城建檔案對業務指導人員素質探討

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摘要：城建檔案業務指導工作的專業性、技術性較強，對檔案業務指導人員的基本素質和專業素質要求較高。本文主要從實際工作角度出發，闡述了與城市建設相關各專業的檔案對外業務指導人員要具備的專業素質和操作技能，提出建議，并解決問題。

關鍵詞：城建檔案；對外業務指導；人員素質

隨著城市建設的高速發展，城建系統各單位向城建檔案館移交的檔案數量越來越多，城建檔案對外業務指導的工作量越來越大。本文所指的檔案業務指導工作是指除接收竣工類檔案外其他城建各專業檔案所需的業務指導工作。包括勘察設計類企業資質、招投標備案、施工圖審批備案、地理國情普查類檔案、標準檔案、地名檔案、地圖審批、雕塑檔案等涉及城建各專業所形成的檔案，其涉及部門多、專業多、內容豐富、專業性強、載體多種多樣。根據《北京市城市建設檔案管理辦法》規定，城建檔案館應接收城建各專業單位形成的檔案。《中華人民共和國檔案法》規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織應當按照國家有關規定，定期向檔案館移交檔案。”為了保證這些反映城市建設的珍貴檔案長期保存，有效利用，北京市城建檔案館根據各城建單位提出的需求，制定了《城建各專業檔案整編要求及做法》，業務指導人員據此上門指導城建檔案整編工作并接收檔案。

一、城建檔案專業對外業務指導人員的現狀和職責任務

目前，城建檔案專業對外業務指導人員面臨著城建專業知識不精、不懂，指導接收工作缺乏計劃性，導致在業務指導過程中遇到新專業、突發情況時，不能做到及時解決。大多數城建檔案對外業務指導人員只知道建設工程竣工檔案歸檔方面的制度、要求，面對城市規劃、勘察、設計、雕塑、地名、地理國情普查等專業檔案的規范指導，就會顯得力不從心。在各類檔案的業務指導過程中，如果業務指導人員自身素質低下，業務能力不過硬，就不能達到科學的指導要求。因此，在新時期城建專業種類不斷增多、業務量成倍增加的情況下，對檔案業務指導人員總體素質要求更高，既要具備過硬的城建檔案業務素質，又要有較強的靈活運用能力。城建檔案對外業務指導人員的職責任務主要包括三個方面：一是對形成檔案的整編和著錄進行業務指導，具體工作包括檔案的分類、編排、整理、信息著錄、打印、裝訂、裝盒等；二是對檔案資料進行審核，審核無誤后和移交單位交接、運輸、進館上架；三是對進館檔案實體進行冷凍殺菌，并將檔案著錄數據審核無誤后以U盤形式接收，移交城建檔案館信息室導入城建檔案管理系統，提供利用。每道工序環環相扣，需要業務指導人員制定合理計劃，統籌接收。

二、城建檔案對外業務指導人員應具備的素質

（一）基本素質

1.高度的責任感和自覺的能動性

城建檔案對外業務指導人員要具有高度的責任感和自覺的能動性，必須明白接收城建檔案工作的重要性。隨著城市建設的快速發展，城建檔案越來越重要，城建檔案的形式和種類不斷變化，數量也越來越多，對外業務指導工作是重點和源頭。要想發揮城建檔案對城市建設的貢獻，就要做好新時期城建檔案對外業務指導工作，業務指導人員不僅要熱愛本職工作，不計較個人得失，兢兢業業、踏踏實實地干工作，還要擅于學習和總結，要熟知各種相關法律法規、規章規定、業務流程，不懂就問，努力鉆研業務，將城建檔案對外業務指導工作做得專業、細致、符合規范。

2.良好的職業道德和無私的奉獻精神

城建檔案專業對外業務指導人員從事的是一項復雜瑣碎的工作，是將各建設單位移交的五花八門的凌亂文件材料轉換成專業城建檔案，并供人清晰查閱，從中獲得有價值的信息。同時，城建檔案對外業務指導工作又是城建檔案館一切業務活動中最基礎的工作。檔案業務指導工作做得好，案卷分類清晰，編目詳細，名稱無誤，保管妥善，查用方便，均依賴于業務指導人員的責任心和職業道德。因此，業務指導人員應具有良好的職業道德修養，熱愛本職工作、忠于職守、不辭勞苦、樂于奉獻是業務指導人員必備的職業素質。

3.過硬的身體素質和勤跑腿的認真態度

城建檔案專業對外業務指導人員需要經常深入一線開展工作，只有具備過硬的身體素質，才能適應這一工作。移交單位不會帶著大量文件材料到城建檔案館咨詢移交，城建檔案館會指派業務指導人員上門開展指導工作。一個業務指導人員會負責一個移交單位的幾個處室或者多個移交單位同時期要移交檔案的工作，需要頻繁往返于檔案館與各移交單位之間，進行檔案整編指導、解答問題、著錄審核等工作。這就要求業務指導人員平時更加注重鍛煉身體，深入挖掘自身的體能潛能，勤跑腿、勤溝通、勤檢查，認真對待每類檔案的接收工作。業務指導人員還要有效應對業務指導工作中出現的突發事件，比如著錄中數據丟失、檔號漏編等問題，需要立即給予解答和解決，確保后續工作順利開展。

（二）專業素質

1.全面掌握檔案法律法規、標準規范與工作制度

具體說就是要熟練掌握新修訂的《中華人民共和國檔案法》，以及檔案接收和利用方面的法律法規、標準規范，還要掌握城建檔案館出臺的一系列規章制度，如“資質審批檔案接收管理辦法”“檔案整編要求及做法”“對外接收檔案業務流程”“整編的規章制度”等，逐步形成一整套完善而行之有效的工作程序和規章制度，從而使檔案業務指導工作更加規范化。業務指導人員要熟悉這些工作程序和管理制度，并在日常工作中自覺遵守。例如，檔案從最初全套整編、計算機著錄到打印裝訂裝盒，每道工序都有相關標準。即使最后檔案的打捆、運輸、排序上架，工作看似平常，但都具有很強的技術性，要求業務指導人員在工作實踐中熟練掌握各種技能，不能有絲毫的疏忽，并且嚴把審核關。隨著接收經驗的積累，業務指導人員還需不斷完善和修訂各種規章規定，以適應當前工作的要求。

2.豐富的城建專業知識與熟練的檔案整編操作技能

基于城建檔案工作的特殊性，對外業務指導人員應積極學習城市建設、城市規劃設計、施工圖設計、勘察設計等方面的專業知識，掌握與接收類別有關的各類城建專業知識及了解相關檔案狀況。比如城市勘察設計類的資質審批，招投標備案檔案的審批流程、審批項目、審批部門、文件內容、形成周期、載體形式以及后續檔案利用手續、借閱情況等；再比如，要接收北京市地理國情普查類檔案，要了解所涉及各部門情況、文件和圖紙形成情況、文件大致種類、形成時間等諸多問題。每類檔案都很專業，專業知識掌握越多越深入，工作效率越高，接收檔案的質量也越高。業務指導人員可利用業余時間學習相關專業知識，咨詢和翻看檔案實體，盡快制定出整編方案。檔案整編的難度在于檔案案卷的起名和排序上，業務指導人員需根據每類檔案專業內容特點，制定整編標準。前期填寫工作要做細致，項目名稱、案卷名稱的填寫都要體現出本專業檔案的內容及特點，并要得到檔案移交單位專業人員的認可。熟練的檔案整編技能應是業務指導人員所具備的、長期在檔案館工作中積累的技能，給檔號、分卷、編頁號、裁圖、疊圖、裝訂、信息著錄、組卷、裝盒一系列操作技能是業務指導人員必備的專業素質。

3.熟悉信息化采集管理與較強的合作溝通技能

實現電子檔案的接收和城建檔案館檔案信息化、現代化管理，是新時期檔案工作者的基本目標，也是對外業務指導人員工作面臨的新挑戰。隨著“簡政放權”“放管服”一系列新政的出臺，精簡申報材料、縮短審批時間、項目無紙化申報的情況陸續出現。業務指導人員需快速做出反應，根據移交單位檔案載體的變更，提出相應解決辦法。為此，城建檔案館開發了電子檔案接收的系統軟件，業務指導人員在盡快掌握接收電子檔案的技能后，才能做好指導整編人員實際操作的工作。由于檔案整編工作是移交單位交于外包公司完成，其中的矛盾和糾紛不可避免。例如，在合同簽訂、整編進度、資料缺失后補、整編費用支付上，都存在各種分歧誤解。而每個環節的失誤都會影響后續檔案的接收工作，業務指導人員需做好移交單位和檔案整編公司的協調工作，發現問題要耐心溝通、解釋，以自身的素質、能力來化解矛盾，保證檔案接收工作順利完成。總之，城建檔案對外業務指導人員的基本素質和專業素質是多方面的，作為一名城建檔案對外業務指導人員，只有努力提高自身整體素質，才能適應工作要求，將城建檔案業務指導工作做細、做扎實，為后續的檔案管理工作奠定堅實的基礎。

作者：朱京梅   單位： 北京市城市建設檔案館