城建檔案工作探索
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摘要：伴隨著我國政策的不斷激勵，城鄉建設的成果日新月異，同時也跟隨著大量的工程建設。筆者現就工程完工后，檔案館如何收集工程竣工材料，有效歸檔以方便日后查閱等工作，談一點想法。
城建檔案是在城市規劃建設及管理工作中形成的應當保存的文字、圖片、聲像等各種載體的文字材料，它是城市規劃、建設和發展的重要依據。城建檔案作為城市發展的產物，不但有豐富檔案學科內容，而且對城市發展起到了非常重要的作用。那么應該如何做好城建檔案工作呢？
一、檔案館接受材料要根據重要程度來劃分與制定管理方法
城建檔案館由于一味追求館藏量，而使接受范圍劃分過于粗放。進館范圍劃分過分粗放，在一定程度上表現為對工程建設項目重要性區分工作沒有很好地開展起來。大量小項目、次要項目重復接收進館，如一個工業建筑的配套用房，大至配電間，小至門衛統統全收。使檔案資料的審核復核人員疲于應付，這一切有否必要，也是一個值得商榷的問題。這不但使城建檔案館接受資料更加爆滿，檔案的整理、歸檔、入庫等工作都顯得滯后，而且就現實來講，城建檔案的鑒定、銷毀工作沒有配套進行，這給利用帶來了不便，更使保管工作陷入無法開展的困境。這樣使大量利用價值不大的城建資料接收進館，給檔案管理階段的整理利用帶來了巨大的壓力，造成人手不夠，檔案堆放場地不夠，檔案庫房不夠等諸多問題，使城建檔案館在這一塊浪費大量的人力、物力和財力。更重要的是，由于城建資料的長期堆積，使一部分重要的城建檔案資料于此相混，無法使其充分發揮其真正的使用價值。
二、城建檔案必須加強部門間的聯動管理
城建檔案的收集、管理和建設工程竣工備案工作都是建設行政主管部門委托系統內相關部門履行的，根據有關法規和主管部門的規定，城建檔案的移交歸檔的監管環節關鍵在竣工備案階段，這就需要部門間加強協作，密切配合，檔案管理部門要積極主動與相關部門溝通協商，共同承擔起對城市歷史資料的責任。必須嚴格執行住房城鄉建設部《城市建設檔案管理規定》的規定，認真做好城建檔案工作預驗收工作，驗收合格后將合格的檔案資料留存檔案館，并出具《建設工程預驗收意見書》，待工程驗收備案后，三個月內將驗收備案材料和工程后期等相關資料報送檔案館，換取《建設工程檔案合格證》。同時，建立健全檔案執法機制，加大執法力度。
三、為了提高接收檔案的質量，
必須加強檔案管理人員的專業水平城建檔案質量的高低，直接影響到城市規劃、建設、管理的運行。在城市各項規劃編制、工程建設和城市管理活動中，提供檔案的依據一旦沒有真實性和準確性或是無據查找，就可能造成決策上的錯誤和經濟上的損失。因此，加強城建檔案管理，提高進館檔案質量尤其重要。首先，必須提高檔案管理人員的業務素質和專業技術水平，熟知一套合格檔案的基本內容，在檔案預驗收中，嚴格按照國家規定標準審核驗收，堅持原則，不姑息遷就，認真把好標準質量關。然后積極爭取相關部門的支持，對檔案不合格工程項目一律不予辦理驗收備案手續，直至整改補充完善后，使檔案達到符合質量要求為止。其次，城建檔案管理機構要大力開展檔案宣傳工作，增強全社會對檔案工作的意識，使檔案工作備受關注，在建設行業中積極開展檔案指導服務，經常組織檔案人員的技術培訓，提高業務水平，為更好地建立、編制高質量的城建檔案奠定堅實的基礎。
四、有關部門的領導對此項工作應重視起來，有效地發揮其監管職能
城建檔案的收集、保管工作需要建設行政管理部門和有關部門的大力協作，密切配合，不是光靠城建檔案部門就能成其大事的。如果有關部門對城建檔案的產生、收集等階段不重視、不銜接，就有可能導致工程備案和檔案進館的脫節，造成檔案收集工作的散漏。
五、城建檔案信息量龐大，要想建好城建檔案，必須應用計算機
（一）城建檔案管理應用計算機的必要性
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發展是必然的發展趨勢。在城建檔案管理中應用計算機能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績。計算機應用到城建檔案管理中有非常大的優勢，比如計算機的存儲量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計算機的這些優點可以有效地提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷規范化、科學化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分發揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應用計算機，提升城建檔案現代化的管理水平，從而適應現代化的信息處理。
（二）城建檔案管理中應用計算機的功能
1.自動化管理城建檔案
計算機有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速地輸出、輸入以及貯存信息，可以進行推理與判斷。所以，在信息處理時，應用計算機技術已成為一種核心的手段。在城建檔案管理中應用計算機能夠使管理工作自動化，可將城建檔案進行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進檔案信息的使用和開發。
2.數字化管理城建檔案
在城建檔案管理時，紙質的檔案信息在錄入時非常麻煩，需要浪費大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護工作非常繁瑣。城建檔案管理應用計算機，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網絡迅速傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應用計算機能夠實現數字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會發生磨損和丟失，在使用中可以迅速調取和傳遞，極大地提升了城建檔案管理的效率。
3.網絡化信息檢索
目前，在圖書管理中已經廣泛應用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認可和支持。在城建檔案管理中應用計算機，能夠實現檔案信息檢索網絡化，在檔案信息檢索時可以使用脫機檢索、網絡檢索以及聯機檢索，這樣可以實現城建檔案信息資源的共享，促進城建檔案管理水平的提升。
（三）計算機在城建檔案管理中的應用
在城建檔案中應用計算機首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計算機進行檔案管理的基礎工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業知識，還要掌握先進的技術，充分地動腦思考后再進行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎。在城建檔案管理中，計算機知識起到了輔助的作用，是輔助工具，而在首位的應該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好資料以后，再輸入計算機中，要保證信息的準確性，否則使用計算機管理城建檔案就失去了意義。其次，要對城建檔案信息進行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把資料和信息都收集完整，所以要對收集的信息進行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進行歸納分類，然后輸入到計算機中，就能夠實現城建檔案管理電子化。最后，要利用計算機來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計算機中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計算機管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效降低人力、物力以及時間的浪費。可以縮短城建檔案的查閱時間，及時更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節約了大量的資金，并且可以多次產出。通過計算機來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質量。
作者：汲紅 單位：遼寧省盤錦市城鄉規劃建設檔案館
