項目溝通管理

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1、項目溝通方法

1)正式溝通與非正式溝通

(1)正式溝通是通過項目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。

(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。

2)上行溝通、下行溝通和平行溝通

(1)上行溝通。上行溝通是指下級的意見向上級反映，即自下而上的溝通。

(2)下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。

(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。在項目實施過程中，經(jīng)常可以看到各部門之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門之間溝通渠道暢通，是減少部門之間沖突的一項重要措施。

3)單向溝通與雙向溝通

(1)單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準(zhǔn)確性較差，有時還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。

(2)雙向溝通。雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對接受者，信息發(fā)出以后還需及時聽取反饋意見，必要時雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性較高，接受者有反饋意見的機(jī)會，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責(zé)任心，有助于建立雙方的感情。

4)書面溝通和口頭溝通

5)言語溝通和體語溝通

2．提高與改善項目溝通管理的方法

溝通的有效性，主要看發(fā)送者轉(zhuǎn)交接受者態(tài)度的狀態(tài)及其程度。人際溝通是否成功，取決于領(lǐng)導(dǎo)者(發(fā)信者)所要向下級人員提供的信息與下級人員通過理解而獲得的意義是否相一致。為了增加溝通成功的可能性，必須保證領(lǐng)導(dǎo)者(發(fā)信者)提供的信息(下達(dá)的指令)與下級人員(接受者)對信息(指令)理解的最大限度的吻合性。

1)改善有效溝通的方法

(1)重視雙向溝通，雙向溝通伴隨反饋過程，使發(fā)送者可以及時了解到信息在實際中如何被理解，使受訊者能表達(dá)接受時的困難，從而得到幫助和解決。

(2)多種溝通渠道的利用，一個項目組織，往往是綜合運(yùn)用多種方式進(jìn)行溝通，只有這樣，才能提高溝通的整體效應(yīng)。

(3)正確運(yùn)用文字語言。

2)提高有效溝通的方法

(1)溝通前先澄清概念，經(jīng)理人員事先要系統(tǒng)的思考、分析和明確溝通信息，并將接受者及可能受到該項溝通之影響者予以考慮。

(2)只溝通必要的信息。

(3)明確溝通的目的，經(jīng)理人員必須弄清楚，作這個溝通的真正目的是什么?要下級人員理解什么?明確了溝通的目標(biāo)，則溝通內(nèi)容就容易規(guī)劃了。

(4)考慮溝通時的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況等，以便溝通的信息得以配合環(huán)境情況。

(5)計劃溝通內(nèi)容時應(yīng)盡可能取得他人的意見。

(6)要使用精確的表達(dá)，要把經(jīng)理人員的想法用語言和非語言精確地表達(dá)出來，而且要使接收者從溝通的語言或非語言中得出所期望的理解。

(7)要進(jìn)行信息的追蹤和反饋，信息溝通后必須同時設(shè)法取得反饋，以弄清下屬是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相應(yīng)的行動等。

(8)要言行一致的溝通。

(9)溝通時不僅要著眼于現(xiàn)在，還應(yīng)該著眼于未來。

(10)應(yīng)該成為一個“好聽眾”。成為一個“好聽眾”，才能明確對方說寫什么。