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跨地區財務共享中心屬于企業進行財務集中管理的一種新型模式,其是將不同國家或者不同地區的實體會計業務集中在某個特定的區域,實現低成本、高質量、高效率向各個業務部門與單位來供應標準化服務的目標。隨著市場競爭的不斷加劇,跨地區財務共享中心的發展就成為各個企業謀取發展的重要舉措之一。
一、構建跨地區財務共享中心的重要性
當前,各個企業構建跨地區財務共享中心的主要目的在于以下幾個地方:其一,建設跨地區財務共享中心的主要目的在于減少運營成本。將各個地區的業務與資源進行有效的集中,能夠有效減少重復崗位的支出;針對財務流程進行優化能夠有效縮短工作時間。其二,建設跨地區財務共享中心能夠促進企業標準化進程的發展。其能夠將企業各個地區分散的管理活動與資源得到有效的整合,能夠為企業進行標準化的工作流程、業務流程以及統一管理提供良好的平臺,在統一、標準的財務核算流程的指導下,企業自身的財務管控能力能夠得到進一步的提升。其三,建設跨地區財務共享中心能夠一偶笑提升服務的效率與質量,財務共享中心當中擁有不同地區或者有關子公司辦事處的全部財務信息,信息匯總、分析等工作能夠更為便捷,跨部門、跨地區信息整合更為容易。其四,建設跨地區財務共享中心能夠有效企業的規模擴張能力,跨地區財務共享中心能夠有效集中企業的有關財務職能,能夠促進企業新業務的建設更為效率,從而有效提升企業規模擴張能力。
二、傳統財務管理與跨地區財務共享中心的差異性
傳統的財務管理模式主要是通過國家或者區域的CFO下屬分支機構A B、C 等多個分支機構的財務經理,并且在各個分支機構的財務經理以下又會分別設置管理會計或者財務崗位,而在其之下還會設置出納崗位??绲貐^財務共享中心則主要可以劃分為報表與總賬團隊、資金管理團隊、內控審核團隊、旅游費用團隊、應付賬款團隊以及應收賬款團隊等眾多根據職能進行劃分的隊伍,管理更為科學化、專業化。傳統的財務管理模式主要采用統一的標準制度、平臺系統,并且是規模經濟,而跨地區財務共享中心的結構更為協調、獨立、扁平,并且資源更為集中,相應的成本更地,流程更為規范。
三、構建跨地區財務共享中心的措施
(一)調研、分析以及決策
每個企業自身的管理特征與實際需求都存在一定的差異性,所以必須要針對構建跨地區財務共享中心所要實現的目標實施研究,其最終的結果是內部控制、流程制度支付、組織變革以及后續IT系統運行的重要依據,并且能夠推動共享服務模式的最終形成。
業務調研,指的是通過專家咨詢顧問、軟件開發商共同掌握企業實際業務流程,必須要注重收集以下幾點信息內容:當前業務運轉過程中存在的不足、內控管理薄弱部分;各個業務流程當中所需要的審批流程、報表信息、表格以及單據;核算與財務管理的實際業務流程;崗位職責、崗位描述、內部控制要求、管理模式以及財務管理組織架構等。
模式研究,通常包含下面幾個地方:業務評價體系的需求,組織機構的設置,人力資源的重新配置,風險控制的需求,制度與流程的標準化與統一性需求,保證IT系統的數據支持與接口,研究管理層與各個業務機構的現實需求,研究企業所處的內外部財務管理情況,研究并構建企業共享服務模式的詳細類型。
決策,所謂決策主要指制定整個項目的詳細計劃,主要包括相應的解決方案與實施的范疇,而解決方案包含軟件功能與業務功能的測試與匹配設計,業務流程與業務分析,討論、審批最后順利制定解決方案。
(二)構建財務共享中心的關鍵要素
1、構建新的業務流程
建立健全業務流程是企業通過跨地區財務共享中心來實現自身業務與信息數據有機整合的目標。而這個業務流程的構建應當嚴格遵循下面幾點基本原則:財務分析與基礎業務分離、財務信息系統集成、財務流程模塊化、財務流程標準化、數據信息全程共享以及財務數據業務化。
2、利用IT提高跨地區財務共享中心的工作效率
通過利用IT平臺,跨地區財務共享中心能夠統一儲存企業總部的財務制度,企業各個區域的其他部門只能夠查看,而無法隨意改動,通過技術層面和制度層面的有機整合,使得財務共享中心存儲的信息資料更為完整、規范。
3、建立健全財務體系建設
一套完善的財務體系是保障跨地區財務共享中心有序開展工作的重要保障,這就需要企業構建一套囊括營銷財務、企業產品財務、分公司財務等有關的制度體系,通過制度的保障,使得企業能夠始終針對自身的財務體系實施不斷的調節,保障相應的財務體系能夠與企業自身制定的戰略相符合。
四、結束語
綜上所述,處在競爭白熱化的市場中,構建跨地區財務共享中心對于企業的發展至關重要。這就需要各個企業充分掌握跨地區財務共享中心的實際情況,通過參考企業自身的實際情況,從而有效保障跨地區財務共享中心的作用得到充分的發揮,促進企業健康、有序的發展。
參考文獻:
[1]顧洪林.中國企業建立財務共享中心探析[J].邊疆經濟與文化,2013,01:23-25
財務共享服務中心是指將分散的、重復的財務基本業務,從企業集團成員單位抽離出來,集中到一個新的財務組織統一處理,這個新的財務組織即財務共享服務中心,通過互聯網絡為分布在不同地區的集團成員單位提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務,為企業創造價值。建筑施工企業更應該認識到構建財務共享服務中心的重要作用,結合企業自身和行業的特點,構建符合自身發展的財務共享中心,促進企業長遠發展。
二、建筑施工企業財務共享服務中心的優勢特點
(一)優化資源配置,降低企業運行成本
財務共享服務中心的建設,能夠促進集團企業財務人員的轉型,使更多有能力的會計人員轉型到管理和金融方面,為提升會計人員能力提供的很好的培養渠道,不經能使會計人員轉型創造更多的價值,更能降低企業在人才培養上的成本,達成雙贏。在財務共享服務中心的建設位置的選擇上,可以建設在經濟水平發展較低的地方,有助于減少工作場所的人員薪資的成本,可將節省的資金更多的應用到中心在人員激勵制度上,提高會計人員工作積極性,提高工作效率。
(二)提升財務管理水平和財務數據的準確度
財務共享服務中的運行模式不要求財務工作人員工作上的全面化,中心更要求財務人員在工作上具有高度的專業性。在傳統的財務職能部門,集團下各子公司的財務人員需要全面化的發展,能夠撐起整個會計核算系統,能夠獨立的解決子公司的財務問題,因為子公司的人員配置有限,在能力和專業性上不能夠全面的撐起來,因此在數據處理上容易出現錯誤和誤差,而新構建的財務共享服務中心是有一個規范化的、統一的業務流程,財務人員只需負責一個或者其中的幾個環節的工作,使財務人員的工作更集中,更體現專業性,因此也能避免出現數據疏漏,造成誤差,從而提高數據處理的準確度,提高工作效率,并且每個財務人員的工作權限和責任也更清晰更明確,保證了業務執行的透明度。
(三)構建新型財務管理體系,提高企業整合能力和核心競爭力
大型的建筑施工企業想要通過構建財務共享服務中心在未來構建的新型的務管理體系,是要將會計基礎業務和管理業務的比重都降低到40%以下,抽出來20%用來做戰略性的決策支持,形成共享財務、業務財務、戰略財務三個層面,這種新型的財務管理系統,將傳統的會計基礎業務比重降低,用節省出的資源去創造更大的價值,大大地提高了企業的整合能力。
財務共享中心的建設在企業接到新的項目時,能夠及時地提供財務測算和管理服務,財務中心在處理各子公司的業務時,整合了所有的數據和資源,能夠很好地發揮財務中心職能集中和資源共享的作用,利用數據整合匯總集團信息,幫助企業決策者進行決策分析。財務中心能夠整理分析各子公司的行業狀況、資產狀況,能夠針對性的安排最具競爭性的子公司去承接業務,提高企業中標率,從而提高企業的競爭力。財務服務中心的構建使財務工作更加分工明確,各財務人員各司其職,提高了工作效率,有助于企業內的管理人員更多的投入高企業的戰略規劃和市場方向的工作研究方面,提高決策的正確性,從而提高企業的核心競爭力。
三、對建筑施工企業構建財務共享服務中心的建議
(一)提高信息化水平,以強大的信息化平臺做支撐
建筑施工企業一般分布的點多,而且覆蓋面比較廣,財務涉及的數量大,很多需要集團跟高層審批,因此在傳統的在各點都設置實體財務職能機構,就會造成線下的審批流程非常長,處理的時間也非常長,拉低工作效率。構建財務共享服務中心就是要解決這些問題,將企業集團各子公司的業務集中到財務中心,進行統一的標準化的處理,縮短審批流程和耗費的時間,提高工作效率。這種模式的構建,就要促進企業集團內部的信息化,構建強大的信息化平臺,以信息化平臺做支撐,在服務中心配置大型的服務器,開發應用新的財務會計軟件,使用統一的財務系統,比如統一的費用報銷和資金管理系統;利用發達的信息技術和數據系統做支撐,將企業集團的財務資源集中起來并進行優化配置,促進整個企業人力資源和資產管理系統實現信息化、業務一體化的水平。
(二)加強企業的資源整合
財務共享服務中心,顧名思義是要實現財務共享服務,要實現財務共享,就要先進行職能集中和整合資源,服務中心的建設是要將整個集團優質的財務資源整合起來,實現優化配置的,將更多重復性投入的資源“解放”出來,重新應用創造價值的。只有實現了資源整合,才能更好地構建財務服務中心,整合資源需要管理成的支持,以及在戰略計劃上的支持。整合資源要進行組織架構的建設,財務服務中心需要更適合的區別傳統的組織架構進行管理,將整合的資源進行合理的分配管理,實現資源的優化配置。資源整合要搭建起完整的網絡架構,配置健全的企業信息系統,各子公司進行數據采集和傳輸,將采集的資源整合到服務中心,只有在資源企業資源充分整合的情況下,整個企業基礎財務人員的工作都能在中心實現,可以大大地降低財務職能機構的運作成本,提高效率,財務服務中心才能夠實現更大的作用。
(三)構建新的流程管理機制,實現企業流程再造
財務共享服務中心的構建,是將各地的會計業務集中起來進行統一的規范化的處理,因此,中心的構建就需要構建新的流程管理機制,并不斷加強對該管理機制的管理,保證新的流程機制能夠高效的運轉。要使財務服務中心能夠更好地發揮作用,就要加強企業流程的管理,實現企業流程再造。新的流程管理在設計時就要考慮到該流程是否能夠實現高質量的,低成本,并且能夠高效運轉的功能。新的財務流程管理機制,是將傳統的財務流程的環節分解為更細致的環節,更小的步驟,將這些細小的環節和步驟進行重新組合再造,使分工更加明確,責任更加明確,實現流程管理高效的目標。
四、結語
建筑施工企業的發展非常迅速,一些大型的建筑施工集團擁有越來越多的子公司,傳統的財務運作模式已經不能滿足實際的需求,因此財務服務中心應運而生并且成為發展的必然趨勢,因此建筑施工企業必須認識到財務服務中心建設對企業發展的重要作用,在企業內部培養財務共享理念意識,加快構建財務共享服務中心,加快財務人員轉型和隊伍建設,促進財務共享服務中心更好更快的發展。
(作者單位為中鐵十一局集團有限公司)
參考文獻
[1] 陳兵華.建筑施工企業如何加強財務共享中心建設[J].當代會計,2015(6).
[2] 郭曉彬,肖澤鋒.淺析財務共享服務中心對建筑施工企業項目管理的提升作用
關鍵詞:財務 共享 服務中心
財務共享服務中心是指將重復的、分散的財務基本業務,從企業集團單位分離出來,集中到一個新的財務組織中集中處理,這個新的財務組織也就是企業財務共享服務中心,它通過互聯網絡為分布在不同地區的集團成員單位提供流程化、標準化、低成本、高效率的共享服務,為企業創造更大的價值。
一、建立財務共享服務中心的動因
(一)支持企業集團的發展戰略
財務共享服務中心的建立,為公司在新的地區建立子公司或收購其它公司時,及時為這些新建的子公司提供服務。公司的高層管理人員可將精力集中在公司的核心業務的管理處理上面,通過財務共享服務中心來完成其他的輔助功能,使財務人員從會計核算的基本業務中解脫出來,為高層領導的戰略決策以及公司業務部門的經營管理提供高質量的財務決策支持,促進企業核心業務發展。
(二)強化企業財務管控
財務共享服務中心建立之前,企業集團沒有統一的財務集中管理平臺,各基層單位的財務核算差異難于集中管控,集團財務總部不能實時監控基層業務單位的財務狀況及經營成果,財務信息往往滯后。財務共享服務中心的建立,可對所有子公司采用相同的標準作業流程,隨時了解子公司的所有財務數據,更容易便捷的對基層業務單位實時數據匯總、分析,更容易跨地域、跨部門整合數據,為提高企業財務管控水平提供強有力的支持。
(三)提高工作效率,降低成本
財務共享服務中心通過對事務性、基礎性工作的集中處理,一個財務人員可以處理幾個子公司相同崗位的經濟業務,從而在業務量不變的同時減少了會計人員。原來很多人在不同的子公司完成的工作由一個財務共享服務中心完成,提高了財務核算的效率。降低了原本分散在各基層單位工作量的處理費用,節約了人工成本。
二、構建財務共享服務中心的關鍵因素
財務共享服務,并不是由財務部門主動發起,而是隨著集團公司的管理變革而自然產生的。隨著企業業務類型多樣化、企業規模的日益擴充,企業分公司、子公司的多個財務機構也快速增加了其財務人員及管理費用,由此導致企業內控風險劇增、設備投資重復、財務效率降低等一系列問題,企業集團總部越來越難以統一協調管理所有分公司財務信息。企業集團要在變革中尋求突破,就必須盡快構建財務共享服務中心。
清晰的戰略目標以及管理高層的支持是財務共享服務的建立必不可少的成功條件,其中整合多種要素又是重中之重。亟待整合的關鍵之處是IT系統和組織架構。
構建財務共享服務中心,遠程財務流程必須建立強大的企業信息系統以及網絡體系,作為IT應用平臺。其中,建立統一的ERP系統(Enterprise Resource Planning )是財務共享服務中心平臺建立成功的必要條件,它可將所有的財務制度固定在統一的數據庫中,由信息系統進行集中設定,以保證集團總部的戰略有效的貫徹落實。如果集團原本已經使用多種ERP系統,如SAP、QAD等,必須先在集團內推行統一的ER系統P。如果系統間始終無法統一,也應該互相兼容。
財務共享服務中心的建立,必將導致財務組織框架的深度變革。原本各業務單位的財務部可能僅被保留小部分,大多財務人員將遷移至共享服務中心所在地。這樣,將財務大部分的職能集中到一個中心位,可以縮減職工人數,降低人工成本、提高工作效率,并將財務、行政流程與企業戰略相匹配。尤其在企業兼并重組之后,以財務共享中心的形式將服務提供給公司,可以在合并初期就形成較好的評價體系,便于進行業務評估。
三、目前我國企業構建財務共享服務中心所面臨的挑戰
任何新生事物的新起都面臨著巨大的挑戰,財務共享服務也不例外,我國企業建立共享服務既是機遇也是挑戰。財務共享是基于成本效益及提高工作效率兩方面考慮而實施的。
有效的管理創新和思維方式的改變是實施財務共享服務成功最重要因素,這需要高層管理人員、部門負責人以及基層工作人員的共同配合,對財務共享服務中心的認同和強有力的支持。
財務共享服務要有統一的系統支持。 企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障,因此,系統平臺的統一搭建和整合是實現共享服務的第一步。統一的 ERP 系統是保證共享服務平臺順利搭建的關鍵因素。建立一個好的平臺,需要有一個統一的IT標準和一個流程標準,有利于加快整合流程。
四、我國企業構建財務共享服務中心的價值
財務共享服務中心的建立對企業所創造的價值是顯而易見的,企業規模經濟可以帶來企業的財務管理水平與工作效率的提高,財務共享服務中心通過分析改良流程提供簡化清晰的財務環境,增強財務整體的對外地位及談判籌碼,為復雜陌生的外部市場環境增加財務的透明度和可控性,有利于企業集團快速適應兼并收購導致的多重體系、法律結構等。在提高企業整合能力與核心競爭力的同時,向外輸出財務共享的商業化服務。
共享服務中心的建立,對集團公司會產生深遠影響。一般而言,國內的大型國有集團比^適合建立財務共享服務中心,企業集團已經達到了一定的規模,分支機構眾多,而且企業集團經營范圍及內容相對單一,多元化企業因核算標準不同,可按行業提供財務共享服務中心,各個分支機構的財務核算工作能按統一流程進行業務處理,集團總部有集權財務管理、對分支機構財務管控的需求,企業注重流程標準化及制度執行力,對風險管理要求較高。
參考文獻:
(一)評估階段
(1)公司員工與公司文化。財務共享服務中心的建立等同于對子公司的財務進行新整合,必然會對員工的工作崗位進行調整。A公司的籌建小組在評估階段的報告中著重強調該問題,并提出具有針對性的解決方案。(2)業務流程?;I建小組首先對適合共享模式的業務進行評估,其次對子公司有關業務的具體運作流程進行評估和分析,對實行財務共享后的具體運作大致設計框架。另外,籌建小組對其它方面進行評估和量化分析,如未來的內部客戶能否就此形成共識及配合、如何跟外部供應商進行順暢的交流和配合等方面。(3)系統與技術方面?;I建小組依據具體操作框架模式對ERP系統進行評估,以確定現有系統功能是否可以滿足共享的需求,對于需要開發部分,公司現存的技術是否可以滿足要求等,對于如何保障財務共享服務中心的順利實行在系統技術層制定了方案。(4)投資的回收期。財務共享服務中心的建立對于資金的需求量很大,具體開支包括:建設或者租用辦公場所、系統開支、用品支出、員工遣散開支以及培訓費用?;I建小組對上述投資的成本支出和回收期進行評估,同時對投資成本與財務共享服務中心給公司帶來的利益進行比較,評估該項目的必要性及可行性,為總部提供參考。(5)稅務與相關法規。由于每個國家的稅務規定和法規的差異,籌備小組對準備進入共享服務的子公司所在地的稅收政策進行充分分析,對涉及共享服務中心的稅務及法律問題進行強調,并針對這些問題提出規避和解決方案,以保證稅務相關法規對項目的影響最小化。
(二)設計階段
(1)設計流程。籌建小組在流程設計完成后,時常開會商討這些流程的改善情況,以確保流程可以順利的運作并且符合業務的需求,同時最大限度地提高效率和滿足客戶需求。(2)員工與組織機構。該階段的建設重點是改變員工的觀念和建設企業文化?;I建小組充分研究現實中存在的難題,針對性地制定了溝通方案,經常與員工交流,宣傳財務共享服務中心建立的重要意義。對于相關人員,盡可能的進行轉崗安置,確實需辭退的,制定相關的賠償方案。(3)稅務與法規?;I建小組對于共享服務所涉及的區域進行稅務和相關法規的研究,并依據法規的特殊性因地制宜的設計了符合不同地區實際情況的流程。以我國為例,稅務機關規定,對于增值稅專用發票必須保留原件,籌建小組針對性地設計了以下流程:增值稅專用發票不變,由供應商將發票提供給子公司,再由子公司進行掃描發往深圳的財務共享服務中心進行會計處理。(4)技術與系統。財務共享服務中心的建立離不開IT部門的支持,其不斷地對流程和系統進行改進。因此,在評估階段及實行階段,IT部門在系統方面針對流程操作提出具有專業性的判斷和建議,在技術方面也引入大量的開發來適應新型的財務管理方式。(5)辦公場所。對于財務共享服務中心辦公場所的選擇也是首先應當考慮的問題。針對此問題,籌建小組對于待選地點相關方面的條件進行調查研究和比較分析,主要涉及該地點的通訊開支、人才質量、租金、稅收政策和稅收法規、城市的位置等方面,最終將地點設在印度欽奈和中國深圳。(6)服務協議。首先,籌建小組對內部客戶的期望值及公司預期目標進行了明確。其次,根據數據對財務共享服務中心的服務范圍、服務成本及服務質量進行深入討論。以此為基礎,籌建小組制定了服務協議,并經多次討論以后確定了協議的具體內容,這就使得財務共享服務中心在后期的運作中有了合同范本。(7)定價模型。對于定價模型的制定,籌建小組堅持簡單、便于計算談判及收費的原則,最終采用了成本彌補方式的模型。該模型就是在財務共享服務中心運行成本的基礎上增加一點的利潤,并以各子公司實際業務數量為依據來決定服務費用的分攤。
(三)實施階段
(1)團隊建設。A公司針對蘇州工廠的實際情況,因地制宜的組建了項目小組來負責蘇州方面的業務。同時向蘇州工廠的財務人員請教學習,并對應收應付的工廠業務進行實際操作等。深圳的共享服務中心也組建了一個功能相似的項目小組,來完成前期的各種交接。(2)流程整合。項目小組以在設計階段制定的流程為基礎,并根據具體需求對實行財務共享服務后的流程進行新整合。在技術和系統方面,項目小組做出了深入研究,同時攜手IT部門研發一些子系統,以滿足財務共享服務新模式的需求。(3)關鍵性績效考核指標(KPI)。A公司的共享服務中心在付諸實施以后,針對實行效果要作定期考核。為了保證考核的質量,可以從定性及定量兩個方面來考核,從財務共享服務中心的運行方面和每個崗位,針對各個關鍵性績效考核指標(KPI)來考核。
二、A公司財務共享服務中心價值分析
(一)間接降低了成本
在財務共享服務實行之前,A跨國公司在各個子公司及分支機構中都設置有完備的財務崗位,人員和崗位的設置以及各子公司之間資源的不協調,加之人員素質的參差不齊,給A公司產生了巨大的成本。在財務共享服務實行以后,經過合理的資源調配,不僅完成了擴大的業務,而且中心及子公司的財務人員并沒有增加,這就間接的降低了人力資源的成本。
(二)形成了總部的財務監管,財務風險降低
在共享服務中心成立之前,各子公司財務處于分散狀態,A公司的總部并不能準確地了解每個基層的財務狀況。因為監管的缺失,很難發現潛在的舞弊行為。
(三)實現財務業務合流,增強了核心競爭力
由于財務共享服務中心的建立,使得財務都匯聚到了共享服務中心,這就給各個子公司的財務部門開放崗位,進行高層次財務人員的補充提供了機會,以此來強調財務管理在公司運行中的重要地位。財務共享服務中心的實施,不僅推動了財務和業務的合流,而且增強了A公司的核心競爭力。
三、A公司財務共享服務中心存在的問題及完善對策
(一)A公司財務共享服務中心存在的問題
(1)對于個別領域而言,在財務共享服務中心實行之后,工作效率降低了。究其原因,公司內部溝通不暢,由于共享服務中心的工作人員并未在子公司工作,反饋和處理問題時經常出現遲緩現象。(2)財務共享服務中心的人員流動性較大,員工更換頻繁以及工作的相互交割,嚴重影響了辦公質量和辦公效率,經常出現沒有對供應商提供的發票及時核算而導致貨款遲延的現象,加大了共享服務中心與公司內部客戶及外部客戶進行合作的難度。(3)由于各國家及地區的文化不同,使得共享服務中心與子公司在處理同一問題時,常常存在看法的偏差。因此造成不能及時有效地處理問題。(4)稅務及相關法規的不同導致的問題。在我國,業務單位必須保留增值稅專用發票的原件。那么,供應商就要把發票寄往每個業務單位,再由業務單位進行掃描傳輸給共享服務中心進行處理,這個過程一不小心就會發生票據沒有及時入賬的現象,嚴重影響三方的溝通效率,不僅浪費時間,而且沒有解決問題。
(二)A公司財務共享服務中心完善建議
財務共享服務模式固然有其先進性,但并不是所有企業都適用于財務共享服務模式。財務共享服務模式的實施需要滿足一定條件,企業應該根據自己的實際情況去判斷是否采用財務共享模式,如何實現財務共享模式,做到對癥下藥,有的放矢。筆者看來,財務共享服務模式更偏向適用于地理位置較為分散、主營業務較為多元化的大型企業集團公司。原因主要是基于以下幾點:
(1)大型企業集團具備實施財務共享服務模式的資源和實力。財務共享服務模式的建立需要企業投入大量的人力物力,大型企業集團有更多的資源可以投入到這項工作當中;
(2)大型企業集團采用財務共享服務模式會有更大的邊際效益。大型企業集團一般辦公地點較為分散,業務分布較為廣泛,財務集中管理相對困難,財務人員眾多。財務共享服務模式的應用可以將企業的財務職能整合成一個獨立的利潤中心,財務共享服務中心以服務協議水平為基準,對內部各事業部提供服務,引入競爭機制,可以有效提高工作效率,大大解放人力物力,從而降低人力成本。
2.實施財務共享服務模式的思路
財務共享服務模式的構建不是一蹴而就的事情,需要建立清晰且詳細的工作思路,優化財務共享服務模式的基本框架。
(1)確定實施財務共享的范圍和內容。財務共享服務模式的建立一定是循序漸進的,初期可以在某些領域做嘗試,再逐步擴大共享范圍。財務共享服務中心為整個集團公司提供服務的同時,如果還有余力,還可以對外提供財務管理服務,打造一個新的利潤增長點。財務共享服務的內容其實也相當廣泛,包括在共享服務范圍內各單位的財務預算、會計核算、財務報表編制等工作。
(2)確定實施財務共享的組織架構。財務共享服務中心的建立必然要對現有的組織架構形成沖擊,集團領導者本身就一定要非常支持這項工作的實施。組織架構的設計包括對組織層級、崗位分工、人員編制、業務能力要求等各方面工作。
(3)確定財務共享服務中心的地址。大型企業集團總部一般都位于交通便利、資源眾多的繁華地區,租金成本較高,財務共享服務模式依托強有力的信息遠程技術,可以實現遠距離操作,所以在選址時可以選比較偏遠,辦公成本比較低的地方。
(4)梳理財務共享服務的流程。財務共享服務模式與以往的財務集中模式最大的不同就是因為前者并不是將現有的財務流程簡單歸集和組合,而是要在現有的基礎上實現對財務流程的再造設計,主要包括對以下幾大系統流程的再造:應收賬款流程、應付賬款流程、在建工程和固定資產業務流程、人工成本流程、貸款和票據管理流程、總賬流程、費用報銷流程、合同業務流程等。
(5)搭建強有力的信息系統平臺。財務共享服務的順利實現離不開信息技術系統的支持,財務共享服務中心要為多個不同的客戶單元提供服務,就必須實現信息數據的共享和管理,建立覆蓋整個企業的信息系統平臺,所以擁有強大的信息系統支持是非常有必要的。信息系統平臺一般包括企業資源計劃系統、影像管理系統、網絡報銷系統、電子支付系統、銀企互連等系統。
3.實施財務共享服務模式的保障
財務共享服務模式的順利實現和持續運營需要企業投入大量的資源,需要建立一套完備的保障措施。
(1)人力資源管理。構建財務共享服務中心的初期,自動化程度是相對較低的,大多數的業務還處在人工處理的階段,這就需要一批了解業務、了解系統的人才對流程進行持續的優化,對人工處理的簡單勞動進行自動化、系統化。隨著后期流程的不斷改善,人工處理的部分會逐漸降低,這時的財務共享服務中心主要是為客戶提供及時、準確的財務報表和財務數據,這就需要財務共享服務中心有一批深刻理解會計準則同時又了解企業管理需求的專業人才。人才的培養,需要財務共享中心在建設初期就進行儲備和培養,只有這樣,才能指導基礎的會計核算人員進行正確的賬務處理,才能很好地滿足客戶的需求。
(2)知識管理。構建財務共享服務中心的核心就在于對財務流程進行梳理和再造,在這個過程中需要強有力的知識管理能力來做支撐。人員的流動對于任何一個企業來說都是十分正常的,在財務共享中心構建過程中,標準化的流程管理顯得尤為重要,它能保證財務共享服務中心的運作不會因個別工作人員的離開而受到影響。因此,我們必須要將制度規范化,加強財務共享服務中心的標準化流程,而這項工作的有效完成需要強有力的知識管理體系做基礎。
(3)風險管理。改革與風險總是并存的,財務共享服務中心建立初期,企業必須要意識到這種新型財務管理方式所帶來的一系列改變,識別財務共享服務模式給企業自身所帶來的風險,同時采取必要的措施加以預防和規避。風險主要可能包括業務風險、系統風險、人員流失風險等。