個人檔案管理辦法

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個人檔案管理辦法范文第1篇

【關鍵詞】高校 學生 檔案工作 “學生類”檔案

2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規性、指導性文件，27號令并未頒布其實施細則，只指出“學生類”檔案的歸檔范圍。“學生類”檔案是否就是學生個人檔案，“學生類”檔案工作如何開展？

目前高校“學生類”檔案工作的現狀

1.國內學者對 “學生類”檔案解析存在很大分歧

一部分學者認為高校“學生類”檔案僅僅是指學生的個人檔案，也就是高校大一新生進校時由招辦提供的，由學生管理部門或檔案機構暫時管理的，學生畢業后又流轉到用人單位人事部門或是人才交流中心的學生人事檔案；而也有部分學者認為“學生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機構長期保存；還有部分學者認為，“學生類”檔案是由學生的個人檔案和十大類中涉及學生個人資料兩部分組成，其中學生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學類中，如增加學生登記表、畢業生登記表等。

2.目前絕大部分高校在27號令下發之后，“學生類”檔案管理工作并沒有實質性進展

27號令下發之前，學生檔案一般是指的學生個人檔案，一般是由高校的學生管理部門進行管理，學校檔案機構并不參與管理。27號令頒布之后，“學生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實施細則，缺乏實際的、可操作性的措施，再加上學生檔案的產生部門較多，內容又較為復雜，同時高校專職檔案人員數量較少。因此，目前絕大多數高校仍然是由學生管理部門管理學生的個人檔案。而檔案機構并未對“學生類檔案”工作有實質性開展。

從“檔案工作的最終目的”看“學生類”檔案內涵

什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學者都不約而同地認為，為利用者提供利用服務是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權指出“做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學生產生的只要是對學校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為“學生類”檔案。為新時期指導高校檔案工作的法規性文獻，將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機構“以人為本” 服務學校、學生和社會的重要體現和新時代的要求。

做好“學生類”檔案工作的幾點建議

1.“學生類”檔案工作的順利開展，領導的重視和關心是關鍵

“學生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關領導給予關心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”。高校校長要批準“學生類”檔案工作制度，要將“學生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財力。

2.“學生類”檔案由高校檔案機構集中統一管理

27號令明確指出“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”。高校檔案機構能更好地收集整理檔案和為利用者服務。一方面，高校檔案機構在實際的工作中更了解學校、學生、社會對“學生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機構工作人員在檔案意識和業務技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。

3.加強對“學生類“檔案的宣傳力度

近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補辦。可以看出，很多學生和用人單位對學生個人檔案不是很重視。高校應該通過各種渠道宣傳“學生類”檔案的重要性：一方面，對內加強對學生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網站、檔案機構網站宣傳“學生類”檔案的內容、價值、重要性等。

4.關口下移，加強對“學生類”檔案材料的收集和規范管理

“學生類”檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，需要有高校檔案機構主導，學院各學生工作部門、管理部門共同協助才能做好。專職檔案人員要經常深入相關“學生類”檔案產生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進行手把手、面對面的技術指導與服務，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關口前移，重心下移”，確保“學生類”檔案歸檔材料規范、齊全、完整。

為學校、學生、社會提供利用服務是開展“學生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機構和學者應充分認識到這一點，在實際工作中有意識地、自覺地開展和改進“學生類”檔案工作方法，才能更好為學校、學生、社會服務。

參考文獻：

[1]劉萍，楊俊.高校大類培養條件下的學生類檔案管理探討[J].長江大學學報（社會科學版），2009，4.

[2]王樂.職業院校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業技術學院學報，2009，3.

個人檔案管理辦法范文第2篇

關鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理

目前高校人事類檔案歸屬現狀學校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負責全校檔案的集中統一保管和開發利用。目前，各高等學校檔案的集中統一管理還沒有一個統一的標準，2008年9月1日開始施行的《高等學校檔案管理辦法》只是明確了高等學校應當成立高校檔案機構，符合設立檔案館條件的要設立檔案館，否則設立綜合檔案室。《辦法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學生個人檔案）是否應該劃歸為學校檔案館管理，這就不可避免地出現了目前各高校檔案管理在集中統一管理的前提下所表現出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現了以下幾種歸屬關系：

除教職工檔案、學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如北京大學、南京大學、內蒙古大學、上海交通大學、吉林大學等；除學生個人檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如山西財經大學;除教職工檔案之外的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如內蒙古大學；含教職工檔案、學生個人檔案在內的所有檔案都集中統一保管在檔案館，如清華大學、武漢大學、重慶大學、西南交通大學等等。

人事類檔案劃歸檔案館管理的前提

筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應該統籌兼顧，長遠規劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責等方面全方位進行調整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時地移交給檔案館；同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰，盡快適應學校對檔案工作的新要求。已經成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產生，維護好學校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應該從以下方面進行調研：

（1）劃歸的必要性 21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術日新月異，各行各業都與信息技術息息相關，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發展信息技術、實現電子校務作為面向現代化教育發展的重要戰略，各高校的信息化建設正在全面展開。隨著學校信息化建設的不斷開展，檔案館高校信息化建設也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應整個學校的改革發展，這就需要我們不斷從發展和需求中尋找創新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發展動力，創造新的業績。高等學校信息資源相當豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事檔案的現代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統一管理，在人、財、物等方面學校可以通盤考慮，統籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復建設的局面，有利于節約經費、人員及庫房和設備，學校可以集中人力、財力、務力來面對信息技術的挑戰，加速檔案管理工作的現代化、標準化、科學化，真正實現高校檔案館網絡化，大力進行網絡資源建設，全面實現檔案資源共享，為學校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化，最大限度地滿足學校和社會的需求。

（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學校檔案集中統一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統一管理呢？所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統一管理的首要條件。

其次，是否協調好與分管人事類檔案部門的關系。以內蒙古師范大學為例，學校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調動、調資、升職、聘任、退休等隨時變動、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學校學生個人檔案歸學生處管理，學生處管理的好處是：由于學生處對評優、評獎學金等有決定權，學生處的發號施令各學院都不能執行，所以學生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協調好各部門之前的關系，做到關系協調，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學校的改革發展發揮力量。

再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發展目標和長遠發展規劃、檔案信息化的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規章制度的建立、內部管理體制的運行、與各有關部門的協調工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了別人也會說那么高的學歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢？實在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產生，保證合并人員很快調整好心態，盡快適應新的工作環境，全身心投入到檔案工作中去。

做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法

（1）必須根據學校情況，從科學發展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經過集體研究討論，達成共識后方可施行。

個人檔案管理辦法范文第3篇

1 學生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數量急劇增加。以一個學生規模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數量。案卷數量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動態管理難度加大。以人為單位組卷需動態管理，即學生在校期間陸續產生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、系別、專業、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。

2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎。學生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學生檔案整合而成，因此，學生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護和管理工作延續性角度考慮，筆者認為，在制訂分類組卷方案時，應充分利用原有管理基礎。

2.2 延續部門立卷習慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質量又減輕了專職檔案員工作量，現已達成共識并形成習慣。為延續下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學生類檔案來源于學校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復雜化的分類與組卷方式都不可取。學生類檔案數量龐大，涉及學生人數眾多，利用價值大，這些特點決定了學生類檔案無論管理還是利用，都要耗費檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學生類檔案更有必要實行簡單化管理。

3 學生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領域分類。根據《高等學校檔案實體分類法》，高等學校檔案采用檔案形成領域分類標準。學生檔案因當時未單獨成類，依其形成領域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實。《辦法》頒布后，從利用學生檔案原有管理基礎和延續部門立卷習慣角度出發，筆者認為，在設置學生類檔案二級類目時，應繼續沿用檔案形成領域這一分類標準。具體做法見下表。

各校可根據本校學生檔案組成的實際情況，調整二級類目設置，比如基建、產品、設備、出版等類別，如確系無學生檔案形成，可不予設置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學生類檔案也應該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據學生檔案數量的多少酌情組卷；從學生類檔案的特點來看，學生類檔案因數量大，組成復雜，來源渠道多，不適合按照文件時間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學生類檔案組卷質量，不排除必要時靈活使用多個文件特征進行組卷。

個人檔案管理辦法范文第4篇

【關鍵詞】企業；人事檔案管理；問題；對策

企業人事檔案管理是企業完善管理制度的重要內容。人事檔案是企業員工重要材料的匯集，是個人成長的記錄，對國家和企業選拔、考察、培養人才具有重要意義。進入21世紀以來，隨著社會經濟的迅猛發展，社會管理制度不斷完善。在企業人事檔案管理方面，傳統的人事檔案管理方法未能充分發揮人事檔案的積極作用，已經不能滿足新形勢下的需求。本人從事企業檔案管理十幾年，對現行人事檔案管理方法有深切的體會，工作中發現諸多問題，認為很多方法急需改進。

一、企業現行人事檔案管理存在的問題

1、檔案重視意識不夠

目前，企業、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業在人事檔案方面的投入少，硬件設施跟不上，以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因為一些企業在檔案管理方面的重視意識不夠，還不能從根本達到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。

在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數非檔案管理專業。檔案管理學的基本知識比較缺乏，而且后期的培訓也未能及時跟進，使檔案管理工作未能按照規范來運轉。另外，一些企業在人才選拔和考核中，未能充分發揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業用人與檔案管理有機配合的人力資源管理機制。

個人方面，普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔，調入單位未能及時將檔案及時調來，因而，往往出現不知檔案在何處的現象。同時，單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料，有些員工未能及時上交歸檔，造成檔案內容不齊全，使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發揮應有的作用。

2、檔案內容不能適應現代人力資源管理的需求

在新形勢下，員工不僅是企業運轉的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據。因此，員工人事檔案內容的完整性、全面性是企業發現人才、培養人才的基本前提。在傳統的人事檔案管理下，將內容劃分為十類，往往突出反映的是企業員工的政治性，內容多為歷史寫實性，但對員工的培養、考核，以及員工的興趣、專長、團隊合作等方面內容則顯得單薄。傳統的人事檔案內容未能全面反映一名員工的發展潛力，對企業發現和培養人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現象。

傳統上的檔案管理將干部和工人分離，實行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內起到了積極的作用，但隨著我國市場經濟體制的確立以及國家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經不能適應新形式的需要。主要體現在：“干部”這一概念比較含混籠統，未能明確予以定義，企事業單位各行各業都普遍采用本詞。新形勢下，“干部”這一詞匯依然不能適應檔案分類管理的需要，因此，繼續按照傳統方法進行檔案分類管理，勢必引起一定的管理混亂。另外，傳統上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢下“以人為本”的理念相左，未能體現社會公平，與企業勞動合同制下靈活的用人機制不相適應，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會倡導的現代企業制度不相符。

3、人事檔案管理不能適應市場經濟下人才的快速流動

在市場經濟下，市場在調節人力資源配置方面發揮的作用越來越突出。人才作為企業發展的重中之重，其流動性較計劃經濟時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發展空間，員工為謀求個人發展，個人選擇越來越多樣化。企業員工在企業之間跳轉過程中，有些企業為了維護本單位利益，不予調出人事檔案等現象頻發。還有的員工檔案意識不強，將個人檔案一直未及時調出。從而形成人檔脫節，造成“死檔棄檔”、“人質檔案”現象，對企業人事檔案管理帶來諸多不便。

4、檔案轉移不方便

長期以來檔案轉移一直沿用“開檔案轉移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設計有它的科學性，但隨著市場經濟的快速發展、人才流動的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅持下去。新形勢下，檔案轉移并不能確保“檔案轉移存根”的及時返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。

二、解決企業人事檔案管理存在問題的對策

傳統的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進和變革，以適應時代變化的需要。我們認為，應該從以下幾個方面入手，逐步解決現有檔案管理中存在的問題。

1、加大宣傳力度，提高企業和個人的檔案意識

個人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養，養老保險、醫療保險等社會醫療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業人事檔案的管理對員工意義重大。企業應該依照國家法律要求，不僅要按照要求對檔案予以保存并進行完善，還應該對檔案管理人員不斷進行培訓，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質量，從而使人事檔案發揮其應有的作用。

2、以人為本，變革檔案管理理念

要使人事檔案充分發揮作用，就應該適應新時期的要求，在管理程序和檔案內容方面予以不斷改進。新時期，人力資源管理是企業競爭的重中之重。檔案內容應該充分為發現人才、培養人才、配置人才服務，在原有內容基礎上，形成有企業特色的檔案內容。

企業的主要目標在于激發員工的創造性，追求經濟效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰略資源的意識，是企業在殘酷的市場經濟競爭中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機關干部的分類及內容，而應該根據企業現實需要，對員工的全面考核和業務能力等方面予以補充加強，從而形成企業自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業的人力資源管理服務。同時，在檔案管理程序上，應該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現代企業制度相適應的人事檔案管理制度和方法。

3、建立與人才流動相適應的人事檔案管理制度

為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業人事檔案管理方面需要進一步解放思想，不斷革新。對于傳統人事檔案管理中存在的人檔分離、人質檔案、死檔棄檔現象，以及在檔案轉移過程中出現的問題。應該充分發揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉遞渠道。

4、建立與信息化相適應的檔案管理辦法，推進人事檔案工作信息化建設

企業應從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設是一個長期性的系統過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設對企業人力資源管理來說，意義深遠。檔案信息化建設在數據共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業的管理產生重要影響。

綜上所述，我國企業人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰。積極探索新形勢下企業人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們人事檔案管理工作者面前的主要任務。只有轉變管理理念、尋求與時代特點相適應的檔案管理方法，才能不斷完善和改進檔案管理工作，更好地為企業、為社會服務。

【參考文獻】

[1]夏琴心. 人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理.蘭臺世界，2013.14.

個人檔案管理辦法范文第5篇

關鍵詞：高校；學生檔案管理；對策

Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：

近年來, 高校在招生規模、教學環節、教學規劃、管理機構和功能方面的改革, 帶來了學生學籍管理、獎懲辦法、就業分配制度等方面的一系列問題。學生檔案工作從內容、形式到范圍都相應發生了變化, 由此檔案管理工作也出現了不少新情況、新問題。因此, 必須探索出適應高校體制改革的學生檔案管理辦法, 為新型的辦學體制、教育教學提供便利而有效的服務。

一、高校學生檔案管理現狀及原因分析

1. 學生檔案材料不齊全完整，檔案管理運行機制不健全

隨著教育體制的改革, 高校已逐步向自主辦學過渡。在社會主義市場經濟條件下, 為實現科教興國目標而培養高素質的復合人才成為高校決策者們的共識。高校在專業課程設置、教師配置、學生素質教育、技能培養、心理素質訓練等方面都作了調整, 有的還進行了大膽的嘗試。與之相適應, 也就產生了一些新的檔案材料。如: 誠信度調查、心理測試成績、大學生英語四、六級證書、計算機等級證書、大學生能力、技能競賽證書、社會實踐活動材料等等。然而高校學生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔, 諸如高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、獎懲材料、入黨入團材料、報到證存根、體檢表。這些材料既不能涵蓋學生素質的全貌, 也不能滿足用人單位對畢業生的要求與需要, 也將當代大學生最富有時代精神的精華部分棄之一邊, 舍本求末。

2. 學生檔案內容失真，學生本身對自身檔案缺乏重視

學生檔案管理不規范, 管理中存在許多漏洞和缺陷。1999年高校擴大招生規模以來, 大學生就業壓力越來越大, 有的畢業生為了在激烈的競爭中取勝, 不惜采取涂改成績、辦假證明、假文憑等。新形式下, 也有個別高校為使自己的畢業生就業順利, 也為使學校博取生源素質好, 就業率高等社會聲譽, 便普遍提高畢業生成績, 擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例, 降低考評標準, 撤消學生處分材料等等。由于檔案材料失真, 造假現象嚴重, 致使學生檔案的實證性受到質疑。

3.學生檔案管理隊伍建設薄弱，檔案管理人員缺乏專業素質與職業素養

目前，很多高校從事學生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少或幾乎沒有。他們大多沒有經過檔案業務培訓，缺乏檔案管理知識。管理人員檔案意識比較淡薄，責任心不強，重視不夠，認為學生檔案與自己關系不大，不屬于自己的職責范圍，因此，在歸整學生檔案材料時不積極主動，有的甚至不予理睬，造成檔案材料不完整，不規范，甚至丟失現象時有發生。

4. 學生檔案管理方式陳舊落后，檔案管理機構不明確

現行的高校學生檔案管理方式有兩種: 一種是集中管理, 即學生工作部門、人事部門或招生就業部門專人統一管理；一種是分散管理，即學生所在系(院)辦公室管理或者是直接由班級輔導員管理。兩種方式大多都在大學生畢業離校時才能整理出完整的檔案。這種運作方式, 使得學生進校后檔案就束之高閣，學生在校期間產生的檔案材料也分散于各相關部門, 乃至個人手中, 等畢業離校時才能集中整理歸檔。這樣, 無序、雜亂的管理難免差錯百出。再加上高校學生檔案材料量大, 特別是其存放時間短、流動快、就業方向廣、投遞單位和時間集中等特點, 因此現有的管理方式和手段與現代化的高等教育的快速發展相比, 已經極不適應。

5. 高校學生檔案意識薄弱，學校管理難度加大

高校學生大多檔案意識淡漠，對自己的檔案不甚關心。有許多學生不關心自己的檔案，工作多年不知自己的檔案在何處，直至單位需要時才將關注的視線轉向母校檔案部門。當今的時代，人們就業觀念和就業方式發生了很大的變化，外企、合資、私營企業比比皆是，許多學生畢業后直接進入到這些企業工作。而這些企業從管理角度上說，一不具有檔案人事權，二是對它而言只管聘任用人，不需個人檔案，因此出現了許多學生畢業后不要檔案的現象，形成人檔分離、無人問津的局面。久而久之，這些“棄檔”有增無減，漸漸地成為“死檔”。使學生檔案的利用價值大打折扣。

二、高校學生檔案管理工作存在問題的對策研究

加強和改進高校學生檔案管理工作必須要立足現實, 解決實際問題, 只有樹立全新的檔案工作理念, 切實改變工作作風, 理清工作思路, 制定切實可行的措施, 才能取得實際進展。

1. 樹立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。首先要大力宣傳和貫徹檔案法普通高等學校檔案管理辦法, 增強檔案工作者和廣大師生的立檔意識。要在現實工作中, 逐步樹立高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開發利用是一個滾動發展、循序漸進的過程的意識, 掌握需要高校各個方面的共同支持和配合才能搞好的基本原則和方法。

2. 加強檔案管理隊伍建設

搞好高校學生檔案工作, 必須建立一支強有力的管理隊伍, 并不斷提高他們的業務水平, 以適應現代化檔案管理的需要。學校為加強檔案管理工作, 提高管理人員的業務能力和管理水平, 應采取以下措施: 第一, 設置專職人員對其進行管理, 且管理人員保持相對穩定; 第二, 管理人員無論是專職的還是兼職的, 都不能過多地兼職其他工作; 第三, 加強業務培訓, 學校及上級有關部門積極為管理人員的業務培訓創造條件。還可以組織校內外學習交流, 相互取長補短, 達到共同提高的目的。第四, 學校綜合檔案室有責任對學生檔案管理工作進行指導和監督, 以促使學生檔案管理人員不斷提高業務素質。

3. 建立健全檔案管理各項規章制度

建立完善的高校學生檔案管理規章制度是做好這項工作的前提和基礎。高校學生檔案從新生建檔、歸檔到轉遞, 經手的部門多, 工作量大, 如果歸檔制度不健全, 轉遞手續不嚴格, 各部門之間的工作不能很好的銜接, 就必然造成檔案管理工作的混亂。而且學生檔案材料的建檔過程具有連續性和周期性, 要保持學生檔案的系統性和完整性, 也必須建立一套完善的學生檔案管理制度。統一規范, 有章可循, 才能使學生檔案的管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道, 保證學生檔案真實、準確、全面、系統。鑒于當前的實際情況, 首先應該建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規章。可以根據《普通高等學校檔案管理辦法》、《流動人員檔案管理暫行規定》、《人才流動管理暫行條例》的有關規定, 結合高校實際, 特制相應的學生檔案管理辦法, 從材料歸檔、檔案傳遞等各個環節規范操作行為。

4. 更新學生檔案管理工作手段

實現現代化的管理手段是高校學生檔案管理的落腳點。隨著高校學生檔案數量的增多和網上招聘工作的發展, 對學生實行全過程的動態管理已成為學生檔案建設工作的客觀要求。倘若仍沿用傳統的手工操作為主的管理方式, 那不僅浪費大量人力物力, 也不適合大學生、用人單位和網上招聘的新的就業模式。因此, 必須采取有效措施, 加快推進以計算機和網絡技術為核心的高校學生檔案現代化工程的建設。為此, 高校要加強對大學生檔案建設基礎性的投入力度, 加快研制和開發適合高校自身特點的學生檔案數據錄用、查詢、修改、增減和打印的管理軟件, 使學校管理者能及時了解相關情況, 讓用人單位了解畢業生的相關信息及推薦信息。

三、結語