檔案系統(tǒng)管理

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案系統(tǒng)管理范文，相信會(huì)為您的寫作帶來(lái)幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案系統(tǒng)管理范文第1篇

1 推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。計(jì)生檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括計(jì)生檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是計(jì)生檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)計(jì)生檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好計(jì)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2 自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，計(jì)生檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3 有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家計(jì)生檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同計(jì)生檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位計(jì)生檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4 實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為計(jì)生檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)計(jì)生檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(zhǎng)期將計(jì)生檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在計(jì)生檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“計(jì)生檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高計(jì)生檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。

檔案系統(tǒng)管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息自動(dòng)化；措施

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)非常復(fù)雜的學(xué)科，其中應(yīng)用了很多的學(xué)科，因此在綜合性方面非常高，在實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的時(shí)候并不是能夠通過(guò)一個(gè)部門來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此，在這個(gè)過(guò)程中要各個(gè)部門一起合作，在各個(gè)環(huán)節(jié)上都要進(jìn)行配合。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在不斷發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷了很長(zhǎng)的時(shí)間，而且，在不斷發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，這樣就使得設(shè)備和技術(shù)在慢慢的完善，因此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候在水平方面也是要進(jìn)行提高的，這樣能夠更好的使技術(shù)水平和管理水平不出現(xiàn)差距。對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理的目的就是為了更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，這樣能夠更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在加強(qiáng)管理方面，思想意識(shí)是要發(fā)生改變的，對(duì)先進(jìn)的技術(shù)要進(jìn)行利用，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性發(fā)展情況要進(jìn)行了解，然后進(jìn)行全面的安排。在管理方面要從實(shí)際出發(fā)，這樣能夠更好的對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)也能更好的對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1 提高檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平

1.1 提高檔案規(guī)范化

檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過(guò)程中存在著很多的問(wèn)題，其中技術(shù)水平方面的問(wèn)題非常重要，技術(shù)水平在進(jìn)行提高的時(shí)候，檔案的規(guī)范化程度也要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來(lái)越大的情況，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展和推動(dòng)。檔案管理工作在進(jìn)行的時(shí)候一定要有相應(yīng)的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動(dòng)化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)候一定要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)范化，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的發(fā)展負(fù)責(zé)，因此，在進(jìn)行管理的時(shí)候要從縱向和橫向方面都達(dá)到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。

1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在進(jìn)行檔案信息工程建設(shè)的時(shí)候，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時(shí)也是核心部分。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是為了更好的利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時(shí)候更加方便和快捷，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過(guò)程，同時(shí)，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，這樣在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是一個(gè)非常緩慢的過(guò)程，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的時(shí)候，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要和檔案管理人員進(jìn)行配合，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候一定要保證能夠突出重點(diǎn)，同時(shí)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要保證數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候進(jìn)行索引的時(shí)候能夠更好的便捷。

1.3 技術(shù)路線的選定

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化發(fā)展的時(shí)候，要不斷的對(duì)新的技術(shù)進(jìn)行利用，這樣能夠更好的提高服務(wù)器的性能，同時(shí)，也能更好的使數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過(guò)程中在不斷進(jìn)行改變，這樣就使得信息在不斷的實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非常快速的，這樣就使得檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問(wèn)題，在進(jìn)行路線選擇的時(shí)候，先進(jìn)的技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)先進(jìn)性的統(tǒng)一，同時(shí)也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過(guò)程中對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會(huì)慢慢出現(xiàn)需求無(wú)法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們?cè)谶M(jìn)行宏觀監(jiān)測(cè)的時(shí)候要對(duì)信息量和使用頻率進(jìn)行必要的分析，這樣能夠更好的對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用，同時(shí)也能更好的對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析，對(duì)技術(shù)發(fā)展情況進(jìn)行掌握。

2 管理制度的改進(jìn)

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。

3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理

目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說(shuō)是檔案部門的主要資金投入點(diǎn)，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)資金進(jìn)行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項(xiàng)目為管理單位，對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤考察。可是現(xiàn)在檔案部門在項(xiàng)目方面并沒(méi)有一個(gè)長(zhǎng)期投入發(fā)展的項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請(qǐng)到，為此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費(fèi)在獲取批文這個(gè)過(guò)程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來(lái)源上進(jìn)行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會(huì)、企業(yè)之間的合作來(lái)獲取資金，這些都可以緩解因?yàn)橘Y金問(wèn)題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理隊(duì)伍可以促進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進(jìn)設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識(shí)還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識(shí)，這些要求都比較嚴(yán)格，因此對(duì)檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來(lái)，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識(shí)和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊(duì)伍的建設(shè)還需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理，對(duì)檔案隊(duì)伍人員進(jìn)行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個(gè)個(gè)體的優(yōu)勢(shì)，才能做好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)檔案管理工作面臨的問(wèn)題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發(fā)生著改革，在這種情況下，我國(guó)的檔案工作也出現(xiàn)了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的水平，同時(shí)在先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備方面也要進(jìn)行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對(duì)檔案工作的處境進(jìn)行了解，同時(shí)對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題能夠更好的分析，找到解決問(wèn)題的方法。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)并不是能夠在很短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，在建設(shè)過(guò)程中要不斷的進(jìn)行更新和改善，同時(shí)對(duì)遇到的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)更加的全面和完善。

檔案系統(tǒng)管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全機(jī)制探究

一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，為管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。

二、強(qiáng)化安全管理理念的運(yùn)行

眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進(jìn)而使得電子公文檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對(duì)于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對(duì)電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機(jī)制，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)部門人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其管理專業(yè)知識(shí)，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運(yùn)行，才能有效的加強(qiáng)對(duì)電子公文檔案的管理。為進(jìn)行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時(shí)確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對(duì)于管理人員而言，必須對(duì)管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進(jìn)入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無(wú)實(shí)。

四、加強(qiáng)安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對(duì)于電子公文檔案的管理而言，只有加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)其的安全管理。關(guān)于某個(gè)單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進(jìn)行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強(qiáng)各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點(diǎn)”，以此來(lái)真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。其安全機(jī)制分為不同的層面，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面予以授權(quán)，對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限與訪問(wèn)內(nèi)容進(jìn)行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞時(shí)，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對(duì)原因進(jìn)行查找，并進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)還可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫(kù)擁有四級(jí)用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過(guò)系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運(yùn)行管理之下。

六、加強(qiáng)應(yīng)用程序安全的管理

應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行備份并進(jìn)行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫(kù)資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計(jì)技術(shù)。系統(tǒng)可自動(dòng)的記錄用戶對(duì)于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強(qiáng)電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對(duì)安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，以此為加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供額外的保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門必須加大進(jìn)行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，各部門各司其職并加強(qiáng)溝通，對(duì)于安全隱患及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲(chǔ)中同時(shí)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國(guó)已進(jìn)行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對(duì)于其中存在問(wèn)題也不容忽視，只有加強(qiáng)全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慎武,王玉霞,李國(guó)偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

檔案系統(tǒng)管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】 國(guó)土資源 檔案系統(tǒng) 功能設(shè)計(jì)

對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理并使用信息系統(tǒng)管理和利用，是現(xiàn)代檔案管理的不二選擇。國(guó)土資源檔案是土地、礦產(chǎn)資源管理與開發(fā)利用的憑證和真實(shí)記錄，具有分類多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一，針對(duì)性差，查詢效率低，權(quán)限控制模糊，數(shù)據(jù)封閉等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案工作效率逐步降低，難以滿足當(dāng)前工作對(duì)檔案信息的管理和利用需求。

一、功能設(shè)計(jì)

功能設(shè)計(jì)如圖1所示。

二、功能描述與實(shí)現(xiàn)

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和掛接要件的基本途徑之一，未通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時(shí)使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。

2.1.2 檔案歸檔

通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)歸檔。該功能模塊中，按照政務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當(dāng)檔案管理人員對(duì)某一案卷進(jìn)行歸檔時(shí)，在此根據(jù)受理編號(hào)等信息查詢到對(duì)應(yīng)審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對(duì)從政務(wù)審批系統(tǒng)中導(dǎo)入的案卷信息進(jìn)行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對(duì)應(yīng)的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對(duì)應(yīng)關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補(bǔ)全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對(duì)已歸檔的案卷信息和要件進(jìn)行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統(tǒng)中對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統(tǒng)賬號(hào)的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對(duì)外提供檔案查詢服務(wù)時(shí)，使用此功能對(duì)查閱申請(qǐng)人基本情況進(jìn)行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。

2.2.3 檔案借出登記

對(duì)外借出檔案時(shí)，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對(duì)已借出檔案進(jìn)行管理。實(shí)時(shí)了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時(shí)間等。并對(duì)超期檔案進(jìn)行延期續(xù)借、催還等操作。

2.3 檔案統(tǒng)計(jì)

對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。主要包括全宗統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、利用統(tǒng)計(jì)等。

功能要點(diǎn)：（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計(jì)字段相結(jié)合的方式設(shè)計(jì)。對(duì)于全宗統(tǒng)計(jì)、專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、文書檔案統(tǒng)計(jì)、查詢統(tǒng)計(jì)等常用檔案信息使用固定圖表實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，針對(duì)檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計(jì)模式，通過(guò)時(shí)間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁(yè)數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。（2）統(tǒng)計(jì)結(jié)果的輸出及圖表化，包括導(dǎo)出、打印等。

2.4 系統(tǒng)設(shè)置

對(duì)檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。

2.4.1 檔案分類設(shè)置

檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運(yùn)行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計(jì)、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級(jí)顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設(shè)置

對(duì)各分類檔案的著錄表單模板進(jìn)行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長(zhǎng)度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設(shè)置

對(duì)著錄表單中擁有固定選項(xiàng)的字段內(nèi)容進(jìn)行配置，檔案工作人員通過(guò)下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號(hào)、立卷人、密級(jí)、保管期限、行政區(qū)號(hào)、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動(dòng)添加水印，以標(biāo)示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對(duì)檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務(wù)系統(tǒng)中的所需信息。

2.4.6 檔號(hào)設(shè)置

配置不同類型檔案的檔案號(hào)生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號(hào)-年度.保管期限代碼-室編件號(hào)”；專業(yè)檔案為“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)”。

2.5 系統(tǒng)管理

為確保系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行，系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的維護(hù)和管理。包括對(duì)組織機(jī)構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對(duì)使用系統(tǒng)的用戶信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機(jī)構(gòu)、部門管理

對(duì)本單位組織機(jī)構(gòu)和部門信息進(jìn)行管理，可新增、修改、刪除機(jī)構(gòu)和部門信息，并以樹形層級(jí)顯示。

2.5.3 角色管理

根據(jù)對(duì)系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級(jí)管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對(duì)角色信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權(quán)限管理

對(duì)系統(tǒng)各字段信息和操作進(jìn)行細(xì)化和權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級(jí)、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動(dòng)記錄運(yùn)行的整體情況，包括登陸日志和操作日志。可分別按需查詢各類日志信息，并導(dǎo)出至Excel。

2.5.6 數(shù)據(jù)備份

為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及要件數(shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)功能，增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災(zāi)能力。

實(shí)行異地保存制度，架設(shè)FTP文件系統(tǒng)服務(wù)器，由系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)文件上傳至異地服務(wù)器上進(jìn)行再次備份。

檔案系統(tǒng)管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：web；檔案；管理

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統(tǒng)手工檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

現(xiàn)在，許多學(xué)校檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定與開發(fā)利用等。傳統(tǒng)手工檔案管理模式的主要缺點(diǎn)是無(wú)法保證檔案的及時(shí)歸檔與檔案的完整無(wú)損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會(huì)，傳統(tǒng)模式給工作帶來(lái)了許多不便。檔案資料不及時(shí)收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識(shí)和長(zhǎng)期習(xí)慣的影響，經(jīng)常會(huì)發(fā)生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經(jīng)常變動(dòng)的情況，問(wèn)題更加嚴(yán)重。同時(shí)，傳統(tǒng)手工檔案管理下的編目工作，會(huì)導(dǎo)致檔案工作者大量的重復(fù)勞動(dòng)。檔案在利用上的問(wèn)題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。學(xué)校對(duì)檔案的管理，迫切需要網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，可以大大縮短查檔時(shí)間，提高查全率與準(zhǔn)確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

基于Web的檔案管理系統(tǒng)使用業(yè)內(nèi)先進(jìn)的MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)平臺(tái)，Apache作為研發(fā)平臺(tái)，采用PHP語(yǔ)言作為編程語(yǔ)言。MySQL＋Apache＋PHP被譽(yù)為網(wǎng)絡(luò)程序開發(fā)的黃金組合。選取這樣的開發(fā)工具，對(duì)于信息檔案的管理和存儲(chǔ)有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴(yán)格的存儲(chǔ)方式有助于數(shù)據(jù)的保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的一致性和唯一性，方便系統(tǒng)的維護(hù)、操作和拓展，提高系統(tǒng)的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊的闡述

做好相應(yīng)的模塊劃分是系統(tǒng)的首要任務(wù)。基于學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級(jí)別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結(jié)構(gòu)管理檔案(部門結(jié)構(gòu)可通過(guò)系統(tǒng)管理的部門管理設(shè)置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統(tǒng)管理模塊——主要實(shí)現(xiàn)部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、檔案級(jí)別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

四、關(guān)鍵技術(shù)與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）基于Web的檔案管理系統(tǒng)核心技術(shù)。本系統(tǒng)選擇比較易于操作和配置的Win server2003數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，主流Web服務(wù)器Apache，PHP語(yǔ)言，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)。

（二）檔案添加的實(shí)現(xiàn)。下面以新增檔案添加的實(shí)現(xiàn)為例：

1.設(shè)計(jì)輸入表框與變量的對(duì)應(yīng)關(guān)系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能為空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性別不能為空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你沒(méi)有選擇部門"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過(guò)嵌入PHP變量集合，把錄入的數(shù)據(jù)傳給數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校驗(yàn)完整性，以避免數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必須輸入檔案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代碼的作用是檢測(cè)是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)。從數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取指定條件的職工數(shù)據(jù)，各變量取出數(shù)據(jù)后顯示在輸出頁(yè)面：

echo"

$leng

$date

"；

}