環境會計信息管理

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摘要:文章對網絡環境下的會計信息系統的本質進行了探討,指出會計信息系統體現出的各種技術特征,為提高會計的運行效率與管理水平,提供了堅實的技術基礎。

關鍵詞:網絡環境會計信息系統運行效率

我國的會計軟件起步于20世紀70年代末,20多年來,企業會計信息化在政府、企業和會計軟件開發商等的通力協作下,得以不斷的發展進步。會計軟件開發經歷了從自主開發、委托定點開發到標準化、通用化、商品化、專業化階段。會計軟件應用從過去的單項業務處理到核算管理一體化,從事后記賬(反映、分析)到事中預警、控制、事前預測,管理模式由分布式向集中式發展。早期的會計軟件是賬務和報表處理軟件,主要解決記賬和報表處理效率問題。到1993年發展為包括賬務處理、報表處理等模塊的核算型財務軟件。1996年提出“管理型”會計軟件的概念后,會計軟件結構發生了變化,從原來的各子系統單一的核算功能,擴展到整個總賬、報表、工資、固定資產、應收賬款等功能系統的數據集成、管理集成。系列會計軟件從部門級應用到企業級應用,實現企業的會計、業務一體化和事中預警、控制、事前預測的管理要求。隨著網絡技術應用的普及,我國會計及企業管理軟件企業紛紛“觸網”,從產品、服務、運營等方面全面向因特網和電子商務應用轉型。我國會計及企業管理軟件進入新的發展階段,會計軟件網絡體系結構隨著網絡技術的發展,從文件/服務器(F/S)結構到二層客戶機/服務器(OS)結構,發展到現在的多層客戶機/服務器結構,以至最新的瀏覽器/服務器(B/S)結構,并采用如SYBASE,INFORMIX等大型數據庫。由于其具有高達TB級的數據處理能力,大大改進了海量數據下讀取的性能和安全性能。網絡延伸會計及企業管理范圍,提高會計信息系統的通信質量和運作效率,降低經營成本,實現資源共享,并使會計信息系統獲得了更為寬廣的發展空間。因此在網絡環境下,會計系統以網絡技術等新型的信息處理工具置換了傳統的紙張、筆墨和算盤。這種置換不僅僅是簡單工具的變革,也不再是手工會計的簡單模擬,更重要的是對傳統會計理念、理論與方法前所未有的、強烈的沖擊與反思。那么,網絡環境下會計信息系統具有哪些本質呢?

一、會計與相關者協同化

網絡環境下,網絡使得會計與企業內部各部門協同、與供應鏈協同、與社會有關部門協同,使得會計系統不再是信息的”孤島”,真正體現了”數出一間,數據共享”的原則。由于企業間、企業同客戶間的物理距離都將變成鼠標距離,不僅要求企業內部網上采購、銷售、考勤預算控制、資金準備等協同,企業與供應鏈的協同(網上詢價、網上催賬、網上定票、網上生產計劃等),而且要求企業與工商、稅務、金融、保險等發生著頻繁聯系的部門,可以在網上實現(如網上銀行、網上保險、網上報稅)協同。會計與相關者協同化,使得會計管理能力能夠延伸到全球的任何一個結點,可以順利實現遠程報賬、遠程報表、遠程查賬和遠程審計,也會很方便地掌握遠程倉庫、銷售點的庫存銷售等業務情況。這不僅可以降低企業采購成本,提高資金周轉率,而且還可以降低整個社會工作成本,從而使社會經濟生活將更加高效有序。

二、會計信息處理系統整合化

網絡環境下,會計信息系統不再是獨立的、封閉的,它與企業內部生產系統、管理系統以及企業內外部信息資源等其他信息子系統相整合,構成企業營運管理的”數字神經系統”,使生產系統、管理系統形成內聯網。企業的內聯網通過公共接口,與外部有關系統(如客戶、供應商、銀行、證監會等)相聯接,建立外聯網。這樣,會計信息系統就在一個整合的環境下,與企業內外部系統實現了信息同步交流和信息共享,提高了信息的使用價值。

三、會計信息處理實時化

在網絡環境下,會計信息系統一改傳統會計事后的靜態核算。企業的生產、銷售、人事、倉儲等各個業務部門,借助于網絡將各種信息實時傳輸到會計部門,發生交易的數據通過網絡傳遞直接下載到會計應用程序中去,會計部門及時處理后并將相關信息反饋回去,從而使各個部門信息處于隨時的溝通之中,最大限度地發揮會計的反映與控制各類交易的職能。至于對外公布,企業可通過防火墻(Firewall)及相關的加密過濾技術,將動態數據庫內容在Intemet上實時傳送給稅務、審計、統計、證券機構等外部信息使用者,各種信息使用者從自己的實際利益出發各取所需,搜尋出及時性、相關性較強的信息。這種實時化不僅可以使會計信息系統通過內聯網、外聯網直接采集有關數據信息,實現會計和業務一體化處理。還可以使會計核算就從事后的靜態核算轉為事中的動態核算。極大地豐富了會計信息的內容,提高了會計信息的質量和價值。使得從原始單據到生成最終會計信息的過程瞬間就可以完成,所需的會計信息隨時都可獲得,會計信息的搜集、輸入、處理和提供實現了實時化。尤其會計核算數據在互聯網上的傳遞與傳統會計信息披露方式相比,是沒有時間和空間的限制,因為電子數據在網絡上是以光速傳送,幾乎可以看作是沒有時間差。只要給網絡內輸入會計信息,任何地點的信息使用者在任何時候都可以在網上查詢到相應的會計信息。因而,日常會計信息的披露將變成現實,極大地增強了會計信息披露的時效性,能夠滿足決策者的及時需要。

四、會計信息管理模式智能化

網絡環境下,企業的管理將變成以知識和信息為核心的管理,這就要求企業信息高度集成,會計信息資源高度共享,而網絡技術的發展正為這種信息集成提供可能。因為在網絡環境下,會計信息系統采用在線管理和集中管理模式。為了適應這一要求,由過去的會計人員都是獨立的封閉的工作單元,改變為會計信息系統的有關人員都在一個開放的網絡上進行工作。如網上會計審批、會計制度在線更新、在線服務支持、在線會計崗位教育、在線調度資金(異地轉賬)、在線證券投資(外匯買賣)等均可以在線實時處理。由于網絡會計信息系統實現了會計信息的網上,投資者及其相關利益集團可隨時上網訪問企業的主頁,以獲取企業最新的及歷史的財務信息,從而減少了外部信息使用者的決策風險。也由于管理信息系統最大的子系統———會計信息系統實現了實時跟蹤的功能,從而使管理者可以及時了解最新的情況,管理決策效率極大地提高。網絡的出現使得集中式管理成為可能,企業的規模越來越大,為整合企業會計資源,加強對下屬機構的財務監控,采取集中式管理,這不僅消除了物理距離和時差概念,高效快速地收集數據,并對數據進行及時處理和分析,而且還能夠實現業務協同、動態管理、及時控制、科學預測,使企業實現決策科學化、業務智能化,使企業充分利用信息,提高投資回報率,保障企業在有序的智能化狀態下高速發展。因而,實現降低運營成本和提高效率的目標。

五、會計信息傳遞電子化

網絡環境下,隨著Internet的發展,出現電子單據(從傳統紙質的發票、結賬單據變成電子單據),電子貨幣(可以網上支付、結算,提高結算效率,加快資金周轉),網頁數據(紙質頁面數據—硬盤數據—網絡頁面數據,顯著增強了信息時效性)等,電子單據電子傳遞,使無論身處何處均可與世界各地的商品生產、銷售、消費者進行交流、訂貨、交易,實現快速準確的、雙向式數據信息交流。由于支付手段的高度電子化,商品交易的資金支付、結算在網絡上實現,資金活動相應地變為信息的流動。在企業集團內部,母公司與子公司的會計數據傳遞也實現了網上傳遞。企業內部網絡結構的建立,使得企業業務流程中產生的各種書面憑證都被電子憑證所替代。總之,電子符號代替了會計數據,磁介質代替了紙介質。會計信息傳遞電子化,不僅極大地提高了信息提取的實效性,而且還能提高會計信息系統運作的速度和效益。

六、會計信息提供多元化

網絡環境下,會計信息使用者需要的信息多樣化,使得會計信息的提供必須多元化。首先會計理論多元化,為會計信息提供多元化奠定了基礎,使得會計理論、內容、目標呈現多元化特征。會計假設得到擴展,多主體、多幣種、不等距會計期間成為可能和必要,計量屬性多樣化,權責發生制與收付實現制并存,歷史成本與重置成本并存,記賬方法采用多式記賬法。其次會計方法多元化,為會計信息提供多元化提供了保證,計算機強大的運算功能及網絡技術的發展,使得會計核算能多種方法并用,以滿足不同使用者對信息的要求。最后網絡技術提供了多元化會計信息的功能,使得多元化會計信息真正成為現實。企業不僅可以提供規范的標準會計信息,而且還可以提供所有可能的會計方法為基礎的會計信息。此外,還能通過對這些所有可能的會計方法的多種組合,推出自己的信息產品。具體來講,包括收集與提供信息的多元化,處理信息方法的多元化和提供信息的空間多元化等。

七、會計信息監督及時化

網絡環境下,會計信息系統,使得大量的數據通過網絡從企業內外有關系統直接采集。特別是企業外部的各個機構、部門可根據企業授權,通過在線訪問的形式進入企業內部,直接調閱會計信息。瞬間溝通使得會計信息系統由封閉走向開放,由數據的微觀處理,逐步登上宏觀數據運作的殿堂。會計信息透明度的增強,有效地避免了會計處理的“黑箱”操作,有利于對企業會計信息系統的社會監督和政府監督。一方面,利用網絡所特有的實時傳輸功能和日益豐富的英特網服務項目,我們可以實現原始交易憑證的第三方監控,即網上公證。另一方面,在網絡環境下的會計信息系統內分出操作與監控兩個崗位,對每一筆業務同時進行多方備份。當會計人員進行賬務處理時,其操作和數據也被同步記錄在監控人員的機器上,由監控人員進行即時或定期審查,一旦出現數據不一致便進行跟蹤調查,以實現有效會計控制。再者,在線測試的實現使軟件內部可能存在的漏洞能夠得到及時解決,提高會計信息系統的安全性。這樣,不僅使會計信息披露更真實,而且使會計信息監督及時化。

八、會計信息核算動態化

網絡環境下,企業主要在網上進行交易,出現了電子單據、電子貨幣等多種交易方式,也使電子結算成為可能。由于電子計算具有強大的運算功能,從會計憑證到會計報告全過程的信息處理都是由計算機來執行,人工干預大大減少,客觀上消除了手工方式下信息處理過程的諸多環節,如平行登記、錯賬更正、過賬、結賬、對賬、試算平衡等。相對手工會計而言,大幅度地降低了計算復雜程度。也由于各種數據實現在線輸入,電子貨幣自動劃轉,業務信息實時轉化,自動生成會計信息,省卻了手工方式下將業務資料輸入到會計賬簿的過程,使得會計核算從事后核算變為實時核算,靜態核算變為動態核算,會計信息管理實現在線管理。會計信息收集處理的動態化使得會計信息的和使用能夠動態化。會計信息生成后,將通過會計軟件實時反映到企業公共信息平臺上,或直接送到有關用戶的電子信箱中去。這樣,信息使用者可以隨時了解企業的信息,及時作出決策。

九、會計信息獲取直接化

網絡環境下,一方面不僅使管理者獲取信息直接化。企業通過內部網將其各個管理子系統的信息采集起來,并通過外部網與有關外部系統(如銀行、政府、投資者等)相聯系,將所有信息集成于企業信息系統中,這樣企業所能提供的信息就是相當十分全面的。而且使企業外部的各個機構、個人可根據授權,通過Internet進入企業內部,直接調閱信息。這樣,信息使用者就能夠在網上直接獲得日常信息,如實時信息,并可從中提煉出自己需要的相關信息,而不只是從信息提供者那里獲得現成的信息,那些現成的信息往往帶有信息披露者的某些頃向。直接獲取信息還對信息披露者的偏向起到制約作用。因為如果信息提供者進行帶有某種偏向性的操作,往往需要對前期已公布的日常信息進行修改和調整,這必使其操作留下痕跡。另一方面使潛在股東獲得信息直接化。傳統會計信息系統目標僅注重現有投資者是其一大缺陷,因為資本市場的發展將使企業的股東結構日趨多元化,這就要求企業不但要考慮現有股東獲得信息的便利,更重要的是將企業推向潛在的投資者,吸引潛在股東的注意,以擴大企業的資本規模,增強其發展潛力。網絡使得潛在股東獲得信息直接化。

十、會計信息系統開放化

以電子計算機的發明為起點的現代信息技術的誕生,改變了會計系統用以處理信息的工具———紙張、筆墨和算盤,但并未觸及會計信息處理的程序、方法和規則的變革。然而,以互聯網絡技術為代表的現代信息傳輸技術的革命,在客觀上便提出了實現企業信息集成的要求。這種信息集成,一方面取決于企業其他生產與管理領域的自動化或信息化程度,另一方面也有賴于網絡通信技術自身的發展。在過去100年的發展歷程中,人類在這兩個領域都已取得了巨大的成就。就制造業企業而言,人類不斷解放自身勞動的過程,也是一個不斷實現生產和管理自動化的過程。手工業時代的產品,是由生產工人親手做出來的,我們稱之為手工產品或手工藝品。工業革命把人類從手工勞動中解放出來,產品不再是由手工而是由機器來生產。工人只需要站在機器旁邊,產品的加工制造便可以由機器來完成,我們稱這類生產為機械化生產。由機器而不是手工生產出來的產品,我們稱之為工業產品,計算機數字控制機床的出現和使用,第一次引入了生產自動化的概念。它不僅使得產品的生產過程變得更為簡單和更容易控制,而且也使得產品的加工可以比機械化生產更為復雜和精確。但這時的自動化還僅限于單臺的機器而不涉及企業的整個生產過程,所以,我們稱這類生產為半自動化生產。數控機床和機器人技術的合并使用開始使得企業生產過程變得無人化,而網絡技術在企業生產與管理領域的廣泛滲透,則把企業的各個部分都集成為一個相互聯系的整體,從而使得企業的許多甚至全部生產與管理工作,都可以在完全無人工介入的情況下完成,我們可以稱這類生產為智能化生產。在智能化生產的環境中,產品幾乎完全是由智能化的機器生產出來的,不僅生產工人已勿需站在機器旁邊,而且,從理論上說,整個企業都可以實現無人化,盡管我們現在還不知道應當怎樣來描述這類產品,但也許只有”知識產品”的稱謂最合適,因為它是用人類既有的知識而不是勞動生產出來的產品,是用人類已創造的科學技術成果生產出來的產品。由于企業生產和管理的自動化或智能化,能夠帶給企業更多的生產成本節約和更高的顧客滿意度,所以,它便成為追求利潤最大化的企業所追求的目標,而企業生產與管理的不斷自動化或信息化,難以避免地把企業的各種生產與管理活動集成在一起,通過信息這個神經系統來配置企業的所有資源(不僅僅是會計在一起,通過信息這個神經系統來配置企業的所有資源(不僅僅是會計資源)和協調企業各個方面的作業。因此,在這一環境下所構造的會計信息系統已不可能再是孤立的、封閉的信息系統,而是開放化的系統。

總之,網絡環境下,會計信息系統可以理解為一個由人、電子計算機系統、網絡系統、數據及程序等有機結合的應用系統。它不僅具有核算功能,而且更具控制功能和管理功能,因此它離不開與人的相互作用,尤其是預測與輔助決策的功能必須在管理人員的參與下才能完成。所以,網絡環境下的會計信息系統,不再是一個簡單的模擬手工方式的”仿真型”或”傻瓜型”系統,而是一個人機交互作用的”智能型”系統,它使會計工作由核算型向管理型轉移,推動著會計職能向深層次延伸。而網絡環境下的會計信息系統所表現出來的協同化、整合化、實時化、智能化、電子化、多元化、及時化、動態化、直接化和開放化等技術特征,為提高會計的運行效率與管理水平,提供了堅實的技術基礎。通過網絡,金融事務、會計往來將越來越頻繁,單位內部的財務活動和跟單位外部的財務活動高效化、實時化,并對單位的經濟運作、財務往來、會計核算等作全面、及時的監控,實現財務的靜態管理為動態管理,提高企業整體效益。

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