機關檔案數字化

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機關檔案數字化范文第1篇

根據國家檔案局中央檔案館關于《中央國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開發，中國科學院辦公廳以機關檔案移交中央檔案館為契機，于2008年1月份啟動了中國科學院機關檔案整理與數字化項目。辦公廳文檔處強調項目實施要堅持“三個負責”的原則要求：一是對歷史負責，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強檔案的管理，落實保密要求；二是對中央檔案館負責，把項目實施與檔案移交進館結合起來，使檔案資料經過整理后符合進館標準，能夠順利移交；三是為將來的檔案利用和信息資源開發負責，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關宣傳工作提供支撐和服務。目標是要打造精品項目，現將項目情況介紹如下：

一、在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取的措施

1、與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。

2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。

3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。

二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化

1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。

2、檔案數字化方面：以國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度――組織機構代碼――案卷號――卷內順序號――頁號”的路徑進行掛接。

三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規范化

1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環節嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節管理。在項目完成后將各環節的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。

2、采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業務指導處不定期地對項目進行抽查。

通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。

3、為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業務培訓。

4、通過《工作間管理制度》，對衛生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。

5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。

四、項目成果

在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。

1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。

在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳等)、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業務工作。

2、在檔案數字化方面：對549138頁檔案進行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁，A4幅面的檔案為479709頁，形成《中國科學院文書檔案數字化記錄》。

機關檔案數字化范文第2篇

一、學籍檔案數字化管理的重要性

高中學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學生動態、培育合格人才的重要依據，學籍檔案管理也牽涉到每個學生的切身利益。面對我校3000余學生的龐大信息量，日積月累的學生檔案仍然采用傳統的手工操作管理模式，根本無法適應我校快節奏、高效率的發展要求。例如傳統的紙質檔案遇到學生信息的增加、更改甚至查詢都相當麻煩，尤其我校高一下半年要進行分理分班，每年要根據學生成績進行動態分班管理，所以每個學生每學期所在班級基本不固定，而每個學生的各種檔案信息都是以班級為單位，因此要查詢一個學生的學籍檔案信息操作起來耗時費勁，手續復雜，同時保管也更加困難，而且會出現人為因素的管理漏洞，不能及時、準確、客觀地為教育質量評價提供科學數據。要實現學籍檔案管理的科學化和現代化，就必須實行網絡數字化管理，這也是本溪市建設數字化檔案館的時代要求。運用先進的網絡數字化管理平臺，將學生的個人信息輸入數據庫，建立一套完整的、規范的學生學籍信息管理系統，快捷地錄入、統計、查詢、檢索、瀏覽學生的各類信息，突破了傳統學籍管理的瓶頸，充分利用網絡信息平臺，使學校各部門、各處室協同管理，達到資源共享，提高工作效率，實現學籍檔案利用價值最大化，更好地服務于學生個人和社會。

二、學籍檔案數字化管理的有效措施

建立學籍檔案校園網信息管理系統，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現優質、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領導高度重視，嚴格執行學籍管理規章制度。高中學籍檔案直接關系到高校錄取甚至就業與前途。我校領導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環境，為我校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力保證。建立和健全各項規章制度，依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度，規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。制定“學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網絡信息化是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫務室負責，黨團關系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創造了必要的條件。3.建立校園網絡數字化管理平臺，達到資源共享。網絡數字化管理是學籍檔案進入現代化的標志，實行網絡化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態。有權查閱檔案的人員可超越時空和機構，在任一地點、任一時間用任一聯網的電腦，自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。網絡數字化管理，可以輕松完成學生成績統計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現差錯。如今通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節省了時間，極大地提高了工作效率。網絡化數字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數字化安全管理，權責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網絡數字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權限分級管理，德育處負責設置各級權限，對各用戶進行分組，授予校級領導、中層以上領導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。

三、學籍檔案管理人員也要“素質”化、現代化

檔案管理人員素質質量，是電子學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，努力學習專業知識和技能，不斷提高管理水平和業務素質。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優化知識結構，使檔案管理人員具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前我市學籍檔案網絡數字化建設與正常運行的需求。

四、學籍檔案數字化管理的重大意義

機關檔案數字化范文第3篇

關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

一、檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。

二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

三、數字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。

四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題

1、缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2、標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3、數據庫建設滯后

經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。

機關檔案數字化范文第4篇

【關鍵詞】數字化；檔案信息；安全管理；體會

一、概述

隨著國家電網公司集團化、標準化和信息化的快速推進，各單位的辦公、財務、生產及工程項目等業務的信息管理系統已逐步建立和應用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數量也迅速增長。瑯琊山電站工程項目為安徽省“十五”期間重點能源項目，電站樞紐主要有上水庫、輸水系統、地下廠房、下水庫和地面開關站五部分組成。電站裝設四臺15萬千瓦的單級可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量60萬千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺機組全部并網發電，2009年通過國家檔案局檔案驗收，2012年獲國家優質工程銀質獎。該工程從2002年開工以來，業主就對檔案信息進行數字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實現了電子檔案查詢利用功能。

檔案信息資源是國家或企業寶貴財富和重要戰略資源，只有建立在安全的基礎上，才能使其價值得以真正實現，否則將會影響檔案信息作用的全面、有效的發揮。強化信息安全管理是檔案信息數字化順利進行的根本保證。下面，我從安全職責、管理措施、技術措施等方面，談談數字化檔案信息安全管理的體會。

二、建立職責明確的責任體系

加強內部管理，建立職責明確的責任體系，是確保檔案信息安全的一個重要方面。據統計，我國公安部門破獲的網絡入侵案件中，90%以上都可以通過加強管理來避免。據美國FBI調查，75%的公司報告財務損失是由計算機系統安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內部。信息安全管理應按照“誰主管誰負責，誰運營誰負責”原則，實行統一領導、分級管理。單位主要負責人是本單位信息安全第一責任人。信息安全實行專業化管理、歸口監督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監察部是信息安全監督部門。各部門職責明確，分工到位，形成了完善的信息安全責任體系。

建立信息安全責任體系，強化員工責任意識和安全意識，可以提高制度的執行力，確保檔案信息數字化的順利進行。在瑯琊山電站建設期，業主與監理、施工、設計等參建單位組建了辦公自動化網絡，在合同條款中對監理、施工、設計等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進行了約束。同時在電站建設和生產不同時期，成立了檔案管理領導小組和信息安全領導小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網，全員簽訂了《安全生產責任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網絡信息和保密教育培訓，形成了“保障檔案信息安全，人人有責”的氛圍。同時，檔案管理部門不斷地對檔案信息安全現狀進行認真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項考核的首要指標；對現有制度進行認真清理，完善數字檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執行情況加強督促和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執行；對當前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認真執行國家信息安全和信息保密等規定，嚴格把握檔案利用審查關，加強對檔案信息利用的監督和管理工作。

三、采取嚴格有效的管理措施

數字檔案信息安全包括網絡系統、檔案信息系統、數據、環境及人員管理的安全。要保證數字檔案信息安全，必須采取嚴格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對信息安全管理制度進行檢查和審定，對存在不足或需要改進的安全管理制度及時進行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，才能更好地維護檔案信息安全。目前，我國已建立了《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機網絡國際聯網管理暫行規定》等一系列信息安全方面的法規標準，這些法規為維護網絡安全提供了法律依據，有力地保障了信息安全工作的順利進行。二是要明確安全管理機構，設立系統管理員、網絡管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責。應加強信息安全管理人員之間、信息只能部門和業務部門之間的合作與溝通，共同協作處理信息安全問題。三是要加強人員安全管理，關鍵崗位應簽訂保密協議，及時終止離崗員工的所有訪問權限，嚴格外部人員訪問程序。四是在運維管理方面，要嚴格執行信息機房管理有關規定，確保機房運行環境符合要求，嚴格機房出入管理。對終端計算機、系統和網絡等設備實行標準化作業。強化存儲介質存放、使用、維護和銷毀等各項措施。對檔案信息服務器系統，要詳細記錄日常操作、運行維護記錄和修改等內容，嚴禁任何未經授權的操作；要及時進行軟件升級更新，定期進行漏洞掃描，及時安裝補丁程序。要及時升級防病毒軟件和惡意代碼庫。五是要建立備份與恢復管理相關安全管理制度，嚴格控制數據備份和恢復過程，妥善保存備份記錄，執行定期恢復程序。六是建立與完善應急預案，加強培訓和演練，確保人力、設備、技術和財務等應急保障資源可用。七是要切實加強員工信息安全培訓，提高全員信息安全意識。

我公司按照國家信息安全法律法規和上級主管部門要求，先后建立了網絡系統管理、檔案信息系統管理、數據備份管理、病毒防護、設備管理維護、信息機房管理、檔案信息部門人員管理、操作技術管理等有關制度，如：《信息安全管理標準》、《信息系統機房管理標準》、《信息系統終端使用管理標準 》、《信息系統檢修維護管理標準 》、《信息化設備管理標準》、《信息系統應用管理標準》、《信息系統運行管理標準 》、《檔案工作管理標準》、《保密工作管理標準》、《檔案工作應急預案》等。

機關檔案數字化范文第5篇

在檔案數字化進程中，信息通信技術（ICT）的應用為檔案服務提供了科學的技術支持和發展路徑。在檔案生命周期與連續體理論的指導下，信息通信技術有利于構建符合文檔管理規律、便于實際操作的框架模型。通過分析現代信息與通信技術的應用現狀，能夠明確相應的技術優勢與瓶頸，從而明確當前文檔運用的工作經驗與未來發展方向，使ICT融合檔案服務能取得更實質性的進展與成效。

關鍵詞

檔案；信息通信技術；數字化；應用

信息通信技術簡稱為ICT，是信息技術與通信技術相融合而形成的一個新的概念和技術領域。ICT廣泛運用，為企業轉型升級和產業發展提供了技術支持，也為現代檔案事業帶來機遇和挑戰。ICT是全面利用現代信息化手段，對檔案信息資源進行整合、處置、管理，從而更好地為社會提供服務的一種技術路徑。它體現了從傳統檔案實體轉向以檔案信息為重點的工作理念，是從手工檢索轉化為計算機搜索的中間橋梁，是溝通本地查閱與異地調閱的推動力量，是推進檔案數字化建設、構建“智慧”平臺的重要渠道。面對信息通信技術迅猛的發展形勢，各單位只有不斷融入并加強研發和使用，提高檔案部門的軟硬件建設，才能提高檔案管理水平和工作能力。

一、檔案（文檔）生命周期與連續體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質文檔管理程序為框架和模型。該理論認為，文檔不是靜態的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經歷從出生（文檔創建或收集），成長為青年（記錄使用和維護），進入老年（轉移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當前使用和最終的命運，從產生到銷毀的全過程。根據文檔的內容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關。緊接著，它歷經創建、維護、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現象，即無限期保留，因為有持續的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據實際使用的需要、價值的轉變，會發生逆轉和反復，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復循環使用，他們會產生恢復活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續和記錄之間存在人為的區分，由于單位經營宗旨和文檔保存文化等原因，專業視角之間檔案和記錄管理會發生區別。此外，生命周期概念的批評者也認為，它過于集中記錄物理實體的操作任務，特別是那些紙質文檔的保管。紙質文檔依靠邏輯結構，與紙質的物理存儲相關聯，很大程度上局限于傳統的管理模式，缺乏現代創新。

2.連續體理論與信息通信技術的引入。而文檔管理早在20世紀80年代已快速引入信息和通信技術（ICT），檔案管理進入了一個全新的實踐層面，產生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發明，被稱為連續體理論。該理論認為，檔案和文檔管理責任之間沒有嚴格的界限。文檔有創建、修改、歸檔、使用等任意處理的權限，不局限于不同環節和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。20世紀90年代通過LanMachean開發了記錄連續模型的可操作框架電子記錄管理程序。學者指出，電子環境能達到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態到動態，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責任。在連續體理論中，通過記錄連續模型，文檔和檔案總是在被創建或編輯的狀態，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。文檔生命周期和連續體模型的發展是檔案信息化的重要驅動力，同時檔案信息技術的發展也為生命周期和連續體理論提供了先進的技術條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結構，體現了電子文檔環境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進的檔案管理辦法，通過現代模型構建科學組織框架，對于檔案現代化與信息通信的融合發展具有重要的意義。

二、現代信息通信技術（ICT）應用現狀

1.信息技術的創建、存儲、檢索與數字化趨勢。信息技術與通信技術相融合環境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎上，利用網絡技術創建電子數據庫、編發電子郵件、遠程檢索與構建移動通信平臺、管理ICT基礎設施信息系統等，通過多措并舉，產生更有效的利用與管理。由于不同機構保存和使用的主要數據和信息系統存在差異，信息系統（IS）集成部署系統的數據管理則更有利于實現無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現象。同時，該系統是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據具體工作需求進行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節約了財務和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數據，計算機系統可能會導致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。在數字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關鍵基礎設施與目標還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進力度有關，也與檔案工作人員對新技術的運用程度有關。尤其是研發和使用過程中未能解決數字檔案中的DRM數字版權管理，因此ICT技術的應用實則依賴于基礎設施的存在，而相對高端設施的建設尚未熟練普及。隨著互聯網的發展，現代電子政務、OA系統的運用，QQ群、微信圈及電子商務建設的開展，各部門相應建立了系統辦公網絡平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術優點，而且也在不斷探索與實踐中，將現代信息技術的功能推向優化。

2.有效的檔案管理方式在實踐中改進。在ICT的支持下，檔案管理已經從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數字化管理過渡。“云計算”的引入將全面豐富現代文檔管理模式，以其提供速度快、精準度高、查詢靈活、呈現方式多樣等優勢，在世界范圍內被迅速接受并作為關鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統，可以節省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰。如由于技術的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網絡，增強了軟硬件故障所造成的數據失真或丟失風險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發送到另一端等，操作失誤也會影響數據的真實性和系統的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術在檔案領域已發揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統的檔案實體服務已不能滿足人們復雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術所帶來的有效記錄管理。

三、當前信息技術環境下文檔運用與服務

1.信息通信推送技術成為服務的主功能。當前信息技術的飛速發展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進一步完善與提升了檔案信息服務中技術體系的應用水平。信息通信推送技術成為服務的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數字化對接，OA系統、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網絡平臺信息咨詢、留言，電子政務與公文流轉，網站信息查詢、文件下載、轉移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。網絡信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務，各種信息技術資源必須加以整合，才能達到系統優化的效果。但是在實際操作中，由于網站服務平臺和服務體系的更新周期較長，服務還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務。總的來說，還是存在先進信息技術研發滯后、技術應用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術的研發和使用外，一些網絡平臺和智能服務平臺的新生技術也是應關注的方向。

2.電子信息轉化成為運用與服務的基本途徑。當前信息技術下文檔運用與服務，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統檔案，以方便利用為目的，運用專用設備進行信息技術加工處理；另一類是對直接以數字化形式產生的電子圖檔進行數字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質是對檔案信息進行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術利用的內容，但是所有的標準化、網絡化、數字化及其他工作都圍繞著信息技術展開。信息技術應用成為實現檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現快餐式又精細化、多樣化的特點，信息服務的給取已轉變為以網絡服務、虛擬服務為主的電子高科技服務。當前信息社會中，檔案信息服務更多的是基于互聯網，利用現代信息技術向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務方式。現代信息技術的發展，在影響人們信息獲取方式和社會形態的同時，也改變著人們的生活和學習面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務必須以用戶為出發點，創新理念，更新現代信息技術手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網頁聚合等多功能服務。借助ICT的推動力，實現信息與通信環境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務質量和管理水平。

作者：王輝 單位：江陰職業技術學院

參考文獻