收集、整理、存儲和利用等工作適應電子政務(wù)發(fā)展的要求，進一步增強服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，增加服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性，把檔案工作提高到一個新的水平，全面推進檔案事業(yè)的發(fā)展。
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