城建檔案管理存在的問題與改革方案

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摘要:城建檔案管理工作最鮮明的特征是它具備極強的系統性，所牽涉的內容非常廣泛而且都具備極強的專業性，城建檔案管理是我國檔案管理工作當中不可或缺的一個組成部分，它在城市建設發展當中所扮演的角色是不可替代的。針對當前城建檔案管理中存在的問題，文章提出加強規范化管理、標準化建設、法治化思維、利用信息化手段，有效提升城建檔案資料收集利用水平等建議。

關鍵詞:城市建設;檔案管理;策略

所謂城建檔案，是城市建設、城市規劃和城市管理時，所涉及到的所有重要圖紙、圖表、數據等資料的集合［1］45－46。一直以來，城建檔案見證著一座城市的發展歷程，記錄著一座城市的發展軌跡，指明了一座城市的發展趨向，最為直接地體現著一座城市建設發展的過程，在城市可持續發展過程中具有十分重要的參考作用［2］51－52。因此，城建檔案管理工作在城市規劃、城市建設、城市管理過程中所扮演著無可替代的作用，具有鮮明的專業性特點。著力提升城建檔案管理水平，使城建檔案在城市規劃、城市建設、城市管理當中更好地發揮其基礎性作用，將有助于推動城市實現可持續性發展。

1城建檔案管理工作的重要性

城建檔案貫穿了城市基礎、市政設施、建設科研、征地拆遷、水文地質、歷史名勝，涵蓋了城市建設發展的各個方面，在城市發展過程中扮演著舉足輕重的作用。隨著城鄉一體化建設和城市化進程的加快推進，城建檔案管理工作已經成為城市建設、城市規劃和城市管理的重要組成部分。作為詳細記錄城市發展軌跡的城建檔案，其管理水平關乎城市規劃、城市建設和城市管理水平，關乎人民群眾最為直接的獲得感，更關乎傳承和發揚城市歷史文化，是城市可持續發展的重要條件。

2城建檔案管理存在的問題

2．1檔案收集與檔案處理方面的問題

在實施城建檔案管理工作時，工作人員在繁重的檔案收集過程中，難免會出現檔案資料遺漏的現象，導致城市管理者不能完整準確地掌握一座城市的發展軌跡，造成檔案資料與城市建設實際出現脫節和偏差，進而影響城市管理者的決策。因此，在實施城建檔案管理工作時，要嚴格按照檔案收集標準和需求對檔案予以科學合理分類，真正發揮城建檔案在城市規劃、城市建設、城市管理中的基礎性作用［3］59－60。

2．2城建檔案的管理制度不夠健全

近年來，我國許多城市結合各自實際，在城建檔案管理方面出臺了相關辦法、了相關規定、制定了符合各自城市管理特點的政策，有力推動促進了當地城建檔案管理水平的長足發展。然而，面對新時代新任務提出的新要求，城建檔案管理工作在持續性發展方面還是有一定的局限性，個別地方制定的政策不能有效回應城建檔案管理中所凸顯的問題，不能滿足城市建設、城市規劃和城市管理的實際需要，建立一套系統完備的城建檔案管理體系勢在必行、刻不容緩。

2．3缺少信息化建設的硬件設備支持

得益于現代科學技術特別是信息技術的不斷發展進步，我國城建檔案管理工作水平邁出了堅實步伐。例如:通過信息化技術的應用，實現了城建檔案資源共享。在此推動下，我國城建檔案管理工作不論是從效率方面還是質量方面都實現了質的提高。然而，個別城建檔案管理單位雖引進了現代化的信息技術，但在硬件設備支持方面還是存在短板，難以滿足實際工作的需要。再加上信息化管理和城建檔案管理工作未能實現有效融合，僅憑借人工對大批量檔案資料進行處理，信息化管理的優勢沒能充分顯現［4］55－56。

2．4城建檔案鑒定缺乏規范性

城建檔案鑒定工作能夠檢查出檔案資料在收集、整合、保存以及統計工作中出現的紕漏，以便及時采取合理可行的措施加以糾正。把不滿足存檔要求的檔案資料予以刪除，把超過保存期限或者不具備延期保存價值的檔案予以銷毀，確保檔案資料的保存價值。針對城建檔案管理工作具有周期短，任務繁重，種類繁多，施工單位涉及面廣，管理水平不盡一致的特點，我國大部分城建檔案管理單位都缺乏專業的檔案鑒定人員，缺乏專業的檔案鑒定技術和先進的檔案鑒定設備，導致檔案鑒定工作缺乏實效，不夠規范，檔案的整體質量亟待提高。

2．5缺乏充足的專業人員

城建檔案管理工作的有效落實必須依靠專業的檔案管理人員，需要各級各部門提高認識，加大支持力度，引進培養使用專業化的檔案管理人員。目前，絕大多數負責檔案管理的工作人員同時還兼任檔案管理資料員，整理出的檔案缺乏專業性，檔案遺漏或遺失的現象時有發生，嚴重影響城建檔案管理的質量和水平，甚至影響日后閱讀和利用價值。

2．6法律意識淡薄

目前，部分城建檔案管理工作人員法治意識淡薄，對檔案管理現行的法律、法規和政策掌握得不夠全面和透徹，運用法治觀念和法治手段管理城建檔案不能得心應手，導致部分應建檔案未及時建檔，一些已建檔案也存在規范性問題。

3改革對策

3．1強化檔案管理意識，促使管理標準化

進一步強化檔案管理人員對本職工作重要性的認識，使他們以高度負責的態度完成本職工作。強化檔案管理人員的服務意識，以有效保存檔案和管理檔案，為城市規則、城市建設和城市管理服務。嚴格遵循檔案管理的相關法律法規，建立健全符合本單位實際的檔案管理規章制度。促進檔案管理規范化、法治化、標準化。結合形勢發展需要，在實踐中探索優化檔案管理的路徑和模式，確保管理方式方法與時俱進。制定科學合理的獎懲制度，對檔案管理工作人員的工作職責予以明確，憑借合理的獎懲制度對員工予以有效的激勵，促使檔案管理工作水平顯著提升。

3．2有效提升城建檔案資料收集質量

實施城建檔案管理工作的主要目的是及時有效地整理城建資料，使城市規劃、城市建設和城市管理有據可依。在實施城建檔案管理工作的過程中，要對原始資料數據進行準確地掌握，確保收集到的資料和數據都具有足夠的真實性和準確性。要把城建檔案管理工作列入城市規劃、城市建設和城市管理總體布局中，對城建檔案的收集整現予以統籌安排、統籌實施。要充分考慮到城市規劃、城市建設和城市管理的實際，科學制定合理的檔案分類標準，避免檔案管理工作出現疏漏。

3．3提升人員培訓質量，提高人員專業水平

檔案管理工作的核心在于工作人員。只有激活檔案管理工作人員的積極性、主動性和創造性，才能促進檔案管理工作水平的持續提升。因此，在城建檔案管理工作中要注重對工作人員的培訓，既要加強專業技能的學習，使檔案管理人員學會靈活使用現代信息化技術，有效提升城建檔案管理的效率和質量;又要強化檔案管理人員的職業和道德素養，樹立良好的服務意識。同時，要結合檔案管理特點和人員特長，優化檔案管理隊伍，實現人崗相宜、人盡其才，建立一支高水平、專業化的檔案管理隊伍［5］55－56。

3．4加強規范化管理

隨著城市規劃和城市建設的日新月異，所凸顯出來的地域特點愈發鮮明。必須根據原有的城市規劃，注入鮮活的時代元素，打造鮮明的地域特點。因此，要充分結合一個城市的歷史文化脈絡和經濟社會發展特點，以更高標準、更寬視野、超前謀劃推進城市建設工作。作為城市建設的基礎性工作，要能夠依據城市的具體發展進程收集相應的檔案資料，確保檔案資料足夠完整準確［6］47－48。

3．5重視城建檔案管理法治建設

依法治檔是確保城建檔案工作順利實施的重要前提。在日常的城建檔案管理工作中，要嚴格遵循國家頒布的法律法規，擬定出全面有效的城建檔案管理條例，并在實際工作中不折不扣地遵照執行。基于多個部門的有效監督，保障城建檔案管理工作的質量。有了相關法律法規的約束，可以保證城建檔案管理工作按預期完成，從而構建出一個相對健全的城建檔案法治體系，有效保障城建檔案管理工作持續健康發展。

3．6進一步完善城建檔案信息資源

得益于現代信息化技術的快速發展，我國現階段城建檔案已實現數字化發展，網絡一體化管理。作為城建檔案管理人員必須及時對檔案的歸檔和檔案鑒定進行有效監督，防止歸檔滯后、歸檔不規范和歸檔不健全的現象。城建檔案管理是一項長期性、復雜性的工作，需要制定統一的標準，達到資源共享的目的，避免各自為政的現象，造成資源浪費，效率不高［7］46－47。

4結語

總之，城建檔案管理工作是實現城市規劃、城市建設和城市管理的重要基礎性環節，對城市發展起著舉足輕重的作用。在實施城建檔案管理工作時，要強化檔案管理意識，加強規范化管理、標準化建設、法治化推進、利用信息化手段，提升檔案管理人員專業水平，有效提升城建檔案資料收集利用水平。

參考文獻:

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［6］王文斌．新形勢下加強城建檔案管理的對策與建議［J］．城建檔案，2011(7):47－48．．

［7］劉鴻力．GIS地理信息系統在城建檔案管理工作中的可行性［J］．城建檔案，2008(7):46－47．

作者：梁國秀  單位：忻州市城市節約用水辦公室