管窺職業學校學籍檔案管理

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一、加強學籍檔案管理的重要性

為畢業生就業搞好服務，學籍檔案大顯身手學生的思想政治條件，鑒定材料，入團，入黨的材料，各種榮譽材料包含在學生的學籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學生的整體印象和評價。職業院校作為高技能人才培養教育機構，是直接為企業，工廠人員培訓服務的，用人單位和畢業生之間可以建立更好的聯系，作為聯系的橋梁，學籍檔案當然是最好的材料。此外，畢業生離校后，學籍檔案將將相伴學生一生。無論是畢業生就業，評職稱，職務晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業院校學籍檔案管理的對策

（一）明確責任、規范檔案管理

學校教學工作管理的重要組成部分之一就是學籍管理。學籍檔案質量的高低直接反映了學校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學籍檔案的查閱已經成為用人必須的手段。因此，要有嚴格的管理措施。一是要提高學籍檔案的重要性的認識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關信息和數據的具體管理工作，做出相應的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領導重視是學籍檔案規范化管理的關鍵。為理順學籍檔案管理系統，進一步明確招生，教務，學校工作人員是學籍檔案形式的部門，并制定完整的學籍檔案形成和移交的工作職責。三是學生一進入學校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續。

（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度

由于學籍檔案具有周期長、數量多的特點，紙質文件勢必占據很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應當建立學籍并存的紙質和電子檔案管理系統，充分保證學籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學籍檔案是一個學生在學校的整體表現的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學校，還可以向社會輻射。因此，職業學校學籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養方面發揮學籍檔案更大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍的建設，提高學籍檔案管理的質量

只有不斷提高學籍檔案管理人員的水平和素質，學籍檔案管理更加科學化，現代化才能實現。職業院校必須采取有效措施，確保重視學籍檔案管理工作的培訓和專業培訓，以使他們的管理水平和業務水平以及個人的思想政治素質，適應新形勢下學籍檔案管理的需求。在政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線，方針，政策，體現愛崗敬業的精神風貌。在業務方面，學籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規，要努力學習，檔案管理專業知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現代化管理設備，做到精業從事學籍檔案管理工作。

（四）使用計算機搜索提高利用率

首先，我們必須加快學籍檔案管理的現代化，使用計算機參加到學籍檔案管理中，提高管理水平，更好地服務于教育教學；其次，應建立紙質檔案和電子檔案結合的綜合管理的模式，這是雙軌制。最后，用檔案中現代的錄音，視頻文件等技術手段收集，力求內容豐富，形式不拘一格，而不是在過去，缺乏視覺形象狀態的學籍檔案。

作者：程珺單位：鹽城生物工程高等職業技術學校