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[關鍵詞]財務內部控制 問題 流程圖
一、醫院財務內部控制的概念及內容
醫院財務內部控制,是醫院制定和實施相應制度、措施和程序,以保證醫院經濟業務活動有效進行,保證醫院資產安全與完整,防止、發現和糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整的一種管理活動。主要包括預算控制、收人控制、支出控制、貨幣資金控制、藥品及庫存物資控制、固定資產控制、工程項目控制、對外投資控制、債權債務控制、對外投資控制、財務電子信息化控制及監督檢查等方面的內容。
二、現行醫院財務內部控制存在的問題
在社會主義市場經濟條件下,隨著醫療衛生改革的不斷深入。醫療機構經濟活動從內容到形式上都發生了較大變化,財務風險和經營風險也日益加大,很多醫院逐步認識到了內部控制的重要性,國家也相繼出臺了《內部會計控制規范》、《財務會計內部控制規定》等相關法規。按照這些法規的要求,各醫院相繼建立了一些財務內部控制制度,也制定了一定的考核辦法,但目前醫院財務內部控制管理工作仍存在著一些問題,筆者在此強調以下兩個方面:
(一)、財務內部控制制度的建設仍相對薄弱。表現有:(1)制度建設不夠完善。如以財務制度代替或涵蓋財務內部控制制度。財務制度對各項經濟業務的規定簡單而籠統。無細化的各種控制規定:或對業務處理中的部分環節和內容缺乏足夠的認識或重視,未建立相應的控制制度;或內部控制規定僅散見于單位的各種相關文件和辦法中,無整體框架,不成體系。許多醫院根據經驗或慣例,實施了較為有效的內部控制管理行為和措施,但未形成相關的制度規定。(2)制度的建設與實際業務的結合不夠緊密。部分醫院在設計財務內控制度時未充分考慮實際業務流程,以致在執行中造成不適用、執行難,或不能達到預期管理目標的情況。(3)制度的修訂不夠及時。隨著財務電子信息化的發展。會計核算的方式和內容日新月異,一些手工會計系統下的控制手段已經失效,數據控制的環節發生了重大變化,對于這些新的變化,部分醫院未能及時補充和修訂財務管理制度,造成制度上的缺失或失效。
(二)、財務內部控制重制度、重措施、輕程序。部分醫院建立了財務內控制度,也實施了相應的內控措施,但忽略了能達到控制目標的業務流程的建立。或有建立但未明確加以規定。這在工作中往往帶來一些困擾,一方面新員工不知到要怎么做,在做的人不知道為什么這么做,做的重點是什么,將來的人也許就不這么做,在不知不覺中喪失了控制效果;另一方面不制定業務流程,管理者往往就不會主動思考現有流程的合理性和控制力,或對其他可能出現而尚未出現的業務或狀況進行思考,并應對以相應的辦理流程,這使得醫院存在了出現漏洞的風險。
三、應用流程圖法加強醫院財務內部控制的益處
流程圖是由一些規定的圖框、符號、文字和流程線組成的,用于表示完成某一工作任務,達到某種目標所需的操作、步驟和過程。財務內部控制主要體現在經濟業務活動中,因而從業務程序人手完善內部控制制度有利于提高醫院內部控制水平。將醫院的經濟業務流程同內部控制結合起來進行內部控制制度設計,能夠更好地實現財務內部控制目標。在醫院管理活動中,應用流程圖法加強財務內部控制有以下益處:
(一)有利于完善現有的業務處理程序。繪制流程圖可幫助管理者更好的理清思路,判斷現有的業務處理程序是否存在漏洞,并針對存在的問題,設計能有效控制的業務流程。
(二)有利于完善財務內部控制制度。繪制流程圖有助于管理者在建立財務內部控制制度時充分考慮制度的可執行性;有助于管理者認識和掌握控制的關鍵點,并制定相應的制度進行管理;有助于管理者對各種經濟業務及其關鍵控制環節進行全面的分析。避免制度建立的疏漏;當新興事物出現,缺乏相應的控制制度時,繪制新的流程圖有助于管理者及時補充和完善內部控制制度。
(三)有利于內部控制制度得以長期有效的執行。業務流程圖有助于業務各環節中的相關主體掌握和遵循處理業務的程序和內容。避免因業務主體認識上的錯誤和不足、或主觀上的隨意性,導致控制失效或喪失。
(四)有利于促進控制工具的發展。全面而有效的內部控制往往需要通過大量的數據核對工作來完成,這就對信息化工具提出了更高的要求。
四、兩種流程圖的引證
(一)業務流程圖之――門診收費流程
傳統的門診收費控制,通常是指財務部門根據門診收據存根聯的匯總,定期向門診收費處結算并歸集款項,以確保收費處收到的款項
從流程圖中,我們可直觀的發現問題――收費處蓋章的處方、檢查、化驗單所載的金額是否一定等于收據金額呢?甚至于收費收據的第一、二聯所載的金額又是否一定等于存根聯的金額呢?由此,我們就會去考慮更具有控制力的業務流程。
為了保證業務部門提供藥品及服務的憑單(經收費處蓋章的處方、檢查、化驗單)所載金額等于收據金額,我們提出一種方案,即以收據聯同經收費處蓋章的處方、檢查、化驗單做為業務部門提供藥品及服務的憑據。從實際業務流程去考慮,我們就會發現這存在執行問題,因為往往一張收據要對應多張處方、檢查、化驗單,即要被分別送往不同的業務部門。
從流程圖中,我們很容易發現,門診收費控制的關鍵點是如何保證醫院財務部門能完整地歸集業務部門提供藥品和診療服務所應得到償付費用的款項,而不是僅限于如何保證醫院財務部門能完整地歸集門診收費處收到的款項。
“請開收據” ·吉特亞在馬里北部通布圖市開了一家雜貨店。他回憶,一天,一支懸掛“基地”組織黑色旗幟的車隊疾馳而來,他見勢不妙,為防敲詐勒索,他鎖好錢箱,藏在柜臺后。
車隊在店門前停下,一個頭目下車,推門而入,要求買一罐芥末。同時要求開一張1.6美元收據。
這名頭目是“基地”北非分支“伊斯蘭馬格里布”的“南方司令部司令”納比勒·卡馬。他成了吉特亞的常客。一次,他要求吉特亞準備一個印制的收據本,吉特亞照做。那一段時期,無論誰來購物,他都詢問對方是否需要收據。
在通布圖的非正規露天市場,商販們告訴美聯社記者,“基地”人員通常成對前來采購,一個人討價還價,另一個記錄價格。
賬目很清晰 “基地”的賬目文件顯示,購物開收據,記賬很記賬細致。比如:一個0.6美元的蛋糕、一塊1.8美元的肥皂、一包8美元的通心粉、一瓶14美元的強力膠、一把3美元的掃帚。
企業化管理? 除收據和賬單,“基地”還有工資單、求職表、慈善和宣傳開支。分析師們說,“基地”多年來試圖借鑒企業運營模式實施管理,建立統一財務制度,打造“跨國公司”。
美國國務院反恐協調員辦公室前顧問威廉·麥坎茨說:“他們控制行動、實現預定目標的方法很有限,因此必須像經營商業一樣去做。”曝光的“基地”文件顯示,這一組織有“首席執行官”、“董事會”、“人力資源部”和“公共關系部”。兩份收據顯示,“基地”分別花費4000美元和6800美元用作“車間”運行資金,這一稱謂直接源自企業。嚴格的開支管理制度可追溯至“基地”創建人本·拉丹。本·拉丹曾在大學攻讀經濟學,繼而幫助父親管理家族企業。
用途多樣 從“基地”賬本可以一窺他們的日常活動。一股“基地”成員曾向上級打報告,請求提供御寒衣服和帽子。
“基地”在通布圖當地實行宗教法律,接管政府公共設施,從鄰國阿爾及利亞進口燃料。一張發票顯示,他們支付3720美元采購20桶柴油,供通布圖市發電站使用。通布圖地區“基地”主要頭目之一阿布·扎伊德去年12月打報告,請求提供4枚火箭彈。
“基地”為當地監獄預撥資金,為宗教法庭制訂詳細預算,每名法官每天審理案件可獲得2美元酬勞。
一、認真執行國家各項財稅方針、政策、法令,堅持勤儉理財,統籌兼顧專款專用的原則,合理使用資金。
二、按照國家統一的會計制度,設置會計帳薄,全面準確完整地反映社區經濟活動情況。正確使用會計科目,進行會計核算,做到帳帳、帳表、帳實相符。
(一)應建科目
1、現金
2、銀行存款
3、經營收入
4、經費收入(指街道不定期補助資金,和以獎代補資金,辦公經費單獨設立二級科目)
5、其他收入(除社區服務用房收入,以及經費收入以外的收入項目,包括衛生費返還,垃圾處理費獎勵返還,黨費收繳返還,自行車費返還以及社保退管等部門的單位有償服務應付資金)
6、經費支出(辦公支出設立二級科目)
7、結余分配(應遵循福利開支、辦公費、發展資金5:3:2的比例原則執行)
8、固定資產
(二)票據管理
1、財務票據須從街道財政所統一領取,實行專人負責,領用登記定期核銷制度。
2、社區從街道財務領取資金,應出具票據,經辦人須及時入帳。
3、嚴格禁止使用自購三聯單,收據。
(三)固定資產管理
固定資產建帳,帳實相符,領用、報廢要記錄,防止國有、集體資產流失。
三、配備財會人員。會計、出納需分設,分別由兩名副主任兼任,社區書記、主任不得兼任。嚴格執行“帳款分離,日清月結,收支審批,定期審計”制度。帳款物實行專人管理,原始單據和收據須由經辦人,主任簽字方可報銷,禁止白條入帳。對不符合規定的支出項目,財會人員有權拒絕支付或報銷,必要時可向街道辦事處反映。社區財會人員要穩定,不得隨意更換,如需撤換,必須經街道辦事處同意后由財政所派人鑒交后方可離崗。
四、實行民主理財,定期審計。社居委成立財務監督小組,由社區書記擔任組長,財務監督小組審核財務收支憑證,檢查財務制度的執行情況、物資管理使用情況,財務公示情況。財務監督小組組長行使財務建議權和不合理支出否決權。各社區在季度末10日內建立財務公開欄,張榜公布財務收支情況,對重大財務事項作說明,以落實社區“民主監督,群眾理財”的管理機制。
一、各管理處書記、主任、居委會主任一律不得兼任財務會計和出納。
二、任何人員不得以私人名義到集體帳上借支現金;因工作需要到集體帳上預借現金的,壹萬元以內須經管理處書記、主任簽字,壹萬元以上同時報財政所備案;伍萬元以上必須報辦事處主任審批。
三、各種借支款項原則上在事情辦結后一星期內結清,最長不得超過一個月。
四、管理處、社區居委會各種收入款項必須憑行政事業性收費收據(統一到財政所領取)收取并及時入帳,不得使用其它任何收費收據,并嚴禁帳外設帳和私設小金庫。
五、各管理處、社區居委會公共資源交易(指集體財產對外承租、出讓、集體資金投資收益、公共設施建設招投標、大宗設備、辦公用品采購等),須報街道紀委公共資源交易站備案審批。
六、按要求及時準確地做好財務公開,重大收支要專項反映,公榜地點以各村組為單位,在人口集中地方公榜,且每季度必須在該季度第1周公布上一季度財務情況,做到財務工作透明化、規范化。
七、財務工作要做到日清月結,及時準確記帳,管理處、社區居委會每月結束后5個工作日內要將原始憑證交財政所記帳,村小組必須每個月記一次帳,在季度結束后5個工作日內將原始憑證交聯隊記帳。
八、出納人員手中不得滯留過多現金,備用金原則上不得超過1000元,大額支出一律以轉帳方式結算。
九、各管理處財務開支,200元以下(含200元)由管理處主任簽字報銷;200元以上由主任簽字務發票上必須要有經辦人、證明人、財務負責人簽字)。
十、因公外出辦事及出差,應由駐村領導同意并證明才能按有關手續給予報銷。
十一、各管理處、村小組黨員、干部不得以任何名義外出旅游(有條件的管理處60周歲以上黨員,如沒有公費外出考察過,可安排一次外出療養,且費用控制在1500元以內)。
十二、管理處干部工資由三部份構成即基礎工資、年終實績工資、稅收工資,嚴禁變相發放除三項工資之外的其它福利。
[關鍵詞] 民間非營利組織 財務
1 概述
所謂民間非營利組織,是指由民間出資舉辦的,不以營利為目的,從事教育、科技、文化、衛生、宗教等社會公益性活動的社會服務組織。它包括社會團體、基金會、民辦非企業單位和寺院、教堂等。其開展活動的主要資金不能來自受益者,而應主要來源于社會捐贈和受益者之外的其他主體。不管投資者是企業、事業、其他社會力量還是公民個人,在向民間非營利組織投資時的身份都必須是非國有的身份。民間非營利組織內的資產來源于民間,而不是國有資產。民間非營利組織雖然不以營利為目的,但不等于不講經濟效益,只有追求資金的使用效益,才能保證組織的存在和發展。作為營利組織的企業,其出發點和歸宿都是營利,只有獲利才有生存的價值。而非營利組織是不以獲取利潤為目的,為社會公益服務的組織。獲取并有效使用資金以最大限度地實現組織的社會使命成了非營利組織財務管理的目標。
2 當前民間非營利組織財務運行中存在的主要問題
2.1 財務管理制度執行不力
一是沒有規范的賬簿,收入和支出管理混亂。許多民間非營利組織普遍認為盈利是自己的,做不做賬無所謂,有的記記流水賬,沒有原始憑證,有的甚至連流水賬都沒有。在收入方面不使用財政監制的“行業事業性收費票據”,而是使用市場上購買的收款收據;在支出方面,虛列公務支出和會議支出,有時從事業支出列支,有時從專項經費列支,且標準不統一,名目繁多,支出隨意。這主要是因為民間組織主要負責人認識不足,認為民間組織不同于其他企事業單位,業務量小,非營利性,都是流水賬,要不要財務人員無所謂。
二是成本管理混亂。許多“民辦學校”在計算教學成本時,將學校購建教室校舍的資產成本一次性計作教學成本。這樣人為膨脹成本,報送物價部門,是為了按“補償成本,略有贏余”的原則確定學費收取標準。這樣便使“非營利”教育演變成“暴利”行業。
2.2 資源不足,財會人員素質低下。很多自下而上成立的非營利組織沒有或幾乎沒有固定的人才渠道,定員和編制極為有限,主要依靠志愿者開展活動。許多會計、出納人員沒有會計資格證書,未經崗位培訓上崗,對新舊會計制度銜接不清楚。未按《民間非營利組織會計制度》執行,從而造成了會計賬目混亂現象。例如某會計人員說道,“我是兼職的,我接手出納前,在財務上有會計賬而從未見過出納的銀行存款日記賬”。這種現象,說明了我國目前缺少民間組織評估機制及公眾監督機制。缺乏評估機制,使得民間組織難以正確的認識自我,也使得民間組織對自己的缺陷不能及時修正等等。
2.3 票據不全,運行困難。目前福建的民間非營利組織的財務票據只有《福建省單位內部往來結算票據》、《福建省社會團體會費統一收據》和《福建省接受捐贈專用收據》三種。而提供服務收入和商品銷售收入卻無票據,以至付款單位的費用因票據的不合法而無法在稅前扣除。例如:外單位訂購《水利科技》期刊時,我們只能開捐贈發票;在《水利科技》期刊上刊登專業的宣傳廣告時也無法給對方提供發票等。
2.4 財務信息不透明。工作人員通過做假賬等手段中飽私囊,打著民間組織的旗號進行營利性的商業活動,逃避納稅等。這都是因為大部分民間組織與政府部門息息相關,民間組織責、權、利還不十分明確,組織與政府、市場關系含糊,行政色彩較濃,導致內部財務混亂,財務制度不能很好地落實。另外我國對民間組織管理所依據的法律法規體系還不甚健全。也導致了有關部門查處難,處罰更難。
3 對于加強民間非營利組織財務管理的幾點建議
3.1 完善法律法規,加強對民間非營利組織的財務管理。我國民間非營利組織目前存在缺乏專業人員、賬目管理混亂、不執行規范的會計制度、內控機制不完善等問題,有的單位甚至出現財務違法犯罪行為。加強民間非營利組織財務管理工作,是組織加強自身建設的需要,是加強民間組織社會監督的需要,更是政府有關部門加強監督管理的需要。如:按規定成立社會團體,全國性的需要10萬元以上的活動資金,地方性或跨行政區域的需要3萬元以上的活動資金。但在現實中有許多登記機關只需要出資人提交存款復印件即可。而對于民間非營利組織的年檢,本是監督組織正常運作的一個有力手段,現實中又多是流于形式。政府監管的不到位,也是民間非營利組織出現問題的原因之一。
3.2 嚴格界定民間非營利組織的性質。如一些從事非營利公益活動的組織不得不以企業法人的身份存在,而一些營利性的培訓機構等也登記為民辦非企業單位,在名義上成為非營利組織。同時,社會團體大多缺乏“獨立性”和“自治性”,而許多未經注冊的組織卻在不同程度上合乎非營利組織的定義。因此,首先要從體制上區別其組織性質,才有利財務上區別管理。
3.3 建立信息系統,保證績效管理的準確和有效。完備的資料和數據是非營利組織績效管理的基礎,由于非營利組織績效管理所需信息量大,涉及社會范圍廣,所以全面、系統地收集資料是一項相當復雜且細致的工作,需要花大量的人力、物力、財力,因此必須建立針對非營利組織績效管理的信息系統。充分利用信息技術能有效幫助民間組織進行財務管理,保證會計信息的完整、準確,便于財務數據的收集和交換,提高財務工作的質量和效率。