項(xiàng)目檔案管理

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項(xiàng)目檔案管理范文第1篇

建設(shè)項(xiàng)目中的檔案資料是工程的重要資料，項(xiàng)目檔案既記錄著工程建設(shè)過(guò)程中的史實(shí)，又是建設(shè)項(xiàng)目竣工后建設(shè)單位進(jìn)行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，我國(guó)檔案局制定了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，大力開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與執(zhí)法檢查活動(dòng)。在《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中，規(guī)定檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收必不可少的一項(xiàng)工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不能通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程的竣工驗(yàn)收。由于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案管理在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理中的重要性。因此，切實(shí)做好建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理工作，是建設(shè)單位不可忽視的課題。

2現(xiàn)階段建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理現(xiàn)狀

2.1建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段，很多建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項(xiàng)目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要依據(jù)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理缺乏責(zé)任感。尤其是在建設(shè)項(xiàng)目施工中，因?yàn)榻ㄔO(shè)施工的任務(wù)比較重、項(xiàng)目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進(jìn)度等，往往忽視了建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，沒(méi)有將檔案管理工作落實(shí)到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時(shí)候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，從而影響到日后建設(shè)單位對(duì)建設(shè)檔案的使用，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。

2.2項(xiàng)目檔案管理的機(jī)制不健全，運(yùn)行機(jī)制不完善

在重大建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會(huì)比較多，比如說(shuō)建設(shè)項(xiàng)目的法人、施工、設(shè)計(jì)等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不健全，檔案部門(mén)雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒(méi)有形成有效的管理機(jī)制，使得建設(shè)單位對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)職能部門(mén)的職責(zé)劃分不明確，部門(mén)之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項(xiàng)目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項(xiàng)目管理中檔案管理的運(yùn)行機(jī)制不完善，在建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始建設(shè)時(shí)，建設(shè)單位很容易忽視項(xiàng)目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過(guò)程；還可能導(dǎo)致大部分的資料分散在各個(gè)分包單位，在工程竣工時(shí)，如果建設(shè)單位沒(méi)有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒(méi)有按照國(guó)家的檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項(xiàng)目施工的檔案資料收集零亂。

2.3建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏保障機(jī)制

由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時(shí)候都是采用比較靈活的用工制度，而項(xiàng)目檔案管理經(jīng)常會(huì)被認(rèn)為是一項(xiàng)沒(méi)有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專(zhuān)職管理項(xiàng)目檔案的人員越來(lái)越少。建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個(gè)檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動(dòng)比較頻繁。現(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒(méi)有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見(jiàn)，我國(guó)的很多建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機(jī)制，建設(shè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作予以重視。

3加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體措施

3.1完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度

檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)本單位建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項(xiàng)目單位帶頭建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項(xiàng)目的施工單位、設(shè)計(jì)單位等配備專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應(yīng)配備一個(gè)專(zhuān)職項(xiàng)目檔案主管人員來(lái)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，做好整個(gè)項(xiàng)目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門(mén)的職責(zé)，將檔案管理工作真正的滲透到項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)。通過(guò)建設(shè)單位的對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，整個(gè)項(xiàng)目工程的檔案資料將會(huì)完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)備。

3.2提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)

在這個(gè)信息化時(shí)代，及時(shí)的信息能夠?qū)υ鰪?qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理人員的檔案管理意識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)該充分的利用報(bào)刊、電視等媒體，將與項(xiàng)目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個(gè)檔案管理信息化共享平臺(tái)，通過(guò)法律的手段，對(duì)每一個(gè)建設(shè)單位的職責(zé)要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)。現(xiàn)代建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理也需要與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，建設(shè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工程的關(guān)注，及時(shí)將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應(yīng)該將這些信息化消息加以提煉，應(yīng)用到建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項(xiàng)目工程檔案管理人員的管理水平。

3.3檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參加建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收

對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案審閱是工程竣工驗(yàn)收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參加工程的竣工驗(yàn)收，能夠讓檔案管理部門(mén)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門(mén)對(duì)今后檔案管理工作的重視。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問(wèn)題，建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該要及時(shí)的解決。檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能夠在一定程度上保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點(diǎn)，以一種生動(dòng)活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛(ài)上這種形式。聲像檔案在火電項(xiàng)目中屬于一個(gè)記錄節(jié)目?jī)?nèi)容的重要載體，同時(shí)也是工程專(zhuān)題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達(dá)到聲像檔案完整保存的目的。

聲像檔案的管理狀態(tài)

1.1管理檔案的意識(shí)不足

在聲像檔案的管理工作中未能充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)于項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程記錄的重要性，導(dǎo)致管理意識(shí)的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時(shí)效性比較強(qiáng)，對(duì)于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時(shí)將聲像檔案進(jìn)行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識(shí)，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤(pán)磁帶以及同一盤(pán)碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒(méi)有存儲(chǔ)起來(lái)。沒(méi)有清晰的檔案管理意識(shí)，也就無(wú)法及時(shí)有效的將聲像檔案進(jìn)行完整歸檔【1】。

1.2聲像檔案維護(hù)設(shè)備落后

在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開(kāi)始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦校珜?duì)于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，也就是在具有許多其它檔案的文書(shū)柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專(zhuān)柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲(chǔ)要求，使得聲像檔案無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)期保存。

1.3聲像檔案管理方法不先進(jìn)

在管理聲像檔案過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)周?chē)C合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項(xiàng)目重大的事件和活動(dòng)為中心，積極主動(dòng)的履行能反映整個(gè)工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進(jìn)的管理方法，使得檔案存儲(chǔ)受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個(gè)單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒(méi)有建立聲像檔案管理設(shè)備和專(zhuān)職管理團(tuán)隊(duì)，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無(wú)法對(duì)有聲像檔案和無(wú)聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理【2】。

1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善

大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒(méi)有健全的管理制度，使得檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒(méi)有將有關(guān)制度貫徹落實(shí)好，難以起到應(yīng)有的保護(hù)作用，而該舉措造成了任何時(shí)候都可移交現(xiàn)象，也就是說(shuō)各科室可以實(shí)行分散保管措施和個(gè)人保管措施，每年進(jìn)行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無(wú)歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無(wú)章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。

加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持

加大對(duì)聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下新興的檔案載體。同時(shí)，作為一項(xiàng)社會(huì)性的事業(yè)，非檔案部門(mén)也可以獨(dú)家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強(qiáng)化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各歸檔部門(mén)也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）增強(qiáng)與檔案部門(mén)業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專(zhuān)柜或設(shè)專(zhuān)室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門(mén)參與公司各類(lèi)重大活動(dòng)

針對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門(mén)直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門(mén)派專(zhuān)人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類(lèi)檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項(xiàng)目）重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，本文通過(guò)對(duì)聲像檔案的加強(qiáng)管理，說(shuō)明了聲像檔案的管理工作在電視臺(tái)中有著極為重要的作用和意義

參考文獻(xiàn)

[1]楊思源.聲像檔案管理存在的問(wèn)題及解決辦法[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，（13）：78-79.

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[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].商業(yè)文化（下半月），2011，（06）：431-432.

項(xiàng)目檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 基建檔案 管理

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用

醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目是醫(yī)院不斷發(fā)展的基礎(chǔ)工作，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目投入使用后的管理、維修、改擴(kuò)建等有著重要的作用。

（一）為醫(yī)院發(fā)展提供重要依據(jù)

由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、涉及部門(mén)多的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、使用及管理全過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時(shí)又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

（二）反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的現(xiàn)狀

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案記載了醫(yī)院工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)面貌。在工程建設(shè)中項(xiàng)目檔案收集不齊全、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮其作用。如，醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃的規(guī)劃圖、現(xiàn)狀圖、文字說(shuō)明等有關(guān)檔案的原始材料，門(mén)診樓、住宅樓、康復(fù)保健樓等建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料記錄和文字說(shuō)明材料以及建設(shè)項(xiàng)目公共設(shè)施方面的相關(guān)材料。

（三）是醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)

規(guī)范、準(zhǔn)確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院今后改擴(kuò)建項(xiàng)目的成本、質(zhì)量、進(jìn)度。近年來(lái)醫(yī)院新建工程項(xiàng)目連續(xù)不斷，改建、擴(kuò)建、零星維修項(xiàng)目也連續(xù)不斷，建設(shè)項(xiàng)目檔案的重復(fù)使用率不斷上升，尤其是建設(shè)過(guò)程中的各種報(bào)批文件、招投標(biāo)資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會(huì)議紀(jì)要以及工程建設(shè)項(xiàng)目交付使用過(guò)程中存在的有些問(wèn)題記錄及處理意見(jiàn)等。因此，任何基本建設(shè)項(xiàng)目中缺少了建設(shè)項(xiàng)目檔案就等于缺少了工程建設(shè)項(xiàng)目中的參數(shù)，缺少了改、擴(kuò)建的重要依據(jù)。

二、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）不重視檔案管理工作

在醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目管理中，由于大家忙于工程建設(shè)前期手續(xù)，忙于施工建設(shè)過(guò)程，趕工期、趕進(jìn)度，希望盡早完工驗(yàn)收投入使用，只看重工程建設(shè)本身而忽視了大量工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作。一些醫(yī)院在項(xiàng)目建設(shè)期間，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職檔案人員，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案存放設(shè)施。一些檔案管理人員是臨時(shí)聘用的，流動(dòng)性比較大，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，并且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不具備工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設(shè)不能同步開(kāi)展，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案處于放任自流狀態(tài)。另外，在檔案的使用和查看過(guò)程中人們經(jīng)常翻閱、使用原始資料，對(duì)紙質(zhì)檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執(zhí)行部門(mén)存放，不在檔案管理人員手里，導(dǎo)致檔案管理存在很大問(wèn)題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時(shí)，特別是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備文件散失較多，如某些關(guān)鍵資料保存的是復(fù)印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理制度不健全

醫(yī)院多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目存在工程復(fù)雜、周期長(zhǎng)、涉及面廣、細(xì)節(jié)多等眾多因素，因此涉及基建、招標(biāo)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等多個(gè)部門(mén)，而相關(guān)部門(mén)之間沒(méi)有完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責(zé)任劃分不明確，不能采取規(guī)范的管理方法和操作流程，沒(méi)有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并未有詳細(xì)的管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范。由于各部門(mén)之間檔案材料形成的時(shí)間不同，檔案材料內(nèi)容不同，這就給及時(shí)、全面收集材料增加了相應(yīng)的難度，許多檔案材料散存在經(jīng)辦人員手中，缺乏規(guī)范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)度存在些許差異。

（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規(guī)范，移交不及時(shí)

任何項(xiàng)目的檔案都是在項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，是具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。近年來(lái)，各級(jí)醫(yī)院的改建、擴(kuò)建工程逐漸增多，參與工程建設(shè)的部門(mén)大多數(shù)不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時(shí)間較長(zhǎng)，一些在工程施工中發(fā)生的變更、簽證資料、項(xiàng)目前期的隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等往往被有意無(wú)意地 忽視。有時(shí)檔案管理人員在日常管理工作中不能及時(shí)分類(lèi)、整理，隨意放置，不善保管，導(dǎo)致檔案與檔案之間的連續(xù)性差，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響檔案質(zhì)量。

三、如何加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作

醫(yī)院工程建設(shè)是醫(yī)院快速發(fā)展的重中之重，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是重中之重，有了工程沒(méi)有檔案將后患無(wú)窮。工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，應(yīng)不斷加大對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時(shí)要進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作發(fā)展環(huán)境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強(qiáng)的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責(zé)任，大力關(guān)心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規(guī)律化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保把醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案人員管理水平

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作本身就是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)力求達(dá)到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的要求。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理規(guī)范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識(shí)，了解工程建設(shè)程序和工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓展知識(shí)面、更新理念、提高履行崗位職責(zé)的能力，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結(jié)不足，虛心向其他單位的同行學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，努力探索檔案管理工作的規(guī)律，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保障檔案管理工作有序、高效地開(kāi)展。

（三）堅(jiān)持事前控制原則，強(qiáng)化全過(guò)程管理

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅涉及建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作，還涉及工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施前期的準(zhǔn)備工作，即建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)開(kāi)始工程建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、整理、審查工作，包括項(xiàng)目建議書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目用地問(wèn)題的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、建設(shè)用地的通知、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、建設(shè)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國(guó)有土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等，必須堅(jiān)持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時(shí)，要重點(diǎn)強(qiáng)化全過(guò)程管理，將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，細(xì)化到工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制。在與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位分別簽訂合同時(shí)，應(yīng)將建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實(shí)責(zé)任，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

（四）實(shí)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督體制，定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督

醫(yī)院作為工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位，要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每人的工作職責(zé)，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴(yán)格的審查監(jiān)督制度。對(duì)參與建設(shè)的各施工單位、監(jiān)理單位和部門(mén)的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問(wèn)題，杜絕“事后補(bǔ)資料”現(xiàn)象發(fā)生，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程檔案管理的實(shí)效。

（五）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)、計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段。因此，電子檔案成了醫(yī)院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在領(lǐng)導(dǎo)重視電子化辦公的同時(shí)，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和單位信息化管理實(shí)際情況，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備與紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)相對(duì)應(yīng)地建立統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一的文件類(lèi)型，規(guī)范有序地收集、查閱、篩選、存儲(chǔ)和保管工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的原始性、真實(shí)性、完整性以及長(zhǎng)期可讀性。同時(shí)要加強(qiáng)安全管理，可以通過(guò)閱讀權(quán)限，設(shè)置密碼等專(zhuān)人專(zhuān)管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結(jié)構(gòu)和文件內(nèi)容。

四、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)各大醫(yī)院包括甘肅省中醫(yī)院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且大多數(shù)都是在交叉進(jìn)行，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工程的自身價(jià)值是領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫(yī)院基建檔案反映建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是醫(yī)院信息資源之一，是一項(xiàng)對(duì)工程負(fù)責(zé)、對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的重要依據(jù)和保障。因此，檔案管理人員應(yīng)收集、管理和保護(hù)好這種資源，為發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。

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項(xiàng)目檔案管理范文第4篇

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

關(guān)鍵詞：供熱項(xiàng)目；檔案管理；編制

Key words： heating project；archives management；compilation

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供熱項(xiàng)目檔案資料是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與工程進(jìn)度同步形成的，是從供熱項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始直到實(shí)施結(jié)束、竣工驗(yàn)收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙、圖表、計(jì)算資料、試驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤(pán)等。供熱項(xiàng)目檔案資料作為一種從科技和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域衍生出來(lái)的重要的科技信息資源，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在日常工作隨時(shí)注意對(duì)檔案資料的收集、整理或者檢索、應(yīng)用，促進(jìn)檔案系統(tǒng)日趨完善、規(guī)整，同時(shí)達(dá)到通用的要求，對(duì)于供熱項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及供熱設(shè)備的維護(hù)和管理，都有非常重要的意義。本文結(jié)合供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)及分類(lèi)管理原則，針對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問(wèn)題通過(guò)建立信息化操作平臺(tái)、加強(qiáng)部門(mén)人員培訓(xùn)等措施來(lái)改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。

1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎擲嗉暗蛋副嘀圃則

1.1 供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)

1.1.1 成套性

對(duì)于供熱管網(wǎng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)（核準(zhǔn)、可研、評(píng)估）、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目施工到項(xiàng)目竣工，形成的檔案相互聯(lián)系、不可根據(jù)供熱區(qū)域的延伸和熱負(fù)荷的需要，可能還會(huì)有新建鍋爐工程，還會(huì)涉及設(shè)備維修、改造等，生成相應(yīng)的檔案。因此，供熱管兩項(xiàng)目從建設(shè)到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所形成的檔案有較強(qiáng)的獨(dú)立性、成套性特點(diǎn)。

1.1.2 復(fù)雜性和多樣性

對(duì)于熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目，為了最大限度發(fā)揮供熱潛力，使供熱管網(wǎng)在安全、穩(wěn)定的狀態(tài)下充分滿(mǎn)足采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，同時(shí)有效平衡熱網(wǎng)投資。需要建設(shè)與供熱管網(wǎng)配套的調(diào)峰熱源廠，在電廠突發(fā)故障后，以確保供熱管網(wǎng)持續(xù)供熱維持熱力系統(tǒng)正常運(yùn)行。調(diào)峰熱源廠主要選用燃煤高溫?zé)崴仩t為階段性調(diào)峰鍋爐，經(jīng)換熱站進(jìn)行熱力交換后為終端用戶(hù)送出采暖低溫水。熱力管網(wǎng)工程主要包括一次管網(wǎng)和二次管網(wǎng)。一次管網(wǎng)指的是蒸汽網(wǎng)、高溫水網(wǎng)，二次管網(wǎng)主要指的是居民小區(qū)的供暖網(wǎng)，兩套管網(wǎng)系統(tǒng)通過(guò)設(shè)在廠外的熱力站實(shí)現(xiàn)連接，采暖熱水網(wǎng)由熱網(wǎng)站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級(jí)熱水網(wǎng)直接連接終端用戶(hù)。熱水網(wǎng)和蒸汽網(wǎng)均以預(yù)制保溫管直埋敷設(shè)到位，過(guò)路段采用鋼套鋼管直埋敷設(shè)，架空管道采用無(wú)推力旋轉(zhuǎn)補(bǔ)償器對(duì)管道熱膨脹進(jìn)行補(bǔ)償，直埋管道采用外壓式波紋補(bǔ)償器。

因此，對(duì)于像熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目一類(lèi)的專(zhuān)業(yè)多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項(xiàng)目，就需要加強(qiáng)熱網(wǎng)技術(shù)的研究，相應(yīng)的檔案系統(tǒng)也應(yīng)該建立起來(lái)。檔案管理人員應(yīng)該熟悉供熱項(xiàng)目檔案資料的特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。

1.2 供熱項(xiàng)目檔案編制原則

1.2.1 熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目

熱電聯(lián)產(chǎn)項(xiàng)目即以發(fā)電為主、供熱為輔的供熱項(xiàng)目。借助兩臺(tái)機(jī)組抽汽管道抽汽，再通過(guò)換熱站和配套的熱力管網(wǎng)輸送終端用戶(hù)，相應(yīng)的銷(xiāo)售檔案和技術(shù)資料一律參考DIVT241―2012《火電建設(shè)項(xiàng)自文件收集及植案整理規(guī)范》，按照規(guī)范的目錄號(hào)和分類(lèi)號(hào)進(jìn)行編制。

1.2.2 過(guò)渡熱源項(xiàng)目及配套熱源項(xiàng)目

在供熱項(xiàng)目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿(mǎn)足項(xiàng)目在建期間的用汽需要。為了充分發(fā)揮供熱系統(tǒng)的供熱能力，特別是在系統(tǒng)出現(xiàn)事故的條件下保證持續(xù)供熱，滿(mǎn)足熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)在采暖高峰期的熱負(fù)荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設(shè)調(diào)峰熱源項(xiàng)目。

對(duì)于過(guò)渡熱源和配套的調(diào)峰熱源項(xiàng)目的檔案資料，從項(xiàng)目通過(guò)審批，到設(shè)計(jì)、施工，再到交付后投入運(yùn)營(yíng)，每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料都是相對(duì)獨(dú)立的，但從整體來(lái)看所有的檔案資料基于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程又構(gòu)成了一個(gè)檔案系統(tǒng)。為確保對(duì)過(guò)渡及配套熱源項(xiàng)目檔案資料規(guī)范化，應(yīng)該將該部分的文件、資料從整個(gè)項(xiàng)目中區(qū)分出來(lái)，做成獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行妥善管理。

2 供熱項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位

當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱項(xiàng)目建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

2.2 檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

建立一支專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。但是在現(xiàn)實(shí)條件下，部分供熱企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)注程度高于一切，對(duì)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人T少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來(lái)很多不必要的麻煩。

2.3 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高

有的供熱項(xiàng)目建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長(zhǎng)，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中生成的文件、資料沒(méi)有在第一時(shí)間進(jìn)行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完整移交，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度；部分鍋爐、管網(wǎng)的竣工圖和相關(guān)技術(shù)資料缺失，現(xiàn)有資料修改質(zhì)量達(dá)不到歸檔要求，導(dǎo)致最終形成的竣工圖與現(xiàn)實(shí)狀況存在差距；歸檔中有些數(shù)據(jù)存在明顯的誤差，審核人簽署時(shí)存在部分?jǐn)?shù)據(jù)項(xiàng)漏缺的問(wèn)題，有的工程圖紙違背了編制規(guī)則，部分標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，造成最終收集的竣工圖出現(xiàn)很大的誤差，甚至部分?jǐn)?shù)據(jù)失真。按照相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目竣工后必須進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收并辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)重新組織工作人員話費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過(guò)長(zhǎng)，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。

3 供熱項(xiàng)目檔案管理思路

3.1 基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加快建設(shè)檔案資料信息化管理平臺(tái)

當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)科技在檔案領(lǐng)域的逐漸普及，項(xiàng)目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過(guò)一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)（見(jiàn)圖1），這給檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時(shí)組建檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件同步管理，促進(jìn)信息資源共享，為供熱項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

3.2 建立健全供熱項(xiàng)目檔案管理制度

要保證供熱項(xiàng)目檔案資料完整，就必須建立一套統(tǒng)一的檔案管理模式，結(jié)合國(guó)家政策以及行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定，在供熱項(xiàng)目實(shí)施的現(xiàn)實(shí)條件的基礎(chǔ)上秉承“規(guī)范、合理、實(shí)用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類(lèi)匯總、移交的工作順序重新樹(shù)立檔案工作流程，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的工作要求，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的集中管理。另外，要根據(jù)文件資料的形成過(guò)程組建專(zhuān)業(yè)化的檔案工作組，由負(fù)責(zé)人集中協(xié)調(diào)各個(gè)組員的工作任務(wù)，明確個(gè)成員以及各相關(guān)部門(mén)的職責(zé)和義務(wù)，使檔案管理工作真正成為供熱項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)之一，基于工作目標(biāo)建立業(yè)務(wù)考核體系，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。

3.3 梳理檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

為了實(shí)現(xiàn)供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案的有序管理，提高企業(yè)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，全面推進(jìn)檔案宣傳培訓(xùn)工作，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過(guò)程中形成的資料歸檔并送交專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

3.4 根據(jù)供熱項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及時(shí)搜集并完善相應(yīng)的檔案資料

在供熱項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了在保證相關(guān)文件、資料真實(shí)可靠的前提下將其及時(shí)歸檔保管，檔案管理部門(mén)必須在項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)始前提前介入，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中和實(shí)施后實(shí)時(shí)關(guān)注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。負(fù)責(zé)收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)跟蹤調(diào)研并提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保隨時(shí)掌握第一手資料，特別是要對(duì)關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料加強(qiáng)跟蹤收集工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

4 結(jié)束語(yǔ)

供熱項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的數(shù)據(jù)信息，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項(xiàng)目檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項(xiàng)目項(xiàng)目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結(jié)合供熱工程檔案資料的特點(diǎn)、分類(lèi)管理原則及檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和探討，從明確各參與方責(zé)任、規(guī)范化收集整理和實(shí)行科學(xué)化管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員的指導(dǎo)等方面提出了加強(qiáng)檔案資料的管理措施，從而為整個(gè)項(xiàng)目的管理提供了必要的保障。在實(shí)際管理工作中，不同的供熱項(xiàng)目在檔案資料的搜集和整理方面會(huì)有不同的要求，檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合具體項(xiàng)目的特點(diǎn)及檔案管理要求有針對(duì)性的開(kāi)展檔案工作，使檔案管理真正成為整個(gè)供熱項(xiàng)目的有效保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]王輝.關(guān)于供熱企業(yè)檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014-10-08.

[2]邵丹丹.如何做好企業(yè)工程檔案管理工作[J].黑龍江檔案， 2013（03）.

項(xiàng)目檔案管理范文第5篇

本文主要通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在大型企業(yè)中的一般性和特殊性分析，有針對(duì)性的制定相應(yīng)檔案管理對(duì)策，保障項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：

檔案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP項(xiàng)目檔案管理的一般性分析

一般而言，ERP項(xiàng)目的實(shí)施主要分為初次調(diào)研階段、系統(tǒng)培訓(xùn)、制定藍(lán)圖、確定編碼規(guī)則、主數(shù)據(jù)收集、流程測(cè)試、期初數(shù)據(jù)導(dǎo)入、上線支持八個(gè)階段，一般性的檔案管理，就是將這八個(gè)方面產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。這樣的檔案管理不能深層次的體現(xiàn)ERP項(xiàng)目的檔案精髓。

二、ERP項(xiàng)目檔案管理的特殊性分析

文檔隨著ERP的實(shí)施而逐漸完善，同時(shí)也反映了整個(gè)ERP實(shí)施過(guò)程。文檔管理是項(xiàng)目管理的核心。雖然ERP項(xiàng)目具有大多數(shù)信息化項(xiàng)目檔案管理的一般性，但同時(shí)也具有很多它的特殊性，這也給ERP項(xiàng)目的檔案管理提出更高的要求。這些特殊性主要體現(xiàn)在：(1)需要比一般項(xiàng)目開(kāi)展更多更細(xì)致的前期研究工作和配套準(zhǔn)備工作，這些工作將形成比其它類(lèi)項(xiàng)目更多的檔案資料，并具有較高的檔案價(jià)值。如果忽視對(duì)這部分資料的歸檔，將失去較多的檔案件。(2)ERP項(xiàng)目開(kāi)工前要舉行正式的項(xiàng)目開(kāi)工大會(huì)，要求參加人員的層級(jí)高、規(guī)模大，會(huì)議準(zhǔn)備的文獻(xiàn)要求程度高，這些綱領(lǐng)性文件資料，是很寶貴的檔案源，需要及時(shí)預(yù)歸檔案處理。(3)與其它大部分的信息化項(xiàng)目不同，ERP項(xiàng)目建設(shè)中需要設(shè)計(jì)成套的藍(lán)圖資料，這些都是后期技術(shù)開(kāi)發(fā)、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)應(yīng)用管理的主要依據(jù)，是極為重要的檔案源，必須高度重視其歸檔管理。(4)ERP系統(tǒng)內(nèi)部的整體業(yè)務(wù)架構(gòu)、模塊創(chuàng)建、塊間邏輯關(guān)系、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式等極為復(fù)雜，在業(yè)務(wù)模型向技術(shù)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化、系統(tǒng)成型過(guò)程中的各類(lèi)測(cè)試和改進(jìn)優(yōu)化等，都將產(chǎn)生很多相應(yīng)的特殊資料（如多版本），也是重要的檔案源需要加強(qiáng)管理。(5)ERP系統(tǒng)上線前的數(shù)據(jù)整理和主數(shù)據(jù)界定等都是難度大、涉及部門(mén)和單位多的事項(xiàng)，還涉及采集標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題、數(shù)據(jù)規(guī)劃問(wèn)題、數(shù)據(jù)多元審核問(wèn)題等等，產(chǎn)生的檔案資料完整性、準(zhǔn)確性比其它系統(tǒng)要求高且復(fù)雜，需要高度重視其資料的歸檔管理。(6)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用管理環(huán)境寬廣和層級(jí)多，各項(xiàng)業(yè)務(wù)都的本質(zhì)都是與人、財(cái)、物等企業(yè)核心管理要素打交道，控管要求在所有系統(tǒng)中層級(jí)最高，標(biāo)準(zhǔn)最嚴(yán)格。系統(tǒng)的技術(shù)功能需要與企業(yè)的內(nèi)控體系密切融合，增加了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的難度和增加了許多特殊的檔案資料，需要納入歸檔范圍。(7)ERP系統(tǒng)上線的準(zhǔn)備工作復(fù)雜且工作量巨大，其中人員培訓(xùn)工作，涉及崗位構(gòu)成復(fù)雜、數(shù)量大、培訓(xùn)材料與手冊(cè)構(gòu)成多樣、培訓(xùn)教件多樣、考核標(biāo)準(zhǔn)多樣等特殊性，產(chǎn)生大量相關(guān)資料，有長(zhǎng)期的檔案價(jià)值，需要完整的歸檔處理。(8)ERP系統(tǒng)上線、雙軌向單軌切換的多層級(jí)申請(qǐng)與審批資料的歸檔。(9)ERP系統(tǒng)上線后的雙軌運(yùn)行評(píng)估資料、單軌切換有關(guān)資料歸檔，ERP系統(tǒng)上線后成功運(yùn)行的標(biāo)志物歸檔。(10)ERP系統(tǒng)上線應(yīng)用的運(yùn)行與維護(hù)期產(chǎn)生的相關(guān)資料的歸檔。(11)ERP系統(tǒng)全部安全管理的資料歸檔。(12)其它有特殊性的具有檔案價(jià)值的資料歸檔。

三、ERP項(xiàng)目中解決檔案的一般性與特殊性管理的主要對(duì)策

(1)提前學(xué)習(xí)研究和掌握項(xiàng)目運(yùn)行規(guī)律，結(jié)合項(xiàng)目的一般性和特殊性，制定ERP項(xiàng)目檔案管理細(xì)則并認(rèn)真執(zhí)行。(2)ERP項(xiàng)目中的特殊性所涉及的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性都很突出，檔案源點(diǎn)的廟宇和檔案物的跟蹤管理，需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者在人員匹配、檔案管理指導(dǎo)和監(jiān)督管理方面多下功夫。(3)ERP項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案資料，要隨項(xiàng)目進(jìn)程伴隨性預(yù)歸和相應(yīng)檔案化處理，不能全部留在項(xiàng)目尾期收歸。在正式歸檔前的階段，要確保檔案物的齊全。(4)ERP項(xiàng)目的檔案管理的首要條件，要確保項(xiàng)目檔案管理人員的穩(wěn)定性和專(zhuān)業(yè)化能力培養(yǎng)。項(xiàng)目的檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)為項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)建必要的工作條件。(5)對(duì)于項(xiàng)目檔案管理遇到的新情況新問(wèn)題，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)組織解決。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，ERP項(xiàng)目檔案管理的一般性和特殊性研究應(yīng)該在項(xiàng)目管理實(shí)踐中試用和總結(jié)完善，形成有推廣應(yīng)用價(jià)值的管理體系，提升項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

作者：呂微 單位：吉林油田公司信息中心

參考文獻(xiàn)