高校人事檔案管理工作策略分析

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一、新時(shí)期高校人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

(一)人事檔案材料歸檔不完整，且部分材料真實(shí)性不強(qiáng)歸檔材料內(nèi)容真實(shí)性存在偏差，材料要素缺失。當(dāng)前，人事管理部門(mén)在辦公過(guò)程中，思想意識(shí)相對(duì)松懈，工作嚴(yán)謹(jǐn)性嚴(yán)重缺失，申填材料信息經(jīng)常存在漏填、錯(cuò)填現(xiàn)象，類似文化程度、入黨時(shí)期以及工作時(shí)間等填錯(cuò)的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量，增加了人事部門(mén)辦理退休、評(píng)職等工作的難度。工資、工齡、職稱等必須以檔案為基準(zhǔn)，參照歷史材料，認(rèn)真核實(shí)，且不得本人隨意填寫(xiě)，但仍然存在檔案材料造假的情況，部分當(dāng)事人，為了晉級(jí)、評(píng)職稱、調(diào)整工資等，在填報(bào)材料時(shí)進(jìn)行偽造，或者非法更改工齡、學(xué)歷、年齡等。

(二)檔案管理意識(shí)不足，缺乏專業(yè)的人事檔案歸檔人員現(xiàn)階段，人事檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，直接增加了檔案管理工作的難度。另外，很大一部分高校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的裝訂、保管資料等工作，和科研工作并沒(méi)有直接性聯(lián)系，進(jìn)而導(dǎo)致專職管理人員嚴(yán)重缺失，即便有專職管理人員也很少有經(jīng)過(guò)專業(yè)性和系統(tǒng)性的培訓(xùn)，很難適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。

(三)高校人事檔案管理手段落后，管理制度不規(guī)范

1、人事檔案管理硬件設(shè)施配套不足，管理手段落后。當(dāng)前，很多院校由于資金欠缺，沒(méi)有建立起單獨(dú)的檔案資料管理室，硬件設(shè)施配套不足，防火、防潮性能較差，管理手段也比較陳舊。加之信息化時(shí)代的來(lái)臨，管理工作很難做到和信息時(shí)代接軌，管理工作的重心仍停留在實(shí)體管理方面，大部分統(tǒng)計(jì)工作仍靠手工完成，這種情況嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的檔案管理電子數(shù)據(jù)庫(kù)，但仍有軟件不兼容問(wèn)題，工作時(shí)不能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選和分類。

2、檔案管理制度不規(guī)范。高校合并逐漸成為高校建設(shè)發(fā)展的趨勢(shì)，由于不同的高校辦學(xué)規(guī)模、管理方式以及學(xué)校歷史背景不同，導(dǎo)致人事檔案管理制度參差不齊、管理落后等，其中比較常見(jiàn)的問(wèn)題如:檔案資料規(guī)格模式、紙張大小不統(tǒng)一、檔案材料整理時(shí)間滯后等。

二、針對(duì)高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題提出的解決策略

(一)增強(qiáng)檔案材料收集的真實(shí)性，以及工作的嚴(yán)謹(jǐn)性高校人事管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要將收集內(nèi)容深入實(shí)際教學(xué)中，不能簡(jiǎn)單的停留在職稱評(píng)選、干部任免以及學(xué)歷收集等方面，同時(shí)還要定期向材料收集部門(mén)反映最新的教研成果。另外，工作人員在進(jìn)行材料收集工作時(shí)，要以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保材料的系統(tǒng)性以及真實(shí)性。嚴(yán)格杜絕接受非法渠道遞送的申報(bào)材料。

(二)建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高高校檔案管理的規(guī)范化水平建立健全人事檔案管理機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范化水平要做到下面幾點(diǎn):第一，健全檔案管理制度，做到有章可循。通常情況下，檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜而又繁瑣的工作，如果沒(méi)有一定的章法可循，很容易增加管理工作的難度。因此，工作人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，逐步完善檔案管理工作的相關(guān)細(xì)則，采用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，及時(shí)有效的做好檔案的收集、整理以及歸檔，嚴(yán)格避免虛假材料進(jìn)入檔案。第二，加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)班子要不斷提高自己對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審核、監(jiān)督，成立有效的檔案管理小組，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并解決問(wèn)題。

(三)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量以及工作效率高校人事檔案管理的信息化指的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，也就是由靜態(tài)到動(dòng)態(tài)的轉(zhuǎn)變。另外，新時(shí)期檔案信息化管理工作仍需以原始實(shí)體資料作為依據(jù)，隨時(shí)補(bǔ)充納入新的信息內(nèi)容，例如教職工人員的工作變動(dòng)、評(píng)職、加薪等資料。通過(guò)這種方式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化以及數(shù)據(jù)化。計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)的先進(jìn)檢索方式，不僅方便了信息的查詢和使用，也提高了工作人員的工作效率以及工作質(zhì)量。

作者：張翀單位：西北政法大學(xué)人事處