淺談物業(yè)檔案的特點及科學管理

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摘要：隨著我國社會建設進程的加快,各行各業(yè)都得到了前所未有的發(fā)展壯大,其中,房地產(chǎn)市場更是經(jīng)歷了有史以來最迅猛的發(fā)展,與其相關的其他行業(yè)也因此而受益。物業(yè)管理在我國從產(chǎn)生到壯大經(jīng)歷了二十多年。據(jù)相關統(tǒng)計顯示,物業(yè)管理行業(yè)已經(jīng)進入我國3/5以上的城市,隨著這個數(shù)字的變大,我國物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)將會迎來其快速發(fā)展壯大的階段,同時這個階段也將會是一個競爭激烈的階段,因此,物業(yè)管理企業(yè)必須全面完善各方面的工作,才能提高自身競爭力。這其中,做好物業(yè)檔案的管理工作將為企業(yè)的勝出,增添一個至關重要的砝碼。

一、物業(yè)檔案的特點

(一)檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務公司、物業(yè)服務人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設計者、工程設計方、承建商,以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此,在物業(yè)服務活動中就形成了各種類型的專門檔案,如產(chǎn)權檔案、會計檔案、科技檔案(基建檔案、設備檔案)等專門檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。

(二)載體形式多樣化。物業(yè)檔案形式多樣,主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“,圖”是指根據(jù)實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。“文字”是指在物業(yè)服務活動中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來訪記錄、代收費用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多,是物業(yè)檔案的主要組成部分。“卡”是指根據(jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請表。

(三)檔案的動態(tài)性較強。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護,業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更,住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動,因此,相對應的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去,從而形成物業(yè)檔案的一個顯著特點———動態(tài)性較強。

(四)公開性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開性,因為物業(yè)檔案記錄著有關物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況,這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關的所有人員來說都是公開的,如物業(yè)的維修檔案,有關綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性,因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容,這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的,如業(yè)主(或住戶)的個人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權資料等。

二、物業(yè)檔案的科學管理方法

(一)集中統(tǒng)一管理,分區(qū)保存。一個物業(yè)服務企業(yè)可能管理多個住宅小區(qū),每個小區(qū)離物業(yè)服務總公司都非常遠,有些檔案如業(yè)主檔案、基本建設及維修檔案可放在管轄區(qū)自行保管,便于利用。

(二)與物業(yè)服務項目延伸保持同步。隨著物業(yè)服務項目的不斷拓展,除了傳統(tǒng)意義上的樓宇維修、養(yǎng)護、清潔、保安外,物業(yè)服務的內(nèi)容已延展到工程咨詢和監(jiān)理、物業(yè)功能布局和劃分、市場行情調查和預測、目標客戶群認定、物業(yè)租售推廣、通訊及旅行安排、智能系統(tǒng)化服務、專門性社會保障服務等全方位服務。物業(yè)檔案建設要和物業(yè)服務項目的延伸保持同步,以保證物業(yè)檔案信息的齊全完整。

(三)移交規(guī)范。按照《物業(yè)管理條例》的規(guī)定,在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時,建設單位應當向物業(yè)企業(yè)移交下列資料:①竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;②設施設備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料;③物業(yè)質量保修文件和物業(yè)使用說明文件;④物業(yè)管理所必需的其他資料。物業(yè)企業(yè)應當在前期物業(yè)服務合同終止時將上述資料移交給業(yè)主委員會。物業(yè)企業(yè)承接物業(yè)時,業(yè)主委員會應當向物業(yè)企業(yè)移交竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料。物業(yè)服務合同終止時,物業(yè)服務企業(yè)還應當將上述資料交還給業(yè)主委員會。開發(fā)建設單位應該將開發(fā)建設的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時同時移交給物業(yè)管理單位;更換物業(yè)管理單位時,原物業(yè)管理單位也應該將物業(yè)開發(fā)建設的檔案材料和在物業(yè)管理中維修養(yǎng)護、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。移交時,雙方要查驗移交檔案的數(shù)量及質量,并履行簽字蓋章等相關移交手續(xù),確保物業(yè)檔案的來源清楚,去向明確。

(四)建立個性化物業(yè)檔案資料。個性化物業(yè)檔案是指業(yè)主的個人資料、家庭情況、生活習慣、出行規(guī)律、朋友往來等情況的檔案資料。其實,對這些檔案資料的收集(在法律允許的范圍內(nèi))和管理,與其他的物業(yè)檔案比起來顯得更重要,它體現(xiàn)物業(yè)公司人性化的一面,這樣不但有利于對業(yè)主實施個性化服務,而且也直接關系到物業(yè)公司的管理質量與服務品位。但是進行此項工作必須充分以尊重業(yè)主的個人隱私為基礎。

(五)實行檔案質量終身負責制。物業(yè)檔案來源廣泛,形式多樣,動態(tài)性很強,有些檔案材料還要幾經(jīng)轉手移交。檔案的真實性、可靠性是有效利用檔案的前提,物業(yè)檔案的質量要實行終身負責制。業(yè)主委員會在與物業(yè)服務企業(yè)簽訂物業(yè)服務合同時,應將檔案的規(guī)范管理納入到物業(yè)服務合同中,物業(yè)服務企業(yè)要對其產(chǎn)生的準確性作出承諾。當然,物業(yè)檔案中來源于開發(fā)商、業(yè)主等其它檔案形成者的真實性、可靠性由其檔案形成者對檔案內(nèi)容的真實性負責任。這樣,社區(qū)居民在利用物業(yè)檔案的過程中,因檔案內(nèi)容失真,造成人員傷亡或經(jīng)濟損失時,可以明確劃分過錯責任,止訟平紛。

物業(yè)檔案資料管理對于一個物業(yè)管理公司來說,是一筆十分寶貴的財富。只要我們不斷提高對物業(yè)檔案重要性的認識,把握物業(yè)檔案的特點以及與物業(yè)管理的關系,牢固樹立物業(yè)檔案質量意識,建立明確的管理目標和管理制度,實施對物業(yè)檔案的有效管理,物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的重要作用就能充分發(fā)揮出來。