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對于醫學院校辦公自動化而言,其目標是提高高校決策效率,即實現數字化辦公,主旨在于調整管理構成、完善相關體制,并在保證工作效率的基礎上,提升協作辦公能力,以達到提升決策效果的目標。在辦公自動化網絡的建設方面,包含軟件和硬件建設,前者是建設的核心目標,對于醫學院校而言,辦公自動化網絡設定主要以TCP/IP作為核心通信協議;后者屬于環境基礎。
1辦公自動化的發展及存在的問題
目前,辦公自動化過程中存在較多問題,這些問題也是醫學院校推廣辦公自動化網絡建設時所需克服的問題,具體分為以下5點:①相關工作人員過于關注硬件設計,忽視了軟件的作用,且雖然在技術創新上十分積極,但管理過程缺乏科學性。②一些醫學院校只注重自動化網絡的設定和系統建設,忽視了相關應用系統,雖然已有的應用系統具備一定的技術水平,但應用效果卻難以顯現。③辦公自動化網絡系統設定目標過高,導致設備成本投入過大,應用建設方面缺少可用資金。此外,工作人員對應用系統的使用和推廣也不足。④溝通環境較差,缺少專業的協調部門。⑤文檔的管理和監控缺少相關的技術指導和標準參考。
2醫學院校辦公自動化網絡的建設對策
2.1強化體制建設
對于醫學院校而言,體制建設是實現辦公自動化網絡建設的有效途徑,特別是在數據庫建設的標準化、規范化方面。因此,相關部門必須做好數據庫的數據記錄和存檔,并保證資源的有效共享,而這些工作都離不開科學的體制管控和約束。根據目前醫學院校的實際情況,應廢除傳統制度,根據國家的政策和需求推行辦公自動化管理制度,這也是自動化網絡建設的基礎所在。
2.2實現高效應用
辦公自動化網絡建設的主旨為無紙辦公,而醫學院校的辦公室也是信息的區域,因此,相關工作人員應有效利用公務、經濟等信息資源。此外,需要強化自動化器械和革新相關技術,發揮辦公自動化系統的多項效用,即處理文件、檢索非結構化數據(圖表、圖像和聲音等);借用計算機完成積存文件的預覽和分析;標注、刪除無需留存的文件,這樣除了能減少傳統操作的步驟外,還省略了一般的分類組卷規程,可有效提升辦公效率。
2.3增強保護措施
檔案是很多醫學院校運用較多的文檔。隨著網絡信息技術的推行,檔案由原本的紙質文件逐漸轉變為電子文件,其中,光盤、優盤、軟盤和移動硬盤都是存放檔案的重要載體。雖然這些載體具有體積小、攜帶輕便和容量大的特點,但對外界環境的敏感性較高,尤其是在溫度較高、濕度較大、磁場較強的環境中,這些設備會遭到嚴重破壞,最終導致其內部儲存的電子檔案損壞或遺失。此外,相關人員還需要在計算機中安裝殺毒軟件,避免蠕蟲、木馬等電腦病毒對檔案造成威脅。
2.4加強管理使用
要想保證辦公室自動化網絡建設有效完成,科學的管理和先進的技術是必不可少的,可從以下4個方面入手開展管理工作:①按照區域、職能劃分網絡,比如單位局域網、地區局域網等;實現小范圍局域網的資源分享,相關人員要定期更新上傳的資源,保證資源的時效性。②配置多媒體技術管控系統,即通過多媒體技術中的文字、照片、圖像、聲音對檔案進行多樣化管理。③設置多媒體檢索。檢索者可按照自身需求選擇檢索方式,從而提高檔案查詢的準確性和全面性。④管理與計算機技術完美結合。指通過信息化建設,使傳統文檔管理從本質上轉變為信息管理,同時,利用計算機技術優化各類文件檔案的整理、編目、檢索等,從而降低各個流程的操作難度和復雜度,保證辦公室自動化網絡建設的有效落實。
3結束語
對于醫學院校而言,處理日常瑣事需要花費大量的人力和物力,且這些工作影響了整體的運作效率。而辦公自動化系統網絡的建設可有效解決這一問題,即通過結合內、外雙重信息,并優化日常事務處理流程,從而提升檢索效率,形成人性化、高效化和科學化的辦公環境,最終實現醫學院校辦公室無紙化、無距離的科學辦公。
作者:肖秋蘭 張齊斌 單位:贛南醫學院