城建檔案管理不足及策略

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本文作者：于勃作者單位：齊齊哈爾市城建檔案館

在思想上加以重視

長期以來，大家對檔案的收集利用投入的精力較多，而對檔案的安全管理重視不夠，這樣一旦發生安全事故，將造成無法挽回的損失。因此，必須在思想上對城建檔案的安全管理工作給予足夠的重視，加大宣傳力度，無論從思想上還是行動上，都要將安全工作盡快提上日程。否則，一旦這個環節出現紕漏，造成檔案損毀或檔案信息丟失，管理、利用等其他環節的工作將成為無本之木、無水之源。此外，還要培養一支懂技術、會管理的人才隊伍，為檔案安全管理工作服務。

在制度上加以完善

要建立安全應急處置機制，對可能發生的由各種自然或人為突發性事件引起的檔案災害加以預防，從信息預警、應急準備、應急處置等方面入手，建立嚴格的突發事件防范和應急處置責任機制。信息預警指在某個特定條件下為將要發生的事件或已經發生的重大事件給出提示信息，提示檔案管理者針對災害情況采取相應措施，實施相關處理。要與當地的氣象、地震、公安等部門保持良好的溝通，及時掌握災害警示信息。要從思想、組織、措施、技能、物質等各方面為突發事件做好應急準備，如制訂應急計劃，準備好應急物資，將重要檔案以光盤、磁盤的方式進行備份，以便轉移時攜帶方便。要建立突發事故應急處置領導小組，明確各成員的分工，制定對各種突發事故的應急處置方案，并按照方案經常性地開展模擬演練，確保突發事故出現時大家能熟練應對，將事故造成的損失降低到最小程度。

在技術上加以保障

要做好城建檔案的安全工作，還要有適當的技術措施加以保障。長期以來，城建檔案以紙質文件形式存在，而隨著計算機及網絡技術的發展，部分城建檔案以數字信息的方式保存，這樣就要求同時做好紙質檔案和數字信息的保管工作，采取適當的技術措施加以保障。檔案庫房是檔案的存放基地，是檔案安全管理的重要環節。庫房建設必須符合檔案安全保管條件，具備防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠的功能。有條件的單位，可以安裝監控和防盜報警系統。電子檔案的長期保存受多種條件制約，包括載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期等。這些因素處置不當，可能會造成檔案信息的損害和丟失。計算機病毒對城建檔案信息也存在著一定的危害。為保證城建檔案的安全，要設計、開發、利用好數字檔案管理系統，將紙質文件、照片等轉化成數字化介質保存、保管，并要做好檔案登記備份工作，重要城建檔案備份后可移交綜合檔案館保管。