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1建筑文件檔案的重要性
建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分,為行政工作的決策提供依據,為企業未來發展的方向,提供所需求的資料,為企業管理者提供正確的數據和案例,由此可見檔案管理已是企業各部門組成的重要一環。它是一項政策性、機密性、專業性強的工作,要充分認識檔案管理的重要性,管好文件檔案,能提高企業的工作質量和效率,維護歷史的真實面貌,用制度規范人、約束人、以制度實施文件檔案管理,認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓,要求檔案管理者要面對壓力挑戰自我,要不斷學習,提高再學習再提高,進一步提高對文件檔案的認識,提高辦公效率,文件檔案工作是企業的窗口,需要掌握新的知識理論技術手段,必須通過組織業務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式,提升自身的專業素質,提升服務水平,我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現新特點,就能夠找出一條適合企業文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業各部門的管理模式,要與時俱進,立足當前服務于未來,使檔案管理在不斷發展中更加完善。
2文件檔案的實踐經驗
企業文件檔案管理工作經過實踐經驗,總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成,由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求,束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史,記錄了本企業的發展歷程,平時工作感覺不重要,但讓你查找時臨渴掘井那可不行,檔案工作不是一下子能做好的,做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代,國家經歷了翻天覆地的變化,我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代,并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神,進一步形成檔案工作氛圍,認真總結檔案工作的好經驗,用新的思路解決新情況新問題,健全制度不斷把關,加強管理意識,要求管理人員要有高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂于奉獻的工作精神,掌握現代化管理技能,利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合,突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
隨著信息技術、網絡技術的發展以及全球性的網絡的日益成熟,在計算機中,各行各業迅速發展,按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業文件檔案系統工作效率高,更多的信息實現了共享,數據準確、規范,使企業工作更加適應時代的需要,市場的需要,在互聯網時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失,為迎接網絡的挑戰,應認真研究、扎實學習每一個程序,使企業歷史記錄在網絡時代得以延續,可以保證查全率和查準率,通過網絡服務這個平臺,全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點,采用計算機和網絡技術建立電子文件歸檔專用系統。高效、快捷的電子檔案信息管理模式,發展文件檔案的技術優勢,為文件檔案提供優質、安全存儲空間,為企業提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產生原始性的原則進行管理,為信息存儲提供查詢功能,以確保文件的檔案完整與安全,防止文件檔案的流失和病毒的破壞,文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時,增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識,共同推進電子文件的網絡化管理,加強電子文件的檔案管理工作,以確保電子文件檔案管理工作順利開展,實現信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力,正確地處理各種信息,努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才,盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任,做出應有的貢獻。
社會在發展,經濟在騰飛,文件檔案步入了新的時代,檔案工作重新走上了依法管理的軌道。現代企業檔案管理制度不同于以往的檔案管理制度,它既是一種管理理念,又是一種運行機制,其目的是多元、靈活、高效的檔案管理體制要維護檔案的完整與安全,科學有序的保管是檔案的前提和保證。檔案管理體制因企業而定,不要千企一面;企業文件檔案是為社會物質財富創造的重要力量,其文件檔案不僅推動了企業文件管理制度的發展,而且符合現代社會的要求,也是現代檔案工作者義不容辭的責任。充分發揮企業的競爭優勢,整體功能,學習信息技術現代化管理相關知識,掌握和提高新型技術工具的能力水平,努力成為出色的管理人員,技術先進人才,以便為企業文件檔案提供方便、快捷、高效的服務,并邁向新的高峰,更好地為本單位的發展服務。
作者:邵瑞卿單位:山西省建筑科學研究院