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      促進校園檔案管理工作的研討

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      促進校園檔案管理工作的研討

      學生管理檔案、聲像載體檔案更是關乎學生素質教育和畢業情況、高職學校校園建設等方方面面,這些對個人和學校的發展有著重要的價值,是高職學校持續發展的基礎。學校領導要站在科學發展觀的思想高度,在檔案管理中起帶頭作用,做到以身示范,做到對學校各個方面的檔案材料進行信息化、網絡化,真正把檔案管理工作納入學校工作的重要議事日程、學校總體規劃以及管理制度之中,并且要經常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》,才能有助于形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

      一、培養高素質檔案管理人才隊伍

      學校檔案工作是一項基礎性管理工作,雖是“配角工作”,卻至關重要,檔案管理人員素質高低關乎檔案管理工作的質量。只有進一步提高學校專兼職檔案人員的素質,才能為高職學校做好檔案管理工作提供人才保障。優秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”,但必須具備良好的政治素質、業務素質、知識素質,這三種素質缺一不可。

      1.政治素質,即檔案工作人員要用科學發展觀指導自己的工作,做到愛崗敬業、忠于職守、實事求是。

      2.業務素質,這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員要精通計算機網絡技術、多媒體技術以及具備信息處理和分析能力,才能更好地適應知識化、信息化迅速發展下檔案信息繁多的新形勢。

      3.知識素質。檔案工作實質上是專業性、服務性很強的工作,因此檔案人員還要掌握相應的科學文化知識,以適應檔案工作發展與需要。為了培養高素質檔案管理人才隊伍,一方面,學校必須要強化檔案管理人員的在職教育、繼續教育,制定相應的培訓計劃。另一方面,學校要完善人才選拔、聘用工作,選用那些對檔案專業知識熟悉和專業技能過硬的人員,做到專職專用,使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”,最終促進學校檔案工作不斷向前發展。

      二、構建檔案管理制度和信息系統

      在計算機現代化日益普及的今天,為了科學管理檔案,還需要建立相關制度和信息系統,這是檔案工作逐步實現規范化、科學化、智能化管理的有力措施和保證。

      1.規范檔案管理工作制度,建立健全檔案工作管理體制。例如,有的學校制定了《檔案人員工作職責》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關的各項制度,使學校的檔案工作有章可循。再如,為了促使各科室人員重視檔案工作,有的學校將檔案工作做得優秀與否納入年終評優選先的依據,通過這一制度,有效促使學校各科室人員認真研究、落實檔案工作。

      2.構建檔案管理信息系統,這是快速開發教學檔案信息資源的有效途徑。現如今,學校檔案的載體由紙質檔案為主逐漸轉變為磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面,已經發生了巨大的變化。并且,隨著高職學校的擴招,檔案種類多、時間跨度大、形式多樣,一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰,因此,學校要盡快構建檔案管理信息系統,使檔案管理朝著信息化的方向發展,為檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的技術保證,最終有助于學校檔案管理水平的整體提升。

      三、挖掘學校檔案的服務潛能,保障資源利用

      學校檔案好比一座資源庫,其管理的初衷和歸宿就是更好地為學校服務。目前,許多高職學校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念,缺乏“服務第一”的意識,因此,只有挖掘學校檔案的服務潛能,積極探索檔案資源開發和利用的新思路、新方法,才能保障檔案這種信息產品得到真正發揮作用。為了充分發揮檔案的服務作用,檔案管理人員要對檔案資源進行深層開發,更好地將檔案信息傳遞校領導、各處室及教研室教師等,可通過完善檢索工具、開通校園網站等多個途徑和角度,方便教職工對所需檔案資料的查尋,由此豐富了服務手段,真正體現檔案工作的價值,更好地為教育、教學服務。另外,檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息,并對這些信息進行有針對性的整理,使其形成實用性和權威性較強的教學檔案信息,更好地提供給學校領導和有關部門,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

      綜上所述,檔案管理是學校管理工作和教育事業極其重要的組成部分,起著承前啟后的作用。高職學校可以采取深化檔案管理意識、培養高素質檔案管理人才隊伍、構建檔案管理制度和信息系統以及挖掘學校檔案的服務潛能等具體措施,做好檔案管理這項系統工程。

      作者:李艷單位:百色職業學院

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