城建檔案資源整合探討

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摘要：城建檔案作為城市建設(shè)過程的真實(shí)記載，應(yīng)用文字、圖紙、圖表、聲像等各種文件材料記錄下來的歷史資料，具有重要的價值。特別是隨著各個區(qū)域的不斷開發(fā)建設(shè)，如何調(diào)整劃分及發(fā)掘城建檔案資源的價值、完善檔案資源管理的模式，有效推進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展，是每位檔案管理人員所關(guān)注的問題之一。

關(guān)鍵詞：城建檔案；資源整合；現(xiàn)狀及原因

隨著我國城市化進(jìn)程的加快，各個區(qū)域的調(diào)整及劃分出現(xiàn)較大變動。特別是一些城中村的改造，各種資源的分散性導(dǎo)致檔案資源的流失及不全，傳統(tǒng)的分散性的檔案資源管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)在的社會發(fā)展需求。因此，需要進(jìn)行資源整合，進(jìn)而達(dá)到高效的檔案資源管理的目的。資源整合也就是把各類建設(shè)項(xiàng)目的檔案資源及相關(guān)法規(guī)進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一，規(guī)范化、科學(xué)化。發(fā)揮應(yīng)有的社會功能，滿足社會建設(shè)發(fā)展需要。

一、城建檔案資源的現(xiàn)狀

我國的城建檔案是上世紀(jì)80年代初開始的，目前雖然已取得了較大的進(jìn)步，但是還存在很多需要解決的問題。一是館藏雖然豐富但結(jié)構(gòu)非常單一。檔案館的建設(shè)只是追求館藏量，而沒有重視檔案的質(zhì)量。例如，建設(shè)工程必須先進(jìn)行檔案驗(yàn)收合格后才能辦理移交手續(xù)，而后才能備案及辦理產(chǎn)權(quán)。由于這種環(huán)環(huán)相扣的因素，工程建設(shè)檔案在全部檔案中占60%以上，而其它的如園林綠化或計劃等科研成果的資料卻非常的匱乏。當(dāng)然，這些檔案資料在收集上存在很大的困難，但這些資料卻能反映城市的真實(shí)面貌。二是各自為政、各自割據(jù)。根據(jù)目前的狀況來看，城建檔案館就像一個小倉庫，園林局、房管局等事業(yè)單位都各自占著對自己有利用的價值的檔案，缺少一個有效的措施或制度來達(dá)到資源共享的目的。

二、城建檔案資源整合現(xiàn)狀的原因

（一）城建檔案管理法制滯后

《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》于1997年出臺，對城建檔案的接收范圍也進(jìn)行了明確，但卻缺少對城建檔案未及時交或未交的后果進(jìn)行法律制裁的明確。并且《檔案法》對行政管理部門及檔案館是兩種性質(zhì)檔案的也明確界定，對城建檔案違法行為卻沒有明確的處罰規(guī)定，可以說是沒有什么作用。就如我館就有個別檔案未交或遲交等情況，對我館的檔案工作造成一定的影響，除了催的方法之外，別無選擇。

（二）城建檔案館劣勢地位

在人們的印象中，檔案館是沒有產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益的公益性文化機(jī)構(gòu)，為個別特殊群體的服務(wù)對象。因此，地位一直處于劣勢。在各個事業(yè)單位的交流過程中，處于被動的對象，缺少行業(yè)的支持及合作。

（三）檔案的原始屬性

紙質(zhì)檔案是最具原始性的檔案，各個單位對紙質(zhì)檔案都非常重視，誰也不想在對檔案整合時失去自己的檔案原件，就算是進(jìn)行了部分掃描后，仍存在數(shù)據(jù)異構(gòu)問題，直接影響到城建檔案的資源整合效率。

三、城建檔案整合的途徑

城建檔案資源對分散性、獨(dú)立的各種檔案進(jìn)行流向改變，形成完整的統(tǒng)一整體性，進(jìn)而為社會能有效地查詢及利用，另外可以進(jìn)行行業(yè)協(xié)作，讓城建檔案體現(xiàn)出其價值。

（一）協(xié)同配合、集中管理、完善法制

城建檔案內(nèi)容涉及比較廣泛，如規(guī)劃設(shè)計及建設(shè)管理各方面。收集難度較小的是建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部的檔案及市政建設(shè)工程檔案資料，難度較大的當(dāng)屬不是建設(shè)系統(tǒng)的工程檔案，由于其數(shù)量大，矛盾多等特點(diǎn)，很難進(jìn)行完整的檔案收集。因此，對于不是建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部的建設(shè)工程，我們需要運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、行政的手段進(jìn)行干涉，按照各類法則進(jìn)行處罰，協(xié)同房管局、國土局等各部門，完善協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開專項(xiàng)會議，形成監(jiān)督的網(wǎng)絡(luò)。一旦有未移交的行為，城建檔案館可以協(xié)同各個相關(guān)部門進(jìn)行執(zhí)法，根據(jù)處罰法定原則進(jìn)行處罰。由于目前缺少有效強(qiáng)制性的法規(guī)制度，尤其是執(zhí)法周期過長等因素影響，未能達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。只有將這種網(wǎng)絡(luò)開發(fā)起來，完善法律法規(guī)，才能約束各個單位為城建檔案館提供準(zhǔn)確完整的檔案資料進(jìn)行保障。

（二）打造強(qiáng)勢進(jìn)取的城建檔案館

之前的城建檔案內(nèi)容主要是大事記、工作或館藏指南、資料匯編等，對城建檔案的編研工作非常少，無法滿足快速城市化發(fā)展的需求。在進(jìn)行編研工作時應(yīng)抓住用戶的需求，在內(nèi)容選擇及形成成果的過程中，需要進(jìn)行改變創(chuàng)新。第一是利用各種數(shù)碼產(chǎn)品記錄城市的發(fā)展。曾經(jīng)在一本雜志上看到重慶城建檔案館開展保存城市記憶工程，在長江、嘉陵江兩岸設(shè)置72個記憶點(diǎn)，以一定的時間作為周期進(jìn)行記憶，定期拍攝記憶點(diǎn)周圍的狀況作為記憶的總路線。這種生動、有說服力的編研成果更能適應(yīng)節(jié)奏快的城市，也是當(dāng)下讀圖時代的人們更容易接受的宣傳。第二，館際間要加強(qiáng)交流與合作，發(fā)揮檔案館的優(yōu)勢。可以應(yīng)用“分散建庫、集中聯(lián)系，分散服務(wù)、資源共享”等聯(lián)合建庫的方式。第三，體現(xiàn)地方特色。不同時期不同地方有著不同的民族文化底蘊(yùn)，不同時期的施工技術(shù)及建筑風(fēng)格等信息，對當(dāng)今建筑的設(shè)計規(guī)劃有著很高的參考價值。

四、數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合

隨著我國計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件也日益增多，城建檔案也由紙質(zhì)向數(shù)字化方向整合，解決了紙質(zhì)“孤本”性問題。但是，電子文件檔案也存在無序性、分散性的問題，一個項(xiàng)目的檔案由于分類的不同而分散于各個類型的檔案管理數(shù)據(jù)庫中，而利用者需要的是集中與整合，能高效利用從項(xiàng)目立項(xiàng)開工到竣工驗(yàn)收的每個階段的信息。城建檔案館通過數(shù)字化的方式消除檔案“信息孤島”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合共享，提升檔案信息之間的關(guān)聯(lián)度。英國、美國等國家在20世紀(jì)90年代就已對檔案信息進(jìn)行資源整合，這些國家的檔案信息整合已非常成熟，他們的一些經(jīng)驗(yàn)做法對我國的城建檔案有一定的參考價值。以美國為例，他們將檔案信息資源納入檔案信息導(dǎo)入系統(tǒng)（NAIL）這樣一個統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，需求用戶只需要在系統(tǒng)上進(jìn)行查詢及檢索就可得到200多個檔案館館藏信息。我國也可以應(yīng)用這種資源整合的方式，建立統(tǒng)一的查詢平臺，按照標(biāo)準(zhǔn)的格式通過數(shù)據(jù)庫上傳，數(shù)據(jù)庫對上傳的類別、目錄進(jìn)行整合，最終形成跨平臺、跨系統(tǒng)的檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理組織及利用。操作方式：一是建立聯(lián)機(jī)公共檢索目錄，實(shí)現(xiàn)跨館服務(wù)。各檔案管理部門通過建立各自的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并將其作為聯(lián)機(jī)公共目錄查詢系統(tǒng)的一部分，并按照科學(xué)分類和主題分類的方式對檔案資源進(jìn)行分類，以便于用于檢索。二是建立公共性聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫，向用戶提供網(wǎng)上檔案有償服務(wù)。這就要求各個檔案管理部門在建立內(nèi)容豐富的數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上能夠隨時更新自身數(shù)字館藏內(nèi)容，使用戶能夠隨時隨地進(jìn)入數(shù)字檔案館并進(jìn)行檔案預(yù)覽或下載等操作。三是建立和完善跨館協(xié)同服務(wù)。要充分利用辦公自動化的優(yōu)勢，在局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨館協(xié)同服務(wù)，使檔案處理工作和檔案查詢工作更加方便快捷。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，城建檔案的信息挖掘價值和經(jīng)濟(jì)價值也日益凸顯，加強(qiáng)對城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)，不僅能夠提高檔案信息資源的管理和利用效率，還能夠促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)還處于起步階段，還需要檔案界各部門、社會各行業(yè)的共同努力，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)。

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作者：林文敏 單位：廣東省深圳市前海開發(fā)投資控股有限公司