審計軟件運用評價

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本文作者：王穎作者單位：中國疾病預(yù)防控制中心

一、現(xiàn)場審計軟件概述

現(xiàn)場審計軟件是審計軟件的一種類型，主要是指審計人員在審計一線進(jìn)行審計作業(yè)時應(yīng)用的軟件。它包括項目管理、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、審計向?qū)А徲媽嵤徲嫿K結(jié)和系統(tǒng)管理等方面的內(nèi)容。現(xiàn)場審計軟件規(guī)避了傳統(tǒng)審計手段的不足之處，使審計工作更加科學(xué)、客觀，避免了完全依靠審計人員的專業(yè)判斷和審計經(jīng)驗等主觀因素帶來的影響，它在數(shù)據(jù)管理方面具有以下兩個特點：

1.自動從財務(wù)軟件獲取財務(wù)數(shù)據(jù)。由于審計軟件是依托在財務(wù)電算化的基礎(chǔ)上應(yīng)運而生的，因此使用審計軟件的前提條件是被審計單位必須使用財務(wù)電算化進(jìn)行財務(wù)核算。在應(yīng)用審計軟件進(jìn)行審計之前，審計人員要將財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)拷到審計軟件里，審計軟件自帶一套數(shù)據(jù)采集工具，審計人員將采集數(shù)據(jù)的軟件拷入存有財務(wù)軟件的計算機(jī)后，審計軟件自動提示審計人員可采用自動或手動方式從財務(wù)軟件中提取財務(wù)備份的數(shù)據(jù)，并自動將財務(wù)軟件中的賬簿數(shù)據(jù)、記賬憑證等財務(wù)資料轉(zhuǎn)換為審計資料并儲存到數(shù)據(jù)采集軟件中。審計人員可將該資料儲存到拷有審計軟件的電腦中應(yīng)用并生成審計工作底稿。

2.數(shù)據(jù)自動即時保存，永不丟失。審計軟件在操作過程中，會自動即時保存，因此不必?fù)?dān)心因操作不當(dāng)而造成信息的丟失。

二、現(xiàn)場審計軟件應(yīng)用——以A國際基金組織捐款為例

（一）項目情況背景

A國際基金組織是一家全球公共（私人）合作組織，它是通過吸納和撥付各種額外的資源，來幫助發(fā)展中國家抗擊特定疾病的組織。中國通過申請取得了一定金額的捐贈經(jīng)費，用于全國31個省、自治區(qū)、直轄市抗擊本國的三大疾病。在A國際基金組織與中國簽訂的撥款協(xié)議里要求中國成立中央執(zhí)行機(jī)構(gòu)來管理項目活動。為加強(qiáng)項目管理，中央執(zhí)行機(jī)構(gòu)設(shè)置了辦公室、財務(wù)部、審計部、采購部、數(shù)據(jù)核查部、人事部以及三個國家項目辦（按照三個病種設(shè)置）。每個項目省按照三個病種分別設(shè)置省級項目辦和縣市級項目辦。A國際基金組織資金及物資運作流程是由上至下?lián)芸睿Y金用途分為兩種，分別是采購經(jīng)費和活動經(jīng)費，每一筆資金都是按照預(yù)算進(jìn)行下?lián)芎凸芾怼２少徲媱澯蓢翼椖哭k按照采購預(yù)算逐級報批后，由采購部統(tǒng)一進(jìn)行采購，然后再按照采購計劃下?lián)芙o省項目辦及市縣級項目辦。活動經(jīng)費由A國際基金組織分季度撥付給中央執(zhí)行機(jī)構(gòu)財務(wù)部，財務(wù)部將活動經(jīng)費按照項目預(yù)算分別撥給省項目辦，省項目辦再按照工作計劃將資金撥給轄區(qū)內(nèi)的市縣級項目辦。管理職責(zé)采取分級管理，即省級對轄區(qū)內(nèi)的市縣級督導(dǎo)和管理、國家項目辦對省級進(jìn)行管理。由于A國際基金組織認(rèn)為資金的審計工作比較重要，因此在與中國簽訂協(xié)議之前就將中央執(zhí)行機(jī)構(gòu)審計部（以下簡稱審計部）的工作列為撥款的前提條件之一，即要求審計部每年必須完成31個項目省中的三大病種審計工作，否則將停止對中國的撥款。

（二）現(xiàn)場審計軟件應(yīng)用

按照項目協(xié)議要求，審計部每年要審計31個項目省，每個項目省要審計三大病種，除了審計省本級外，還要再抽查審計2個市縣級項目辦，而全國2800多個項目縣基本上都涵蓋了三個病種，這就意味著每個省需要審計的賬套有9套，每年至少要審計270余套賬簿。而目前審計部只有5名人員可以從事項目審計工作，這5名審計人員除了完成項目審計工作外，平時還要對合同、報表進(jìn)行審計。按照這樣的工作量和任務(wù)，審計部一個月至少要完成審計2～3個項目省，按照審計工作計劃，每個項目省的現(xiàn)場審計時間僅為5天。用這么短的時間完成9套賬簿的審計工作，如果沒有一套高效的審計工具，審計人員根本無法完成協(xié)議要求的內(nèi)容。鑒于此，審計部申請購買了現(xiàn)場審計軟件并將項目預(yù)算、財務(wù)管理制度、審計工作指南、物資采購手冊等制度拷到審計軟件里，并制定了一套審計工作程序。

下面，以對省項目辦的審計為例，淺析現(xiàn)場審計軟件的應(yīng)用流程：

1.下發(fā)審計通知并要財務(wù)賬套。審計人員草擬審計通知，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在現(xiàn)場審計前的3～5天內(nèi)下發(fā)給省項目辦，并要求省項目辦填寫審計部制定的工作底稿，包括物品材料及固定資產(chǎn)明細(xì)表、預(yù)算執(zhí)行表、核心指標(biāo)完成情況表等內(nèi)容。同時，要求財務(wù)人員準(zhǔn)備審計需要的資料，并將審計期間的財務(wù)賬套數(shù)據(jù)備份后通過審計部的公共郵箱上傳到審計部。

2.核對項目辦的賬套數(shù)據(jù)。審計人員收到省項目辦上傳的財務(wù)賬套數(shù)據(jù)后，通過現(xiàn)場審計軟件取數(shù)后，生成一套省項目辦的審計數(shù)據(jù)。通過這套審計數(shù)據(jù)生成的財務(wù)報表以及賬簿數(shù)據(jù)，審計人員在北京就可以進(jìn)行以下內(nèi)容的核對：一是賬表核對，每季度各省都要將財務(wù)報表上報給A國際基金組織和國家項目辦，審計部可以將省級上報的本級報表數(shù)據(jù)與審計軟件生成的省項目辦財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。二是撥款數(shù)據(jù)的核對，根據(jù)財務(wù)部提供的下?lián)軘?shù)據(jù)與財務(wù)賬套中的“合同預(yù)收款”科目進(jìn)行核對。三是調(diào)撥物資的核對，根據(jù)采購部提供的下?lián)芪镔Y清單與財務(wù)賬套中的“物品材料”“、固定資產(chǎn)”科目進(jìn)行核對。以上的核對內(nèi)容如果存在異議則需要重點標(biāo)識出來，作為現(xiàn)場審計的重點內(nèi)容。

3.進(jìn)行現(xiàn)場審計。審計人員到達(dá)省項目辦后，通過現(xiàn)場審計軟件的審計程序、分析程序、抽樣程序等功能，分別對省項目辦的內(nèi)控制度、項目辦的經(jīng)費支出數(shù)據(jù)、抽查的憑證號、預(yù)算的核對等內(nèi)容逐項進(jìn)行審計。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，生成審計工作底稿，形成初步的審計結(jié)論。對于實物資產(chǎn)的核實，需要審計人員在現(xiàn)場進(jìn)行實地盤點，特別是固定資產(chǎn)，如發(fā)現(xiàn)未使用或使用不當(dāng)造成的毀損、報廢資產(chǎn)，可以通過拍照形成照片文檔，并與形成的審計結(jié)論一一對應(yīng)進(jìn)行歸檔保存。

4.草擬審計報告。完成現(xiàn)場審計工作后，審計人員回京草擬審計報告，對于形成的審計結(jié)論需要經(jīng)二級和三級復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核，如果有異議，可以通過審計軟件里儲存的財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)及審計工作底稿來核實，以保證審計結(jié)論的正確性。審計人員將經(jīng)三級復(fù)核人員確認(rèn)無誤的審計報告征求意見稿發(fā)給省項目辦，要求省項目辦在收到審計報告后10個工作日內(nèi)給予反饋，如果省項目辦對審計報告提出了不同的意見，審計人員將通過審計軟件的查詢功能確認(rèn)反饋事項是否存在問題。

5.出具正式的審計報告并將審計工作底稿歸檔。對于確認(rèn)無誤的審計報告，審計人員按照報批程序履行審計報告的發(fā)文程序，將正式的審計報告下發(fā)省項目辦，并要求其在收到文件后的30個工作日內(nèi)上報書面的糾正或整改報告。審計人員將前期核對資料以及現(xiàn)場審計資料進(jìn)行整理并歸檔，完成該項審計工作。每年年底，審計部指定專人對所有審計人員形成的審計數(shù)據(jù)電子版統(tǒng)一拷到光盤里進(jìn)行保存。該光盤與紙質(zhì)檔案保存期限一致。

三、現(xiàn)場審計軟件應(yīng)用評價

1．提高了審計工作效率和工作質(zhì)量。（1）審計軟件減輕了審計人員賬賬、賬表的核對工作。審計軟件可自動生成被審計單位的財務(wù)報表，審計人員可將軟件生成的報表與被審計單位提供的紙質(zhì)報表逐項核對，就可完成賬賬、賬表的核對工作。如果核對無誤，說明賬賬、賬表相符。如出現(xiàn)差異，則需進(jìn)一步查證并分析不符的原因，還可幫助審計人員確定審計重點，提高審計效率。（2）審計軟件使審計分析更具客觀性、專業(yè)性和準(zhǔn)確性。審計軟件提供了大量的專業(yè)分析工具和方法，比如趨勢分析法、比率分析法、對方科目分析法、結(jié)構(gòu)分析法等，一方面可以使審計人員很清楚地看到某個會計科目的結(jié)構(gòu)形態(tài)、所占的比重等，提高審計效率；另一方面也可避免因?qū)徲嬋藛T經(jīng)驗不足或判斷失誤造成的審計風(fēng)險，提高審計質(zhì)量。

2.使審計程序更加系統(tǒng)化、合理化。審計軟件自帶有一套完整的審計程序，它具備的符合性測試程序涵蓋了幾乎所有的內(nèi)部控制體系的審計流程，它按業(yè)務(wù)類型設(shè)定了籌資與投資循環(huán)、購貨與付款循環(huán)、存貨與倉儲循環(huán)、銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制測試系統(tǒng)，細(xì)化了每個循環(huán)的內(nèi)部控制流程和重點關(guān)注點，既規(guī)范又完整。按照審計軟件的提示進(jìn)行內(nèi)部控制的符合性測試，可以幫助審計人員更快的了解被審計單位的內(nèi)部控制制度及流程，還可以避免在審計時出現(xiàn)漏項。對于實質(zhì)性測試程序，審計軟件設(shè)定了報表分析、賬表檢查、輔助賬審計等程序。同時，審計軟件針對每個會計科目制定了一套完整的審計流程，包括賬齡分析法、科目結(jié)構(gòu)分析法、科目對比分析法等方法，一方面可以使審計程序更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，另一方面還可以幫助審計人員更快地確定重點審計領(lǐng)域。

3．使抽樣方法更加科學(xué)、客觀。審計軟件系統(tǒng)自帶了一套抽樣方法解決了這一難題，它包括PPS抽樣、固定樣本量抽樣、停走抽樣和發(fā)現(xiàn)抽樣等方法，審計人員可選定一種審計抽樣方法，在確定了審計風(fēng)險水平和預(yù)計的誤差率后，審計軟件會自動生成抽樣結(jié)果。審計人員可根據(jù)軟件提示的樣本量及具體的記賬憑證號開展審計抽樣工作，并根據(jù)實際審計情況調(diào)整樣本量。如果在抽樣過程中發(fā)現(xiàn)問題比較多，則應(yīng)加大樣本量，以使審計風(fēng)險控制在可接受的水平。由此可見，審計軟件使抽樣方法更加科學(xué)、客觀。

4.使用審計軟件提取財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)，可實現(xiàn)多人同時審計一套賬目，實現(xiàn)遠(yuǎn)程審計。使用審計軟件就可以將被審計單位的賬套同時拷在不同的審計人員電腦上，可實現(xiàn)多人同時查看一套賬目。另外，審計取數(shù)不受地域、時間等限制，便于審計人員隨時隨地查看被審計單位的財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)，特別適用于對外地單位的遠(yuǎn)程審計，既可實現(xiàn)預(yù)審功能，又可實現(xiàn)二級、三級復(fù)核人員隨時調(diào)閱賬簿。

5.可以實現(xiàn)審計底稿無紙化。使用審計軟件，審計人員可將被審計單位的內(nèi)部控制制度拷入審計軟件中，并根據(jù)審計結(jié)果將相應(yīng)的法律法規(guī)、內(nèi)部控制制度引入軟件自帶的審計底稿中，還可將原始資料拍照后生成照片檔案并通過審計軟件轉(zhuǎn)換成工作底稿保存。另外，審計人員可將生成的各種形式的審計底稿歸類后形成成果記錄保存在審計軟件里，既節(jié)約了現(xiàn)場審計時間，又滿足了無紙化辦公的需要。

6.具有強(qiáng)大的查詢功能。審計軟件可以通過憑證日期、憑證編號、憑證名稱、摘要、科目名稱、科目編號、借方金額、貸方金額等方式從賬套里查詢想要找的數(shù)據(jù)，既可實現(xiàn)從賬簿的某一行記錄查找該筆記賬憑證的內(nèi)容，也可以從某張記賬憑證中查看其入賬情況，使審計查詢快捷、方便。

7.對被審計單位起到威懾作用。任何一款財務(wù)軟件都具備反記賬和反結(jié)賬功能，財務(wù)人員可輕易地對原來的賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。在傳統(tǒng)審計時，就遇到過這樣的情況，財務(wù)人員在現(xiàn)場審計結(jié)束后自行將財務(wù)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，推翻了審計人員在現(xiàn)場審計得出的結(jié)論，而審計人員很難再證實原來的賬簿數(shù)據(jù)記錄，加大了審計風(fēng)險。使用審計軟件后，在審計現(xiàn)場時將被審計單位的財務(wù)賬簿拷回來，可杜絕財務(wù)人員隨意修改財務(wù)賬簿的事項發(fā)生，既保護(hù)了審計人員，又可對被審計單位起到威懾作用。

四、完善現(xiàn)場審計軟件建議

上述現(xiàn)場審計軟件的局限性有些是審計軟件本身所固有的，比如審計軟件無法替代審計人員的專業(yè)判斷及審計經(jīng)驗，不能取代重要的審計程序，這些都是軟件開發(fā)公司所無法改變的。有些則可能通過與軟件開發(fā)公司以及單位領(lǐng)導(dǎo)的溝通進(jìn)行改變，具體建議如下：

（一）加強(qiáng)審計人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)

審計人員應(yīng)該清晰地看到，現(xiàn)場審計軟件只是一個先進(jìn)的審計工具，就像計算機(jī)不能替代人腦一樣，審計軟件也不能替代所有的審計工作。審計人員應(yīng)該看到，應(yīng)用現(xiàn)場審計軟件對審計人員提出了更高的要求，因為現(xiàn)場審計軟件都是基于財務(wù)軟件和審計專業(yè)知識的運用得以實現(xiàn)的，所以要求審計人員不僅要學(xué)好用好審計軟件，更要注重財務(wù)軟件和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

（二）通過實踐提高審計人員的專業(yè)經(jīng)驗

審計人員應(yīng)該明白，單純的學(xué)習(xí)是無法提高審計經(jīng)驗的，只有通過完成更多的審計任務(wù)，才能積累更多的審計經(jīng)驗。因此，審計人員應(yīng)該認(rèn)真對待每次現(xiàn)場審計任務(wù)，以學(xué)習(xí)的態(tài)度將自己的專業(yè)知識與現(xiàn)場審計軟件結(jié)合應(yīng)用到工作中，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，形成自己的專業(yè)判斷，提高審計工作經(jīng)驗。

（三）加強(qiáng)與軟件開發(fā)公司的溝通

1.建議軟件開發(fā)公司加強(qiáng)特殊行業(yè)的軟件開發(fā)。建議工作在特殊行業(yè)的審計人員，在購買現(xiàn)場審計軟件時一定要與軟件開發(fā)公司進(jìn)行溝通，購買或要求軟件公司單獨開發(fā)適合本單位業(yè)務(wù)需要的審計軟件，提前規(guī)避這種購買不適用軟件的風(fēng)險。特別是對于一些行業(yè)來講，可以委托行業(yè)管理部門統(tǒng)一與軟件開發(fā)公司進(jìn)行商討，使軟件開發(fā)公司有針對性地研發(fā)適合行業(yè)使用的審計軟件。

2.建議軟件開發(fā)公司提高審計取數(shù)的功能。由于現(xiàn)場審計軟件不能對所有財務(wù)電算化系統(tǒng)進(jìn)行取數(shù)，建議軟件開發(fā)公司能研發(fā)出一款可以適用所有財務(wù)電算化系統(tǒng)的審計軟件，特別是針對行政事業(yè)單位，因為行政事業(yè)單位的會計科目相對較少，核算的內(nèi)容比較簡單，無論財務(wù)電算化系統(tǒng)如何不一樣，會計核算的原理是相同的。如果軟件公司無法做到這一點，建議審計人員在購買審計軟件時，一定要向軟件公司問清楚軟件可適用的財務(wù)電算化品牌，在下現(xiàn)場審計之前，還要向被審計單位了解其使用的何種財務(wù)電算化系統(tǒng)，以便在制訂審計計劃時合理地安排審計時間。

3.建議軟件開發(fā)公司降低銷售價格。目前市場上銷售的現(xiàn)場審計軟件成本普遍過高，將很多有購買欲望的審計單位拒之門外，建議軟件開發(fā)公司可以本著薄利多銷的原則減少一定的費用，特別是減免升級費用和系統(tǒng)維護(hù)費用，因為審計單位購買了產(chǎn)品，銷售方就應(yīng)該對該產(chǎn)品負(fù)有保證質(zhì)量的責(zé)任，如果財務(wù)電算化系統(tǒng)升級審計軟件肯定也要升級，因此每年收取升級費用的確很不合理。

（四）加強(qiáng)與單位領(lǐng)導(dǎo)的溝通

審計人員應(yīng)與單位的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到審計軟件的強(qiáng)大功能，雖然購買現(xiàn)場審計軟件加大了審計成本，但它節(jié)約了審計工作時間、提高了審計工作效率，讓單位的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到使用現(xiàn)場審計軟件的發(fā)展趨勢，支持審計人員購買現(xiàn)場審計軟件。