高職學院人事檔案管理問題及對策

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摘要：由于高職學院是由三所中專學校整合發展起來的，多年來人事檔案由三校區的人事干部各自管理。2016年為了加強人事檔案管理，新設置了專職人事檔案管理干事崗。2018年，學院新建了學院檔案室，分散在三校區的人事檔案全部入新建的檔案庫。硬件設施雖然改善了，但是，存在領導不重視人事檔案管理，三校區上千冊人事檔案的分類、排序混亂，專職檔案管理干事崗位職責制定不科學，檔案管理干事專業知識水平滯后等問題。這些問題要及早解決，從上到下重視人事檔案管理，重視檔案管理干部的隊伍建設，規范人事檔案的基礎工作，讓人事檔案發揮學院在選人用人上的積極作用。

關鍵詞：人事檔案；問題；對策

一、學院人事檔案管理中的問題

(一)學院領導和部門領導對人事檔案管理不夠重視。學院的大政方針和工作計劃重點放在了立德樹人，教師隊伍建設，基礎設施建設和安全，科研學術工作，學生管理，信息化建設等方面，幾乎不涉及人事檔案管理方面的內容。人事處的工作計劃中也只是一帶而過，計劃突出招聘、薪酬、考核等方面。普遍認為人事檔案管理崗位是低崗位，是養老崗位。

(二)人事檔案管理的基礎工作做的不到位，不規范。三校區的人事檔案上千冊，雖然入了新的檔案庫房，但還是分三個校區分別擺放，還存在著在職人員、退休人員、去世人員檔案混在一起的情況。另外，姓名也沒有完全按照英文26個字母排序。這些問題不盡快解決，就會使工作質量下降，效率低下，教職工的滿意度不高。比如：教職工要做公證需要查閱檔案，由于檔案排序混亂，查找就要花長時間，教職工就要等半天，造成教職工的不滿意。

(三)學院雖然設置了專職人事檔案管理干事崗位，但事實是專崗不專用，人事檔案管理干事還兼做一部分社保業務。起初是每月五分之一的時間做社保業務，隨著機關事業單位養老保險制度的改革，社保業務量迅速增長，現在是每月五分之四的時間在干社保的工作，感覺是兼職做人事檔案管理了。有時社保業務和檔案工作撞在了一起，就安排其他人事干事代辦人事檔案的查閱，有可能又會出現新問題。

(四)專職人事檔案管理干事崗位職責的制定不科學。檔案管理干事崗位職責共十項，其中一項是做好職工社會保險的轉入轉出、醫療機構變更、生育津貼申報工作?？梢钥闯?，此職責包含四項工作內容。崗位職責中僅此一項有關社會保險的工作就要占用一定的工作時間和精力來完成，并且隨著機關事業單位養老保險制度的改革，社保業務越來越多，使得專職檔案管理干事專人不專用，不能踏踏實實地、全身心地做好人事檔案管理工作。

(五)學院對人事檔案專業人員隊伍建設重視不夠。人事處現有一名人事檔案管理干事，雖然本科學歷，中級職稱，但不是檔案專業畢業，也五十多歲了。因為又兼職做社保業務，社保的新政策又層出不窮，人事檔案管理干事不斷的學習社保政策文件，精力有限，人事檔案專業知識的學習就無暇顧及。也缺少人事檔案方面的專業知識培訓。

二、針對學院人事檔案管理中存在的問題，提出五點解決對策

(一)學院領導和部門負責人要進一步提高認識，把人事檔案管理工作全面重視起來。人事檔案工作特別是干部人事檔案工作是落實從嚴治黨、從嚴管理干部要求的重要內容；人事檔案工作特別是專業技術人員的檔案在學院引進人才工作中發揮著重要依據作用。應該與時俱進，在制定學院發展規劃和部門工作計劃中，把人事檔案管理工作作為重點寫進去，監督執行。在校園網加大對人事檔案管理工作重要性的宣傳，扭轉人們對人事檔案管理崗位是低級崗，是養老崗位的認識。

(二)夯實人事檔案規范管理的基礎工作。千事萬事做好，基礎是關鍵?，F在，人事檔案管理工作的當務之急就是要盡快把原來三校區上千冊的人事檔案按英文26個字母分在職職工、退休職工、離休職工、去世人員、其他五類排序，提高查找的時間效率。排好序后，將原來三校區的散檔和新產生的工資表、考核表及時歸入個人檔案，保證檔案材料安全完整。

(三)設置的專職檔案管理干事要專人專用。《人事檔案管理辦法》中規定：保管1000份以上檔案的單位，至少配備1名專職檔案管理人員。學院在職職工和退休職工超千人，人事檔案超千冊，部門負責人要嚴格執行規定，保障人事檔案管理干事在工作時間內全身心地做檔案工作。隨著機關事業單位養老保險制度的改革，社保新政策新業務也越來越多，人事處各個崗位的日常工作量大，人員緊張，在此情況下，就要設置社保干事，專職負責學院的社保工作，避免人事檔案管理干事顧此失彼。

(四)按照學院《人事檔案管理辦法》中人事檔案管理部門的職責重新制定人事檔案管理干事崗位職責。學院《人事檔案管理辦法》中人事檔案管理部門的職責共九項，沒有一項涉及社保業務。根據《人事檔案管理辦法》，刪除檔案管理干事崗位職責中有關做好職工社會保險的轉入轉出、醫療機構變更、生育津貼申報工作此項職責。人事檔案管理干事崗位具體職責：在人事處長的領導下，認真做好人事檔案的管理工作；根據人員出入及時移交或索要其人事檔案。建立定期清點制度，對應轉入的檔案，要及時發函或索要；要積極主動地向有關部門收集職工的工資調整、晉升、考核、入黨入團、學位、獎懲、離退休等應入檔的材料，保持檔案材料的完整；根據上級有關規定，做好人事檔案材料的鑒定、整理、清理、裝訂工作；嚴格執行《查閱檔案規定》制度；嚴格執行人事檔案保密制度等。

(五)學院領導和部門負責人要關心愛護人事檔案管理人員，提供參與中心工作、了解學院發展的機會，幫助解決工作、學習、生活中的困難。進一步加強培訓工作，每年組織不少于一次的專題業務學習，提高思想政治素質和業務水平。保持人事檔案管理人員相對穩定，因人員退休和工作需要調動的，須先明確接替人員并在其熟悉人事檔案業務后再進行工作交接。

參考文獻：

[1]朱玉媛,周耀林人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學出版社.

作者:段紅宇 單位:北京信息職業技術學院