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      項目能力管理

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      項目能力管理

      CIO必須具備極強的項目管理能力。項目的預算、成本、工期、目標、范圍、資源、計劃等等這些工作十分復雜,需要CIO要有科學的規劃和精密的控制能力。由于IT項目高投入、高風險、低成功率決定了CIO的項目管理能力極其重要。以筆者的經驗,項目推進過程中如何控制風險是雙方項目經理必須首先關注的問題。項目管理各要素中,首先必須要明確的是項目的目標和范圍。明確目標容易,控制范圍則比較困難。在信息化項目的推進過程中,必須緊緊地抓住項目的目標,嚴格地控制項目的范圍。否則,項目范圍無限擴大,造成項目拖期,最終偏離目標,使信息化的主要目的不能達成。通常在信息化之初,企業對自己的需求不是很清楚,只有一個概略的要求。隨著項目的開展,各級業務人員對系統逐漸熟悉,就會產生很多需求,而其中相當大一部分是非關鍵性需求,而要解決這些非關鍵性需求卻需要投入大量資源和時間,所以在信息化建設中,一定要對一些次要的需求加以屏蔽,或分步實現,不宜一上來就給項目設置過多的目標,從而淹沒了關鍵需求。

      項目計劃的制定和執行是CIO另一項關鍵的工作。企業的ERP項目通常會涉及到企業管理的方方面面,同時會有多項任務同時展開。特別企業正常的經營活動不能被中斷,這就需要CIO有很強的計劃能力,對各項任務的時間要求、質量要求、交付成果、資源配給等作出科學的安排。同時,能隨時根據實際變化調整各項工作的優先級。項目計劃工作中項目的工期和預算是計劃的關鍵,國外曾經根據項目管理的實踐總結出了大拇指理論,即項目常常是要超出預算和預定工期的。因此,項目的工期與預算控制十分重要。如何控制工期關鍵在于對項目有一個正確的預期,這里也需要使用一些先進的項目管理技術如PERT計劃評審技術、WBS工作結構分解等,要求CIO能熟練地運用PROJECT、VISIO等項目管理工具。在筆者實施的許多項目中,發現CIO們通常不能正確定位ERP項目中企業中的位置。在項目開始之時總是要求軟件公司在很短的周期內完成項目,但項目一旦展開,企業就發現,企業方未將ERP項目置于應有的高度。項目開展總是受到其它各項工作的沖擊,最后導致項目一拖再拖,未有了期。項目的預算也將是一項十分重要的工作,我發現,很多項目在立項之初,CIO們為了取得老板支持,總是傾向于做一個偏緊的預算,有意無意之間漏掉一些,而項目一旦展開,各項預算外支出紛至沓來,造成預算嚴重超支,這種超支部分往往讓老板不勝其煩,對項目的建設施加更大的壓力。

      項目的資源安排也是一門藝術。項目總是在有限的資源和有限的的時間里達成目標。如何讓企業的業務骨干在保證正常的工作的情況下,能投入到企業的ERP項目的建設中來,需要CIO有高超的運作能力。能在多大程度上調動企業內資源為項目服務是恒量企業CIO能力的一個重要標尺。遺憾的是,國內企業CIO在這方面鮮有佼佼者,CIO們往往調動資源困難,業務部門骨干往往以工作繁忙作為借口推脫項目任務。如何做才能最大程度地調動資源,需要CIO們要高超的協調溝通能力。

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