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單位名稱:公司經理辦崗位名稱:秘書
崗位編碼:所在部門:秘書科
薪酬等級:崗位定員:2
崗位類別:管理工作時間:不定時工作制崗位任職者(代表)簽名:
上級主管簽名:擬定時間:
批準時間:崗位目的根據公司行政中心工作的需要,做好辦理公文、籌辦會務、處理日常事務及信息傳遞等工作,發揮服務和參謀助手作用崗位關系經理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責與績效考核指標(請描述該崗位4-8項應負工作職責,并按其重要性進行排序,并在工作職責中提取績效考核指標,績效考核指標應盡可能客觀、量化,數據易采集。)序號工作職責(描述)績效考核指標1參與行政工作的調查研究和督辦、落實,提出工作意見和建議及時完成2起草公司行政工作報告,決議決定和領導講話及匯報等文稿達到要求3承辦公司黨政聯席會,經理辦公會及綜合性行政會議會務工作及時通知,做好記錄4承擔信息的上傳下達,記錄公司重大事件,整理史(志)資料作息傳遞和記錄準確、及時5承擔與上級主管機關的聯絡溝通,請示匯報溝通聯絡暢通6參與公司重大活動的承辦,參與公司對外接待工作。有禮、有節、有序7負責安排公司領導工作日程(月度和臨時出差計劃)安排周密合理8承擔承辦公司領導外出活動有關事宜,完成領導臨時交辦事宜完成,達到要求9承擔公司機關led電子公告屏的編輯、制作、播放。正常播出范圍聯系的對象頻率聯系的內容內部機關各部門經常會議及活動安排,收集反饋信息,協調配合各二級單位經常外部省國資委、市委市政府辦公室經常請示匯報、報送材料、溝通聯絡,信息上傳下達中鋁辦公廳經常請示匯報、報送材料、溝通聯絡,信息上傳下達工作環境工作場所:辦公室
職業風險: 危害源種類:
危害頻率:工作工具與使用設備電腦、電話、錄音筆、led電子顯示屏、投影儀等任職要求[本職位需要的最低任職資格(含學歷、資歷、技能、素質和經驗等)]1、學歷及知識背景:??埔陨蠈W歷或具有中級以上職稱,接受過企業管理,公文寫作,計算機應用等方面的教育培訓2、工作經驗:從事辦公室工作二年以上3、基本知識與技能:有較好的寫作基礎,具備較強的辦事、辦會能力;熟悉公文寫作,能夠獨立起草一般性公文;具有較強的組織、協調能力,能獨立處理科室業務;熟悉接待禮儀,能較好處理一般性接待工作;熟悉使用辦公軟件;熟悉文件資料歸檔的基本程序和方法。4、素質要求:嚴謹細致,責任心強,有較強的 保密意識;待人熱情,有良好的服務意識;善于協調、溝通。5、其他要求:性別:年齡:其他:__公司崗位說明書崗位名稱:秘書
崗位編碼:所在部門:秘書科
薪酬等級:崗位定員:1
崗位類別:管理工作時間:不定時工作制崗位任職者(代表)簽名:
上級主管簽名:擬定時間:
批準時間:崗位目的根據公司行政中心工作的需要,做好辦理公文、籌辦會務、處理日常事務及信息傳遞等工作,發揮服務和參謀作用。崗位關系總經理經理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責與績效考核指標(請描述該崗位4-8項應負工作職責,并按其重要性進行排序,并在工作職責中提取績效考核指標,績效考核指標應盡可能客觀、量化,數據易采集。)序號工作職責(描述)績效考核指標1負責辦公室季度考核報表的報送及時性2負責每月領導工作安排的收集、打印、下發規范性3負責公司外來客人的接待、服務工作滿意度4負責領導辦公室資料、文件的整理、歸類規范、整潔性5負責與上級主管機關的聯絡溝通,請示匯報及時、準確性6負責辦公室文件資料的清理,歸檔規范、整潔性7負責公司對外宣傳材料的收集提供及時性8負責辦公室電話的接聽,記錄,上傳下達及時、準確性9負責公司領導出差的訂票、借款、報銷等工作及時性10負責公司各種會費的交納、登記工作及時、準確性范圍聯系的對象頻率聯系的內容內部機關各部門經常會議及活動安排,收集反饋信息,協調配合各二級單位經常外部省國資委、市委市政府辦公室經常請示匯報、報送材料、溝通聯絡,信息上傳下達中鋁辦公廳經常請示匯報、報送材料、溝通聯絡,信息上傳下達工作環境工作場所: 辦公室
隨著醫療事業的不斷進步發展,現代醫院規模得到了快速擴張。作為醫院管理的主要手段,內部控制的重要性越來越得到醫院管理者、管理研究者的重視。然而,醫院管理觀念及方式上還存在一些欠缺,工作中心偏向財務控制,而忽略了現代管理對內部控制的需求。為了給患者提供滿意的醫療服務,增強內控設計的完整性,加強各科室和全體醫護人員的績效管理尤為必要。
二、關于內部控制的設計
(一)抓住內部控制的基點、難點、關鍵點
從點上看,首先內控設計要以人為本,并以此作為控制的基點和核心。醫院管理層和內部控制的制定者要轉變觀念,將員工作為內控主體與客體的重要角色,將管人與自管有機結合。內部控制制度的實施需要員工來完成,提高員工的綜合素質,發揮醫院員工的主觀能動性。其次,內控設計要以還要藥品及其配比、醫療設備的采購和使用以及醫院的各項基礎設施建設等難點問題作為內部控制管理的重點。另外,醫院進行內部控制還應注意以下幾個關鍵點:一是控制不相容崗位。根據醫院的業務流程及特點設定崗位,對于一些不相容的崗位,各業務崗位安排應相互牽制、相互制約。二是嚴格執行授權制。設置嚴格合理的醫院授權批準制度,既簡化業務手續又起到控制的作用。對于相關業務的處理,醫院工作人員必須按既定程序,取得工作授權,審批通過才可開展。三是監督制約內部控制的執行。將內部控制設計與醫院的方方面面,對內控制度進行整合、協調,避免出現控制盲區;在醫院內部設立審計部等監察組織監督制約內部控制制度的執行,防止制度形同虛設的問題出現。實行不定期的內部控制監督檢查,配合定期組織檢查小組檢查醫療質量達到制約促進作用。
(二)抓牢內部控制的兩條主要脈絡
從內部控制管理的脈絡上看,會計控制和內部管理控制是醫院內部控制的兩條主線。所謂會計控制,即為了有效利用醫院資產,保護醫院資產安全性,保證會計信息的真實性可靠性,從社會效益和經濟效益兩方面促進醫院健康發展而采取的一系列財務控制管理措施。進行有效的會計控制有利于醫院會計工作的正常運行,也有利于提高經營管理水平。會計控制的規劃設計包括總會計師、審計科等組織的設置、崗位責任制的建立、物資采購與全面預算的控制??倳嫀熞话阌删哂邢鄳Y質、懂得相關財務業務的醫院分管財務的院領導兼任,主要職責是協調醫院行政與財務的關系,協調醫院成本預算和財務支出,減少錯弊的發生。審計科由院領導直接負責,是由各部門各崗位抽調德才兼備的員工建立的獨立內審機構。也可以根據醫院的發展水平和財務狀況適當引入外部審計,提高審計獨立性,防止內部人員聯合舞弊現象的發生。建立職責和事故負責機制,會計人員明確自身職責,并在做好本職工作的同時,相互之間進行監督,彼此制約。全面預算控制即根據醫院當期項目管理目標,對收入、支出、貨幣、固定資產、藥品及庫存物資、工程項目、對外投資等方面的工作內容編制明細的預算或計劃。醫院關于財務方面的各項工作必須經過預算授權,其完成情況與科室經濟利益掛鉤。尤其是醫院藥品和設備的采購,必須進行嚴格的項目預算計劃,保證資源的合理配置和有效利用。明確規定采購項目名稱、內容、金額、執行期等,并對預算的執行全程跟蹤,實現公開、公平、公正的財務操作。
(三)畫全醫院內部控制的完整面
醫院內部控制的完整設計還需要考慮從兩個大方向規劃系統的控制面。一是內控設計要符合醫院的實情性質以及各組織部門和人員結構特點。內部控制制度要適用于各科室、個崗位員工,確保內部控制制度對每個員工都具有約束力;確保每個員工在內部控制中作為主客體存在,積極參與,自我控制,互相監督。二是內控設計要立足全部醫療服務活動和經營管理活動,包括醫療、護理、醫技及其他特殊業務。
三、績效管理體系的建立
績效管理是醫院進行內部控制的重要部分,通過對醫院管理總目標的建立、目標分解、業績評價、績效反饋的一種管理活動。在確保醫療服務提供的公益性的前提下,實施績效管理,進行公平的人才競爭機制,是為了最大程度地發揮醫務人員的積極性,提高工作效率,使醫院人力資源得到合理配置;及時對組織的經營業績和效益進行評價,從而提升醫院管理能力,提高醫院服務質量水平,增強醫院的核心競爭力。要達到以上目標,需要建立起科學有效的績效管理體系,具體實施辦法如下:
(一)建立績效管理組織體系
建立一個專門的績效管理委員會組織,由院長擔任主任,聯合人事、護理、醫保、病案和感控等多部門醫護人員代表為管理人員,管理層下面設有績效數據登記組,專門績效管理組、績效考核評估組。明確各組的職責與權利:績效數據登記組負責提供績效數據的報表;專門的績效管理組負責與績效管理委員會協商、討論,制定績效考核方案,對績效數據結果進行分析統計,形成考核報告并在醫院內部公示;績效考核評估組則負責各科室分管工作的考核指標的制定以及相關考核工作的實施。
(二)健全績效考核指標體系
不同科室具有不同職能,績效考核指標的規定必須要根據政策要求和醫院現實情況以及各個科室的個性特點而定,并將指標納入到日常管理工作中,由各主管部門負責日??己撕凸芾?。為了公平起見,各項硬性指標要統一化科學化,縱向比較診療量、診療費用等差異性績效指標??冃Э己酥笜说囊幎ㄒ婢C合,各個科室的考核包括財務狀況、內部運作流程、服務對象評價、學習與發展等,財務狀況評估可以反映醫院運行的綜合結果;內部運作流程評估可以反映各科室業務流程和機制的完善度,體現工作質量和效率水平;服務對象評價可以體現工作人員醫療水平、服務水平以及社會責任;學習與發展關系到醫院的可持續發展,對科室的學習與發展進行績效評價可以體現醫院的科研水平與醫療成果。
(三)制定績效管理流程體系
績效管理流程體系包括績效計劃、績效考核和績效反饋三各部分。在醫院高層領導的帶領下,自上而下地推行績效管理。在全院公公示各科室、各崗位在不同階段要完成的任務指標,以及任務完成量及完成效果的考核流程和獎懲辦法,以公平為原則制定客觀的考核目標、可行的管理方案。將年度績效考核指標傳達到各科室。按月、季、年等不同階段進行績效統計。將績效與科室工資、科室獎金、福利津貼等掛鉤,按照績效系數分配醫院資產,刺激醫院職工的積極性,促使員工按置按量完成工作。
四、結語
為全面加強北京檢驗檢疫科技平臺建設,充分發揮科技支撐和引領作用,北京檢驗檢疫局科技工作以加強能力建設為重點,以改革創新為動力,以增強自主創新為目標,以保障檢測工作有效性為主線,全面實施“科技興檢”戰略和科技精品工程建設,積極完善科技創新體系,深化科技管理機制改革,為引領檢驗檢疫事業科學發展提供了有效途徑和方法。
一、創建“三體聯動、分工協作”的科技保障新體系
1.強化科技管理手段。北京檢驗檢疫局充分發揮科技委委員人才資源效益,提高科技項目申報、科技成果獎勵的科學性和有效性;對科研項目實行全過程跟蹤管理,確保科研項目按時、保質完成;強化實驗室認證認可后管理體系的監管工作,加大對實驗室管理績效考核頻次和力度,初步建立了分層管理、權責明確、監督有力的三級實驗室管理制度。
2.注重提高檢測工作質量。北京檢驗檢疫局技術中心以建設檢驗檢疫精品實驗室為目標,設立了質量部和業務部,完善了8個專業實驗室,確保技術中心集中力量做好檢測工作。
3 .完善北京市檢科院建制。為進一步加大科學技術儲備力度,充分調動科研技術人員的積極性,通過對科研資源整合和效能優化,完善了北京市檢驗檢疫科學技術研究院的建制,設立了綜合管理部、財務部和科研管理部,規劃了生物技術研究室、食品理化技術研究室、工業與輕工產品技術研究室,為檢驗檢疫科學技術研究和首都市場安全提供保障。
在短短的幾年時間內,北京檢驗檢疫局先后打造了“熒光定量pcr”、“生物芯片檢測”和“納米檢測技術”三大技術平臺,為“檢得出、檢得準、檢得實”提供了強有力的科技支撐。
二、構建“思想創新、突破觀念”的技術機構改革新模式
北京檢驗檢疫局按照“精簡效能、資源合理化配置、責權一致、功能多元化、服務社會化”的原則,使技術機構真正成為職責定位科學、職能劃分規范,既能不斷提高技術支撐職能,又能自主經營、自我發展、自我完善的法人實體,為檢驗檢疫執法把關和開展社會檢測提供優質服務。
1.建立健全以聘任制為核心的用人機制。按照“按需設崗、職責明確、競爭上崗、擇優聘用、嚴格考核、按崗付酬、合同管理”的原則,建立健全聘任制的用人機制。一是成立了質量管理部和業務管理部,技術機構的主任、副主任不兼任管理部門或實驗室負責人,減少管理層級,明確各管理者、各實驗室、各崗位的職責和任務。二是通過對技術機構檢測工作的全過程分析,科學設定工作崗位,編寫崗位職責,并按崗位需求聘用人員。三是定期對全體人員實行量化考核,把考核結果作為續聘、解聘、增資、晉級、獎懲的依據,增強了人員聘用的靈活性。
2.建立以績效考核為核心的收入分配機制。北京檢驗檢疫局技術機構按崗位、任務、業績設立了“基本工資+崗位津貼+績效工資”三元結構分配制,重點突出績效工資比例,并依據工作崗位、人員能力確定不同的績效獎勵系數;根據實驗室的不同專業設置工作類型系數,將人均檢測項目數量、人均事業性創收檢測項目數量、對外委托業務支出費用與法定檢驗工作計費收入的比例、試劑耗材消耗費用與總檢測收入的比例等考核內容指標予以量化,并與收入分配掛鉤,建立科學合理的分配激勵機制,從而廣泛地調動了全體員工的工作積極性。
3.建立全口徑核算的財務管理制度。北京檢驗檢疫局技術機構單獨管理行政事業性收費和經營服務收費,實行內部獨立核算和成本核算制度。一是開展法定檢測工作所需的費用全部在財政預算資金中安排,充分發揮預算資金的效力。二是社會檢測市場收入全部納入技術機構預算管理,并堅持按項目、時間、進度支出,確保年度收支平衡。三是按照收入與成本費用相互配比、相互一致的原則,根據收費性質實行以實驗室為單位的部門成本核算。
此外,北京檢驗檢疫局技術中心與北京市有關部門建立了食品、玩具、服裝、機電產品等商品的市場抽查檢測合作機制,獲得了國家3c強制性認證指定檢測機構、消費者協會指定檢測機構、農業部瘋牛病疑似病例確診實驗室等資質;北京檢驗檢疫局保健中心和外交部、人事部、勞動部、交通部、中科院、北京海關等50余家單位建立了固定業務聯系,在激烈的市場競爭中建立了穩定的顧客群。
三、搭建“借船出海、借梯上樓”的科技合作新機制
北京檢驗檢疫局充分利用北京高校多、科研院所多、科技人才多、信息渠道多的優勢,加強與國內外多家科研機構、重點企業的聯系與溝通,聘請院士和知名專家、學者為高級技術顧問,創新性地提出了“借船出海、借梯上樓”的科技合作發展戰略,培養了北京檢驗檢疫局科技人才隊伍,提高了嚴把國門和執法把關的技術支撐能力。
1.科技合作機制成為促進科技發展的倍增器。北京檢驗檢疫局將檢驗檢疫工作需求同國際前沿技術有機結合,積極同中國科學院、清華大學、北京大學、中國 農業大學、浙江大學、生物芯片北京國家工程研究中心、國家“863”病毒基因載體研發基地、北京貝億安泰醫學研究院等30多家科研單位簽署科技合作備忘錄并建立科技合作機制。如北京檢驗檢疫局聯合北京貝億安泰醫學研究院申報的《國境口岸應用ttm技術篩要檢疫傳染病方法的研究》,在獲得了國家公益性科研項目立項批準,有效地解決了國境口岸檢疫監測手段單一、靈敏度不高等問題,為我國檢疫傳染病監控模式帶來重大變革;聯合中國檢科院等單位主持的“十一五”國家科技支撐計劃項目《進境有害生物檢測關鍵技術研究》,在國際上首次建立了81個植物病毒屬的特異篩查基因芯片,發現2個植物病原新種,為口岸檢驗檢疫工作提供了快速的檢測手段。
2.組建科技智囊團成為促進科技發展的智力庫。北京檢驗檢疫局先后聘任中國科學院和中國工程院院士田波、侯云德、范維澄、饒子和、龐國芳等13位院士,以及諾貝爾獎獲得者蓋達賽克博士等13名知名學者,共計26人為高級技術顧問,使北京檢驗檢疫局在科研工作中少走彎路,提高研究質量和效率。北京檢驗檢疫局還通過實施科技骨干與院士顧問之間的“培養帶教工程”,鼓勵科研人員與特聘專家、院士及其擁有的行政資源開展合作,安排科技骨干到院士實驗室做訪問學者,為北京檢驗檢疫局科技人才隊伍建設提速度、上層次奠定基礎。
3.攜手攻關成為促進科技發展的助推器。北京檢驗檢疫局積極與相關科研院所攜手攻關,促進科技研發工作進程,提升科技人員的創新能力。如與國家納米科學中心合作,構建檢驗檢疫應用納米技術新平臺,共承擔、參與有關納米檢測技術方面的科研課題17項,在全國首次確立了最佳的納米材料與抗體偶聯的方法,研制出禽流感、布氏桿菌病原的高特異性抗體;在國際上首次建立了檢測5種重要植物病毒的納米磁珠富集和提取核糖核酸(rna)方法,提高了檢測結果的準確性。同時,北京檢驗檢疫局與生物芯片北京國家工程研究中心合作,在國家標準化管理委員會的支持下,成立了全國生物芯片標準化技術委員會,對于推動生物芯片產業化更快發展具有重要意義。20xx年,北京檢驗檢疫局與國家納米科學中心聯合申請了國家重大科學研究計劃項目《納米測量技術標準的基礎研究》已獲得批準,使北京檢驗檢疫局在納米技術基礎研究方面邁出了關鍵一步。
四、建立“一點兩環、三級管理”的檢測質量控制新體制
1.科技處監督構成外環。北京檢驗檢疫局科技處充分運用“三位一體”綜合行政管理體系,將實驗室檢測工作管理納入年度績效考核范圍,采取專家評審、現場操作考核等方式,在盲樣測試、實驗室間比對、質量控制、人員培訓、標準物質、儀器設備、樣品處置和不符合項整改等方面對實驗室進行績效考核,使檢測工作質量控制逐步向規范化和常態化發展。
2.技術機構質控部門構成內環。北京檢驗檢疫局技術機構質控部將保證檢測工作質量的指標體系納入績效考核,通過崗位練兵、盲樣檢測、空白試驗、陽性對照試驗、平行樣試驗、加標回收試驗、標準物質檢測、保留樣品再測試、工作曲線的核查、實驗室人員比對和方法比對等措施對檢測工作進行考核,并將考核結果與實驗室年度考核、職工個人收入掛鉤,實現了由單純服務性收入考核向全面績效考核指標的轉變。
3.實驗室質量監督員形成質控點。實驗室質量監督員通過監測實驗室環境設施運行情況,監督檢測人員實驗操作,抽查標準操作規范(sop)實施情況等,做好實驗室內部日常監督工作。
近年來,北京檢驗檢疫局技術中心獲得了全國第一個動物檢疫領域能力驗證計劃提供者資質,組織了“禽流感熒光rt-pcr檢測”國際能力驗證計劃,成為第一個成功組織動物檢疫領域國際能力驗證計劃的中國實驗室,建設了質檢系統唯一個瘋牛病檢測實驗室。北京檢驗檢疫局保健中心獲得了全國第一個衛生檢疫能力驗證計劃提供者資質,成為全國質檢系統唯一一個艾滋病確證中心實驗室,成為北京地區唯一一家同時開展赴美移民和預防接種工作的醫療機構。北京檢驗檢疫局先后組織了28次全國性能力驗證計劃,從動物檢疫、衛生檢疫擴展到植物檢疫、玩具檢驗、紡織品檢驗、機電檢測、醫學媒介生物等專業領域,進一步提升了檢驗檢疫實驗室的檢測能力和技術執法把關水平。
目前,北京檢驗檢疫局已有9個國家重點實驗室通過國家質檢總局的核查驗收,占北京檢驗檢疫局國家(規劃)重點實驗室的82%;北京檢驗檢疫局技術機構涉及的169個產品領域、1998項的檢測項目參數已通過認可和計量認證,并具備了13類產品、43個檢測項目參數的能力驗證組織能力。
五、建立“運行高效、科學監督”的信息化運行新機制
1.強化檢測報告簽發審查。北京檢驗檢疫局通過引進科學數據系統,使審核報告人員能直接實時查詢檢測結果相關圖譜,實現了在一臺客戶端上瀏覽實驗室中大部分報告和數據,并且不影響實驗中的儀器設備使用,提高了檢測報告簽發審查的質量。
關鍵詞:建筑施工公司;管理人員;培訓外包;人力資源
中圖分類號:C93 文獻標志碼:A 文章編號:1671--7740(2010)02--0122--03
引言
外包起源于20世紀60年代的美國,發展于20世紀80年代。外包首先是以實踐的形式作用于企業管理領域中,從生產、施工外包逐步過渡到到營銷、計算機軟件、人力資源管理等行業領域。如今人力資源外包服務已在中國悄然興起。而在人力資源管理中,比較容易被外包的內容之一是培訓,培訓外包的主要目的就是依靠外部資源來提高企業員工的管理能力、生產能力、技能、知識等方面,從而使企業在市場競爭中獲得優勢。
對于企業而言,管理人員的培訓是提高企業核心競爭力的關鍵,同時也是企業一項長期的培訓內容∞,±音訓外包一方面確實可以解決企業內部培訓管理人員所帶來的師資力量的局限性,增加人力資源管理部門負擔等問題。但是培訓外包也容易造成培訓監督難以實施、培訓結果難以量化考核等問題。筆者結合曾在s建筑施工公司(以下簡稱s公司)工作的經歷,對s公司的管理人員培訓外包的現狀,找出存在的原因,以便為轉型中的國有建筑施工公司的人力資源管理外包提供借鑒。
一、S公司管理人員培訓外包現狀
1 S公司簡介。s公司成立于20世紀50年代,是國有大型水利水電施工企業。現有職工3 000余人,其中各類專業技術人員約占40%。2010年,該公司下屬單位有20個,包括9個分局,5個分公司,還有醫院、勘測設計院、培訓中心、研究所、工程項目部和管理處。(1)企業人力資源基本情況分析。該公司約有20%以上的管理人員無職稱和無技術等級證書,而且總體年齡偏大,學歷水平不高。(2)企業培訓基本情況。該公司目前的培訓主要為崗位培訓,包括資格培訓、適應性培訓、技術等級培訓。經過筆者了解,適應性培訓主要由企業內部進行培訓,由公司培訓中心完成,其中培訓的師資力量由內部講師和外部講師組成,主要為外部聘請講師。資格培訓與技術等級培訓主要委托培訓外包機構進行培訓,但是培訓的計劃由該企業完成,培訓的課程設計和考核主要由培訓機構完成。s公司管理人員培訓經費占2008年度培訓費用總和的28.8%,約有52%的管理人員接受了培訓。據了解,該企業2008年度培訓費用總支出約占企業年利潤的2%。
2 s企業培訓外包決策分析。s公司的培訓計劃主要由上級部門根據企業在職人員教育水平以及上年度企業盈利狀況制定培訓計劃。部分由企業職工遞交培訓申請表,再由該公司的人力資源部匯總,根據培訓預算,安排培訓。目前企業培訓中心的專職培訓人員為11人,兼職5人,其中本科生學歷及以上共有11人,主要進行的是新員工培訓、黨員干部思想政治培訓、部分安全生產管理培訓。s公司目前采用的是作業管理外包,該外包形式需要外包商必須具有操作企業復雜系統的能力企業本身系統完備但缺乏具有專業能力的人員。該公司目前對于部分管理人員取證、資格等級及中高層管理人員的繼續教育缺乏足夠的師資力量,而且由于這部分培訓并不涉及企業機密,培訓的人員不呈現大批量。如果因為這種培訓項目,由企業自身設計課程、外聘講師,資金投入大,而且效用不高。
3 s公司管理人員培訓外包實施后的效果。筆者利用問卷調查法并利用電話訪談等方法,共訪談分公司主管8次,發放問卷100份,收回問卷100份,有效問卷66份,有效率66%,通過調查了解到以下情況:通過對接受過培訓外包機構培訓的管理人員調查顯示,感覺滿意的管理人員人數占6.1%,認為比較滿意占30.3%。多數分公司每年按照總公司的培訓計劃,安排人員參與培訓,其中對于培訓外包,多數主管表明,效果還可以,但是由于培訓一直被認為是企業福利項目的一項,接受培訓,取得相關證書和學歷,就可以提高工資等級。對于參加外部培訓,受培者多數更重視的是培訓結果是否與崗位等級的提升掛鉤,而不是培訓內容的應用性,所以培訓后,對于部門而言意義不大。S公司培訓外包的考核由培訓外包機構進行,考核的指標簡單,通過是否取證及筆試結果給予受培者成績,而s公司對受培者培訓后的情況無明確考核。
二、S公司管理人員培訓外包主要存在的問題
1 管理人員培訓外包目標偏差。(1)培訓投入力度不夠。2009年度該公司經培訓外包機構培訓的管理人員為89人次,部分崗位的管理人員年培訓費不足800元。其間,部分管理人員確實出現了崗位職責不清,能崗不匹配,多利用經驗進行管理,從而導致管理效率較低,企業運營成本上升。(2)該公司職稱和技術等級與崗位工資掛鉤,因此培訓部門在制定培訓外包計劃的時候,更多的是注重培訓后是否能獲取有效證書,并且將職稱或者技術等級轉化為崗位工資的增加部分,成為員工的一項長期福利,并由此對部分員工約定服務期。以此來約束員工的流動。
2 管理人員培訓外包計劃和決策缺乏科學性。該公司目前采取的是培訓項目的作業管理外包,這就要求企業有完善的培訓體系,只需要培訓外包機構對培訓進行課程設計和流程管理。但是事實上這個決策實際上是存在問題的,因為當前企業的培訓體系并不完善。此外,在制定培訓計劃的時候,仍然存在人力資源管理部門的領導直接確定培訓的主要內容,而無任何調查。培訓大多數為應急性和事后培訓。
3 s企業對培訓外包缺乏有效的監督和管理。(1)缺乏對培訓外包機構信息的記錄。該公司目前沒有培訓外包機構培訓課程的記錄。(2)缺乏對外包機構的管理。一方面是總公司與分公司相互推諉責任。另一個方面,是因為該公司的培訓部門認為無需對培訓外包機構進行管理。(3)缺乏對考核結果進一步驗證。目前該公司對于培訓外包后的培訓反饋,僅依靠一份信息反饋表,主要記錄員工培訓期間的表現,以及所取得的成績或者是所獲取的證書
4 s企業的管理人員培訓外包的課程及形式比較單一。通過調查發現,管理人員的培訓形式主要為傳統授課式,而且課程目前僅涉及資格等級考證或者是一些通用型課程。
5 s企業的管理人員培訓外包成本難以控制。部分通用型課程一直由固定的培訓外包機構進行培訓,使得今后將培訓項目轉為內部培訓難度加大。而且培訓形式由傳統培訓轉變為培訓外包后,培訓溝通由原先的雙向溝通轉為多向溝通,在溝通中不可避免會導致信息失真或者信息重疊,因此在對信息進行管理時,增加了培訓運行的成本。
6 S企業培訓外包流程設計不合理。(1)s企業培訓外包流程中缺少培訓需求分析,而且在培訓需求分析沒有完成的時候,就制定培訓計劃。而且培訓計劃的設計基本是由上級主管根據成本預算,以及參照過去培訓項目而制定的。(2)在選擇培訓外包機構前,沒有進行培訓外包決策,那么對于培訓外包的程度、模式也就沒有明確的定位。(3)缺少對于培訓外包中間過程的監督和管理,從而導致培訓風險的增加,導致培訓質量、成本難以控制。
三、提高管理人員培訓外包有效性的措施
基于上文分析,可以采用以下措施有效改善S公司管理人員培訓外包中存在的問題
1 轉變管理人員培訓外包的目的。s公司首先需要明確培訓目的,其真正目的是要將知識轉化為受培者的能力,以及轉化為企業的效用。其次基于績效考核轉變管理人員的培訓觀念,最主要的就是要轉變管理人員對于經培訓取證后就能增加工資的觀念。在管理人員培訓取得證書后,不能明顯增加崗位工資,而應該依據培訓內容,修改績效考核表,將短期可以體現績效的培訓內容,增加到績效考核表中。而對于一些無法在短期內體現績效的培訓項目,則可以在制定績效考核表的時候,適當減少這部分內容考核的權重。然后根據受培管理人員的績效表現增加績效工資。s企業的部分中高層管理人員的薪酬實行年薪制,所以該公司可以將培訓后的績效考核作為其年度考核的一部分。這樣一方面防止了受培管理人員單純追求因資格取證或者職稱的提升,而立即獲得崗位工資的增加。又可以使得受培管理人員積極運用培訓知識,增加績效,提高企業管理的科學性,同時還有利于提高培訓外包投入資金的效用。
2 科學制定培訓外包計劃和決策。(1)重新制定培訓外包決策和模式。根據s公司目前的情況及組織資源分析,應該由s公司提供相關信息,比如待培管理人員的基本情況,以及s公司目前的培訓目標,由培訓外包機構設計外部培訓體系,進行培訓需求分析、培訓實施、培訓結果的考核和反饋,以此來完善該公司整體的培訓體系。所以,將培訓外包的模式由原先的作業管理外包形式轉變成系統整合外包,此類外包模式適用的條件為,外包商必須具備系統管理、整體規劃及運用的能力,企業本身期望將組織內部系統作有效連結。(2)完善培訓需求分析體系。首先完善該公司管理人員的培訓需求分析。其次應該以培訓需求調查的相關內容為培訓重點,并以此來確定培訓的要求。這樣可以有效增加管理人員培訓的積極性,提高受培管理人員的滿意程度。
3 嘗試建立基于合同的管理人員培訓外包的監督機制。利用合同來提高培訓外包機構的績效,實行基于合同的監督和管理,企業可以利用一定的技術、方法和手段,以此來實現較高的培訓外包績效。一方面應該建立服務水準協議。該公司應建立服務水準協議,以此來對原先的培訓外包合同加以補充。一個完整的服務水準協議應該注意以下方面。確定培訓范圍和培訓目標;確定服務水準;期望績效的確定;進行績效評估報告;確定付費辦法及懲罰與激勵辦法;質量改進目目標;風險與問題管理等。另一方面通過合同需約定雙方管理權限。(1)分公司與總公司的管理權限的確定。應加強分公司對于當地的培訓外包機構的管理,每季度上報總公司,用以解決培訓外包機構分散難以管理的問題??偣拘枰獙ν獾氐呐嘤柾獍鼨C構通過派遣檢查員的方式,提供建議,以此來控制培訓效果。(2)雙方對管理人員培訓后的跟蹤和調查。在管理人員培訓后,s公司修改其績效考核表,將培訓后所能體現的關鍵技能或內容作為考核的項目。(3)公司有權獲知培訓外包機構的必要信息。培訓外包機構應該按要求提供其具體的信息,s公司應該主動對培訓外包機構的的基本信息進行登記,了解各培訓外包機構的專長,以選擇合適的培訓外包機構。
4 增設形式多樣的課程。課程形式的單一,容易降低管理人員參與培訓的積極性。那么在設計課程的時候,該公司應該與培訓外包機構進行協商,根據管理人員的需求增加課程的種類以及授課的方式。該公司可以要求培訓外包機構更改原先傳統的授課形式,開展管理游戲,拓展練習等授課形式。
文件編號
X-WI-QM03-2016
受控狀態
受控
版本號
B/0
文件名稱
質量體系運行監督管理
制度
生效日期
頁
次
5
第一章
總則
第1條
目的
為加強對公司各部門質量管理工作的有效監管,保證質量管理體系的運行符合《醫療器械監督管理條例》、《醫療器械經營監督管理辦法》、《醫療器械經營質量管理規范》的相關要求,特制訂本管理制度。
第2條
適用范圍
適用于本公司各部門質量管理工作的審核監管。
第3條
權責
1.質量管理部負責質量管理體系運行情況的監督審核。
2.各部門負責配合質量管理部進行質量管理體系監督審核。
3.各部門依據本部門職責和管理制度及時完成相關工作,保證審核活動順利進行。
第二章
工作程序
第4條
質量管理自查與評價
各部門應對本部門質量工作開展自查活動。質量管理自查的依據是《醫療器械監督管理條例》、《醫療器械經營監督管理辦法》、《醫療器械經營質量管理規范》及公司質量管理制度及支持性文件。
第5條
質量管理自查內容
1.
質量管理自查內容包括質量管理制度的符合性,質量管理制執行的有效性。
2.
公司各部門需嚴格按依據《醫療器械經營質量管理規范》條款的要求進行作業,并建立相關記錄,定期對本部門工作進行檢查;
第6條
質量評審類別
1.
質量部定期對公司部門質量管理工作的執行情況進行審核,對審核過程中發現的不符合項各部門需及時整改。
2.
一般審核:各部門按時間節點完成本部門內部質量記錄的匯總,并將質記錄提交質量部進行審核。審核完成后由質量部對各部門質量工作完成情況作出評價,將評價結果反饋給部門主管領導,并提交人力資源部存檔。一般審核每月進行一次。
3.
定期內審:為使質量管理體系運行適宜、充分和有效,質量部定期組織開展質量內審活動。開展內部審核可以促進質量管理體系發揮預期的作用,并將內部審核過程中識別的薄弱環節和潛在風險進行整改,降低公司的經營風險,保證質量管理體系有效運行。定期內審每季度開展一次。
第5條
審核范圍
1.
人力資源部:
a)
員工檔案,包括勞動合同、簡歷、學歷、崗位職責;
b)
人員培訓:包括年度培訓計劃、培訓記錄;
c)
人員健康檔案;
d)
員工績效考核;
2.
行政部
a)
經營場所、庫房,產權證明、租賃協議;
b)
經營場所環境衛生管理文件;
c)
基礎設施設備管理文件及管理記錄;
d)
檔案管理、外來文件管理;
醫療設備事業部:
3.
銷售部
a)
年度工作計劃;
b)
銷售人員資質證明;
c)
銷售合同;
4.
商務部
a)
收集、審核二類醫療器械供方加蓋企業公章的企業資質文件和銷售人員授權書。
b)
收集審核二類醫療器械購貨方加蓋企業公章的資質證明文件;
c)
合格供方名錄、供方評價;
d)
建立銷售記錄,記錄內容符合《醫療器械經營資糧管理規范》要求;
e)
客戶滿意度調查的實施情況,客戶投訴的解決情況;
f)
數據分析:包括顧客滿意度調查分析、顧客投訴問題匯總分析等相關記錄;
g)
合同評審;
5.
市場部
a)
年度營銷計劃;
b)
市場活動策劃、實施、輸出文件;
c)
市場分析、發展、規劃文件;
醫療服務事業部:
6.
采購部
a)
供方資質收集審核,收集加蓋供方企業公章的企業資質文件和銷售人員授權書。
b)
提供首營企業現場審核報告或書面質量調查報告;
c)
采購合同或采購協議內容與應符合《醫療器械經營質量管理規范》要求;
d)
采購記錄內容應符合《醫療器械經營質量管理規范》要求
e)
采購合同評審;
f)
建立合格供方名錄,開展供方評審;
g)
退換貨、不合格品管理文件及記錄;
7.
倉庫
1)
現場
a)
倉庫布局、區域劃分明確;
b)
辦公區與儲存區由隔離設施;
c)
保持環境要求:整潔無污染源、內墻光潔、地面平整;
d)
設施設備:保持貨架、隔離設施完好,做到物盡其用;
e)
產品包裝標識符合《醫療器械說明書和標簽管理規定》(國家食品藥品監督管理總局令第6號)要求。
2)
計算機系統和文件
a)
計算機系統應符合《醫療器械經營質量管理規范》、《北京市醫療器械經營企業計算機管理系統功能要求》的內容;
b)
提供庫房管理制度文件及環境監測記錄;
c)
提供盤點記錄做到帳物相符;
d)
提品維護記錄;
8.
銷售
a)
三類耗材購貨方資質收集審核;
b)
銷售合同、合同評審記錄;
9.
質量管理部
a)
組織制訂質量管理制度,指導、監督制度的執行,并對質量管理制度的執行情況進行檢查、糾正和持續改進。
b)
負責收集與醫療器械經營相關的法律、法規等有關規定,實施動態管理;
c)
督促相關部門和崗位人員執行醫療器械的法規、規章及規范;
d)
組織驗證、校準相關設施設備;
e)
組織開展內審管理評審工作;
f)
產品入庫驗收和出庫復核記錄;
第6條
審核方式與獎懲辦法
1.
一般審核:
a)
每個月10號開展月度質量記錄審核工作審核期為一周,各部門應在10號前提交各自質量記錄。
b)
審核過程中對不符合《記錄控制程序》要求和不符合相關法律法規要求的記錄填寫方式進行標注,并發回提交部門進行整改。整改完成后再次提交進行審核,審核無誤準予歸檔。
c)
對不能按時提交記錄或不能按時完成整改的部門,將情況上報人力資源部,對部門或個人當月績效進行相應減分。
2.
定期審核
a)
質量部制定審核計劃,并將計劃下發相關職能部門,各部門按計劃實施內審工作。具體內容依據《內部審核控制程序》執行。
b)
個部門應積極相應、大力配合完成內審工作。內審首次會議與末次會議部門主管領導應到場。對內審中出現的問題制定整改措施,并按要求及時完成整改。
c)
內審結束后由質量部形成內審報告,對體系運行情況作出評價,并對內審中發現的不合格項進行匯總,將不合格項上報總經理審批,并針對不合格項目制定糾正預防措施。各部門根據糾正預防措施開展整改活動并在規定期限內完成整改。
d)
整改完成后由質量部編制,上報總經理批準后關閉糾正預防措施。
e)
對不能提交審核資料以及未按時間期限完成整改的部門,質量部將具體情況上報總經理并提交人力資源部,對相關部門或個人年度績效考核進行相應減分。
相關文件
《記錄控制程序》
Ryzur-QP4.2.4-2016
《內部審核控制程序》
Ryzur-QP8.2.4-2016
條相關記錄
無
編制人
審核人
批準人
日
期
日
期