管窺民企電子檔案管理方式

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一、民營企業檔案管理問題

1.檔案行政管理部門指導不足

首先，讓整個企業發展起來就要創新體制、強化服務和整個資源，民營企業的信息資源需要行政管理部門的積極的配合、指導和整合，已達到實現資源利用的有效價值，這樣才能將企業的檔案資源活躍起來。其次，民營企業現階段缺乏建立檔案的經驗，檔案行政管理部門要積極的幫助和采取主動一對一的服務，提供相應的建立檔案方法、指南，業務管理制度和管理條例等，這樣有了強有力的指導力度，民營企業中檔案管理工作就能靈活、高效容易的展開了。

2.檔案從業人員綜合素質低

在當今網絡和計算機高速發展的大環境下，原有的工作方法和現代化檔案管理模式有了很大的差距，現階段我國民營企業中檔案管理人員學習不夠積極，專業水平達不到現有學習水平，還停留在原有的工作經驗中，這就造成了阻礙企業發展的因素，導致相應的檔案管理工作不能按時完成。有的民營企業中完全不符合檔案的保管要求，庫房設施陳舊、環境差，對企業的形象和經營也有很大的損失。

二、成因分析

我國民營企業在檔案管理上所呈現的問題從主觀和客觀上來說都要需要改善和提高的地方。第一，企業對檔案工作的不夠重視。由于民營企業的性質導致相關負責人對檔案管理工作不夠重視，我國的檔案管理工作開展時間又很短，這其中很大程度上的原因是對檔案管理工作認識上的誤區。大多數民營企業中的領導人沒有認真學習過“檔案法”，對檔案工作的不重視與企業的經營活動形成了很大反差，企業管理者對檔案工作的認識程度是一個不可忽略的重要因素。因此，檔案工作要想顯現出其左右還需要很長是時間要走。第二，檔案行政管理的指導不足。就目前我國現有的狀態來看，我國行政管理部門與國企不同，其首先考慮的是經濟效益，沒有建立相應的監管機構，這就就會對民營企業的檔案管理工作指導力度不夠，約束能力不足。這就對管理部門的指導工作有一定限制，業務指導人員也沒有達到很好的指導力度和效果。第三，企業信息化建設力度不夠。當今時代，市場競爭激烈，要想在激烈的競爭中立于不敗之地，就要企業加強整體管理水平和人員的素質，加快內部和外部信息化平臺的建設。如寧波奧克斯集團4年中花費6000萬元建立的檔案信息資源體系,對企業的發展提供了很大的幫助，這種效果在以后會更加明顯的感覺到也更加容易的被應用到各種企業中。

三、企業檔案管理模式對策

隨著計算機的發展與普及，很多的企業也開始重視起了檔案部門，所以就要提高認識、宣傳的力度，為檔案管理跟上時代的步伐，這要包括：“檔案法”的法規宣傳，變換傳統的工作思路，確定紙質的檔案向電子的檔案建設轉化的工作重心。領導負責制企業內部加強組織建設,各負其責,互相督促,以領導的支持和組織保證為基礎,開展建設檔案工作就會更順利。以點帶面,通過抓典型可以減少工作中因經驗少產生的障礙,全面開展這項長期復雜的工作是今后發展檔案事業的堅實基礎。重點堅持建設驗收的制度以及項目檔案登記，檔案工作人員要堅持“三參加”制度、全程控制的管理以及做好項目管理收集、保管以及整理等工作。要做到項目建設與管理一起進行。企業信息化的建設以及檔案的信息化網絡化，全力發展信息資源，為了企業的發展，學習型組織是檔案部門應該建設的，還要要求檔案工作人員持證在崗。大力提升檔案管理的人員的素質要以人為本，紙質檔案與現在的企業的電子文件是不同的，電子的需要進行前端管理以及邏輯管理。國家批準的電子檔案與文件歸檔中提出，文件在接受以及形成的時候，通過互聯網向檔案部門傳送歸檔，面對著新的挑戰以及危機，現代的企業要走的路還很長。

四、總結

民企的檔案文檔以及信息的一體化的管理、管理程度以及資源的管理的強度是民企檔案管理的重要發展的趨勢，很多的技術以及理論不夠成熟，管理路程任重道遠，計算機檔案界和圖書檔案界以及其他企業之間要加強溝通以及合作，只要在技術以及理論上有了進展和突破，那么民企的檔案管理的模式一定能達到完善以及成熟。

作者：申紅單位：山西省長治市郊區婦幼保健院