檔案管理在現代企業管理中的創新

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企業檔案是企業在生產、經營、管理等活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案管理是現代企業管理中的地基部分，也是維護企業的經濟利益和歷史真實面貌的一項非常重要的工作。為能充分地發揮企業檔案工作的積極作用，最大限度地為企業提高經濟效益服務，企業檔案工作人員就必須創新工作思路，努力地探索檔案管理的新路徑，更新檔案管理工作的觀念、改進機制和提高管理能力。檔案工作者就是舵手、是領跑者，只有檔案管理人員具有相應的素質和能力才能拉動企業的發展，因此，檔案工作者更應該要主動迎接挑戰，尤其在如今這個信息化時代，企業檔案工作要想與時俱進、就必須開拓性的工作、創新性的思維、才能與時代的步伐一致，才不至于落伍、不至于被淘汰。只有這樣才能使企業檔案適應新時期企業快速發展的要求和促進它良性生存。

一、觀念創新，提高對企業檔案管理工作重要性認識

1.強化檔案是基礎的觀念。

企業檔案客觀地記錄了本企業的歷史情況，是最可靠、最為直接的信息，是企業各職能部門在經營、生產、管理等活動中直接形成的，而非編造和加工的，是第一手信息。從檔案的本形態來看，它保留著最真實的歷史痕跡，為后人提供了重要的依據。就說文書檔案在按件裝訂、分類、編號、編目、裝盒排架等基礎工作中，每一份批示單、正本、附件、發文稿、有關人員修改的手稿等等都是構成元素的原貌，是最基礎的，也是最重要的，同時也是后人的參照物。這些檔案收集的工作是企業生產、經營、科研等活動中的真實記錄，是企業信息產業的組成部分，相當于樹的“根”，房屋的“地基”，在現代化企業管理的過程中起到至關重要的助推作用。正因為檔案是根基、是參照物，這更要求管理者要有很強的管理意識和責任感。只有這樣才能保證資料的原始性，以及復核的準確性和查證的正確性。嚴格按照《檔案法》的相關規定執行，根據國家檔案局的相關管理辦法及其他有關檔案管理工作的規定，結合企業實際進行歸檔工作。檔案管理是現代化企業的管理基礎工作的重要組成部分，是促進企業各項事業科學發展和維護企業及職工根本利益的一項十分重要的工作。

2.強化檔案是企業資產的觀念。

在現代化企業中，無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案，都是全體成員從事生產、經營、管理等活動的勞動累積和智慧結晶，是企業發展歷程中的真實憑據。日積月累的檔案一旦丟失，后期就會動用許多人力、物力、財力去尋找或補救相關事宜。從經濟觀的角度來看，這些時間成本和經濟成本都是非常重要的，所以檔案是企業的財富、是非常重要的資產。只有認識到這點，我們才會更認真的去收集、整理、保護、利用這些資產，才會用心做好檔案管理工作。

3.強化檔案在現代企業建設中具有唯一性的觀念。

企業檔案真實地記錄著企業從事生產經營管理、科技創新和企業文化建設的全部情況，映證了企業成長的歷程。企業檔案從企業的創建開始產生，通過真實的記錄、收集（有缺陷的盡快修訂），耐心的整理，精心的鑒別、安全的保存，才達到有效的利用。這些是獨一無二的，唯一性的原始記錄為今天的企業建設起到更好的憑證支撐和信息支撐作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盜、不防潮、不保密等，任其流失在市場中，那企業的損失是無法估測的，又何談建設、發展？

4.強化檔案具有實用效益的觀念。

每份檔案都是有價值的，只有精心整理好檔案資源，才能更好地利用。只有認真的“收”、科學的“管”才能有效的“用”。曾經有人說檔案是真金白銀，我覺得很有道理，因為從中查找的某一個數據可以為企業節約很多資金，減少很多不必要的環節……因為它的存在，就避免再投資大量的時間和資金等，無形中高效的參與了企業新的建設，其實用性更體現其經濟效益。

二、體制創新，才能適應現代企業的高速發展

只有對企業檔案管理工作的機構、制度和機制更新才能適應現代企業的發展。

1.擴大企業檔案工作內涵深化外延。

企業要發展，檔案工作就的調整思路，加快步伐跟上節奏。檔案資源的建設和整合工作需要開拓新思路。必須加快落實最新的國家檔案局10號令，明確歸檔范圍和期限，以及對照片、光盤等實物的歸檔……爭取達到與時俱進，在實體整合的基礎上向信息整合轉變。整合不同的資源、資料、信息等等，采用現代化的管理手段，使檔案能靈活的、高效的利用。

2.制定完善企業檔案管理制度、創新機制。

企業要發展，就需要建立和完善適合本企業的檔案管理制度。集中保管檔案，明確管理職責。制定檔案工作流程，使其操作規范和安全。有了相關的制度的規范和約束，才能健康而有序的發展。明確檔案管理的職能部門和管理人員，制定企業文件材料歸檔的基本要求、歸檔范圍、歸檔期限、歸檔時間等，并依據制度對其他部門進行指導和監督，以達到對檔案目錄匯集和使用調控。充分調動大家的工作積極性，這樣有利于提高職工的檔案責任意識和義務意識，確保檔案的完整、準確和安全。促使辦公有序化、以便于文件材料的形成、積累、管理、歸檔良性運行，才能給企業創造最大的經濟效益。

三、管理創新，提升企業檔案管理水平

企業在發展，企業的檔案管理工作也必須跟上節奏，檔案管理要與發展保持步調一致。要盡快適應國家檔案局新的規定，并應用到工作中。這就需要提高企業所有人員的意識，加強檔案業務知識的培訓，確保意識的一致性，和全民的參與性。領導重視、員工配合，從積累-移交-接收，真正達到“由分散到集中，集中統一管理”。統一領導、上下一致，健全的機構體制、合理的監督和指導。只有形成這樣的合力、向心力和凝聚力。管理水平才能有所提升、才能上臺階、才能與企業共發展。信息化服務也是檔案管理發展的趨勢，是現代企業發展的助推器。檔案管理部門應該正確定位自己的職能角色，充分發揮企業信息中心的優勢，找準工作方向、利用計算機等工具檢索為企業生產、經營、科研工作提供及時準確的、高效便捷的檔案信息服務。管理者就必須加強自身基礎建設，不斷學習新的專業知識和理論。要根據企業實際情況制定一個詳細的工作計劃，安排收集資料、歸檔具體時間，在收集的時候要盡可能完整，做到不漏收。提高工作效率和檔案的質量。同時，完善檔案目錄的編排和存放，從細處著手，保護好檔案，以便日后利用信息資源來助推企業的發展，有利于企業的做大做強。綜上所述，企業檔案工作要適應現代化管理的需要，檔案工作人員要時刻學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，才能與企業的建設發展同步，最大限度地發揮企業檔案在現代企業管理中的重要作用，進而促進企業的健康發展。

作者：鄢瓊 單位：成都建工路橋建設有限公司